Dokumentų tvirtinimo darbo eiga perduoda dokumentą sprendimą priimantiems žmonėms, užfiksuoja jų atsakymus ir nustato tolesnius veiksmus. Taip galima patvirtinti sąskaitą prieš apmokant, sutartį prieš pasirašant, procedūrą prieš paskelbiant ar darbuotojo prašymą prieš suteikiant leidimą.
Folderit kartu saugo valdomą elementą, jo darbo eigos užduotis ir sprendimų istoriją. Dalyviai gali peržiūrėti jiems pateiktą informaciją, patvirtinti arba atmesti, pridėti pastabų ir prašyti paaiškinimų. Šiame vadove paaiškinami galimi metodai ir kaip sukonfigūruoti procesą, kuris tvarko išimtis ir sėkmingus patvirtinimus.
Originalus Folderit pristatymas pateiktas anglų kalba; jame rodoma sąsaja gali skirtis nuo dabartinės. Šiame straipsnyje pateiktos nuorodos į techninius žinių bazės vadovus taip pat yra anglų kalba.
Ką reikia apibrėžti patvirtinimo darbo eigoje
Pirmiausia aiškiai apibrėžkite prašomą sprendimą. „Patvirtinti šią sąskaitą apmokėti“ yra tiksliau nei „Peržiūrėti“. Nurodykite gavėjus, jų dalyvavimo eilę, prieinamą informaciją, užbaigimo taisyklę ir galutinę dokumento vietą.
El. pašto priedai gali palikti sprendimus paskirstyti gijose ir keliose failų kopijose. Valdoma darbo eiga sujungia užklausą ir atsakymą su elementu. Vis dar reikia savininko, kuris tvarkytų trūkstamą informaciją, atmestas užklausas ir nepasiekiamus žmones.
Pasirinkite lygiagrečius, serijinius arba pasirinktinius etapus
Slinkite lentelę į šoną, kad palygintumėte visus tris stulpelius.
| Eilė | Kaip tai veikia | Tinkamas pavyzdys |
|---|---|---|
| Lygiagretus | Dalyviai savo užduotis gauna tuo pačiu metu. | Teisės ir finansų skyriai tikrina įvairius sutarties aspektus. |
| Nuoseklus | Dalyviai veikia sukonfigūruota seka; kitas kvietimas priklauso nuo sėkmingo ankstesnės užduoties atlikimo. | Už biudžetą atsakingas asmuo patvirtina prieš mokėjimą leidžiantį vadovą. |
| Pasirinktinis | Dalyviai yra suskirstyti į etapus, derinant vienalaikį darbą vienoje stadijoje su seka tarp etapų. | Du skyriai iš pradžių peržiūri, tada vadovybė patvirtina. |
Procesas gali apimti tvirtinimą, susipažinimo patvirtinimą, peržiūrą, laukų pildymą ir galimus pasirašymo būdus. Pavyzdžiui, pirmiausia paprašykite trūkstamų formos duomenų, tada vadovo pritarimo ir galiausiai patvirtinimo, kad su užbaigtu įrašu susipažinta. Prieš standartizuodami procesą patikrinkite būdų prieinamumą ir plano apimtį.
Praktiniai dokumentų tvirtinimo pavyzdžiai
Toliau pateikti pavyzdžiai yra hipotetinės konfigūracijos. Jie iliustruoja sprendimus ir pareigas; tai nėra klientų rezultatai ar patikrinto diegimo ataskaitos.
Sąskaitos faktūros: prieš patvirtindami mokėjimą patikrinkite apmokestinimą
Saugokite sąskaitą faktūrą su tiekėju, sąskaitos faktūros numeriu, skyriumi, suma, valiuta ir mokėjimo data. Jei reikia, pridėkite patvirtinamąjį užsakymą arba pristatymo įrodymus kaip susijusius elementus. Telekomunikacijų pavyzdyje departamento atstovai pirmiausia patikrina jiems skirtus mokesčius, tada už biudžetą atsakingas asmuo leidžia atlikti mokėjimą.
Jei atsiranda nepaaiškinamas apmokestinimas, recenzentas gali paprašyti paaiškinimo, palikdamas pradinę užduotį nebaigtą. Sėkmingai patvirtinus sąskaitą faktūrą galima perkelti į patvirtinto mokėjimo aplanką. Patvirtinimo sprendimas nėra banko mokėjimas ar apskaitos registravimas: šiems veiksmams reikalingas atsakingas asmuo arba atskirai sukonfigūruota integracija.
Sąlyginiam nukreipimui konfigūruokite aiškią sumą, valiutą ir kitas lauko sąlygas darbo eigos kūrimo priemonėje. Kiekvienai šakai priskirkite gavėjus. Nemanykite, kad skyriaus laukas automatiškai ieško to skyriaus vadovo arba kad verčių palyginimas patikrina bendrinamą likusį biudžetą.
Sutartys: peržiūrėti, patvirtinti ir tada pasirašyti
Teisės skyrius tikrina įsipareigojimus ir sutarties nutraukimo sąlygas, finansų skyrius – sumas ir mokėjimo sąlygas. Pirmajame etape galima reikalauti abiejų skyrių pritarimo prieš galutinį vadovybės sprendimą. Suteikite dalyviams prieigą prie reikalingų priedų ir metaduomenų.
Patvirtinus dokumentą galima prašyti parašo per Folderit eSign, DocuSign integraciją ar palaikomą regioninį eID būdą. Tai atskiros pasirašymo galimybės su skirtingais reikalavimais. Patikrinkite būdą, išorinių dalyvių veiksmus, planą ir galimus teikėjo mokesčius. Tvirtinimas savaime neprideda elektroninio parašo.
Kūrybinis darbas: patvirtinkite tikrąją leidimo versiją
Siųsti maketą, pristatymą ar leidinį rinkodaros, už produktą atsakingam asmeniui ir teisės skyriui. Paprašykite kiekvieno dalyvio priimti aiškų sprendimą ir pakomentuoti, kai reikia pakeitimų. Susijusi šaltinio medžiaga gali paremti peržiūrą, netapdama kitu nekontroliuojamu el. laiško priedu.
Po peržiūros pateikite naują versiją savo sprendimui. Įkėlus pakaitalą, ankstesnis patvirtinimas neperkeliamas. Sėkmingai užbaigę, perkelkite priimtą leidimą į numatytą leidinio aplanką.
Kontroliuojamos procedūros: patvirtinimas prieš darbuotojų susipažinimą
Atnaujintą saugos procedūrą gali peržiūrėti techninis specialistas ir atsakingas vadovas, o tada ji perkeliama į kontroliuojamų dokumentų aplanką. Atskiras susipažinimo etapas leidžia paprašyti atitinkamų darbuotojų patvirtinti, kad jie procedūrą perskaitė.
Aiškiai nurodykite už paskelbimą atsakingą asmenį, versiją ir įsigaliojimo datą. Susipažinimo patvirtinimas užfiksuoja atsakymą, tačiau savaime neįrodo supratimo, praktinės kompetencijos ar visų taikomų reikalavimų atitikties.
Inžineriniai pokyčiai: atskiri techniniai ir finansiniai sprendimai
Susiekite pakeitimo prašymą su brėžiniais, išlaidų sąmatomis ir pagrindžiančiu susirašinėjimu. Inžinerijos ir kokybės skyriai gali vertinti lygiagrečiai, o po jų – finansų skyrius ir projekto vadovas. Nuspręskite, ar būtinas kiekvieno techninio vertintojo pritarimas, ar pakanka nustatyto komiteto narių skaičiaus.
Darbo eiga turėtų nustatyti patvirtintą brėžinio peržiūrą ir galutinę paskirtį. Sėkminga pakeitimo užklausa automatiškai neįrodo, kad kiekvienas susijęs brėžinys buvo peržiūrėtas arba išleistas.
Darbuotojų prašymai: rinkti duomenis prieš patvirtinimą
Darbuotojas gali pateikti struktūrizuotus duomenis ir priedus elektronine forma. Personalo skyrius ar tiesioginis vadovas užpildo priskirtus laukus, o atsakingas vadovas patvirtina užbaigtą prašymą. Naujų darbuotojų priėmimo procese galima numatyti pasirašymą ir patvirtinimą, kad susipažinta su vidaus taisyklėmis.
Pasirinkite konkrečiai formai tinkamą šabloną ir nustatykite kiekvieno gavėjo laukų matomumą bei redagavimą. Laukų pildymo darbo eigoje matyti lauką ir jį keisti yra skirtingos teisės. Elektroninės formos ir vaizdinis automatizavimo kūrimas pagal dabartinį viešą palyginimą priklauso Tailor planui.
Pradėkite vieną kartą, naudokite šabloną iš naujo arba automatizuokite pasikartojantį procesą
Vienkartiniam prašymui atverkite elemento kortelę ir darbo eigos meniu pasirinkite tvirtinimą. Nustatykite eilę, gavėjus, instrukcijas, metaduomenų bei susijusių elementų matomumą ir galimą perkėlimą sėkmingai užbaigus. Tvirtinimo darbo eigos vadove aprašyti dabartiniai nustatymai.
Jei norite dirbti pakartotinai, pasirinkite metodą, atitinkantį trigerį:
- Aplanko lygio automatizavimas: pradėkite patvirtinimą, kai failas įtraukiamas į sukonfigūruotą aplanką. Patikrinkite poaplankio nustatymą ir netyčia nesujunkite persidengiančių automatizacijų.
- Darbo eigos šablonas: administratorius paruošia gavėjus, metodus ir etapus pakartotiniam naudojimui. Šablonai gali būti apriboti palaikomais elementų tipais arba įrašais iš konkrečios el. formos.
- Vizualinis automatizavimas: apibrėžkite įvykį, vietą, elemento tipą ir sąlygas, tada sujunkite veiksmus ir rezultatų šakas. Pavadintas pradžios taškas taip pat gali padaryti automatizavimą pasiekiamą rankiniu būdu iš elemento darbo eigos meniu.
Administratoriai tvarko darbo eigos šablonus skiltyje Administratoriaus įrankiai → Darbo eigos → Šablonai. Vidinio automatizavimo pavadinimą ir naudotojui skirtą rankinio veiksmo pavadinimą laikykite suprantamus.
Aiškiai nustatykite priėmimo, atmetimo ir skirtojo laiko taisykles
Etapas gali reikalauti visų gavėjų, nustatyto jų skaičiaus arba procentinės grupės dalies atsakymo. Nustatykite ir atmetimo slenkstį: gautas atsakymas dar nereiškia patvirtinimo.
Pavyzdžiui, komitetas gali reikalauti trijų patvirtinimų arba po pirmojo atmetimo užklausa gali nepavykti. Programoje „Workflow Designer“ prijunkite sėkmės, nesėkmės ir skirtojo laiko išvestis prie numatomų tolesnių veiksmų. Naudokite atskirus užklausos veiksmų veiksmus, kai etapams reikia nepriklausomo rezultatų tvarkymo.
Užduoties atlikimo terminas nurodo, iki kada laukiama atsakymo. Atskiras automatizavimo Timeout nustatymas valdo, kiek laukiama iki perėjimo į laukimo laiko pabaigos šaką. Vien terminas nesukuria automatinio eskalavimo. Išbandykite nustatymą ir patikrinkite, kas nutinka neužbaigtoms užduotims.
Tvarkyti paaiškinimus, nebuvimą ir dokumentų taisymą
Prašydamas paaiškinimo dalyvis gali kreiptis į kitą naudotoją ar grupę su komentaru ir pasirenkamu priedu, dar nepriimdamas galutinio sprendimo. Pradinė užduotis lieka atvira, kol dalyvis į ją atsako. Paskirkite atsakingą asmenį stebėti atvejus, kai prašomos informacijos negaunama.
Patikrinkite galimus delegavimo ir pakaitinius darbo eigos metodo ir paskyros nustatymus. Nedalyvaujantis patvirtinėjas turėtų turėti sutartą pakeitimo procesą; bendras priminimas el. paštu neperskiria jų įgaliojimų.
Folderit saugo failo versijas su bendrais metaduomenimis. Aktyvus tvirtinimas lieka susietas su pradžioje pateikta versija, net jei įkeliama nauja. Prieš paskelbdami patikrinkite konkrečios versijos užduoties būseną ir pradėkite naują tvirtinimą, jei atnaujintam turiniui reikia atskiro sprendimo.
Naudokite pasirinktinius metodų pavadinimus nekeisdami jų reikšmės
Administratorius gali pagrįsti pasirinktinį metodą standartiniu darbo eigos metodu ir pritaikyti jo pavadinimą, veiksmų etiketes, rezultatų etiketes, spalvas ir galimus parametrus. „Teisinis leidimas“ arba „Kokybės patikrinimas“ darbuotojams gali būti aiškesni nei bendra patvirtinimo etiketė.
Pagrindinis metodas vis tiek lemia pagrindinį elgesį. Mygtuko pervadinimas nesukuria naujo pasirašymo mechanizmo ar naujos verslo taisyklės. Peržiūrėkite pasirinktinius darbo eigos metodus ir sukonfigūravę terminus išbandykite visą gavėjo patirtį.
Stebėkite užduotis ir išsaugokite sprendimų įrodymus
Gavėjai gauna darbo eigos pranešimus ir gali rasti užklausas skiltyje Mano užduotys. Prašytojai gali peržiūrėti išsiųstas užduotis ir eigą. Elemento skyriuje Darbo eigos pateikiami metodai, gavėjai, būsena, datos ir veikla; išplečiant įrašą atskleidžiamos instrukcijos, komentarai ir įrašyti atsakymai.
Visų darbo eigų suvestinė apibendrina sprendimus ir veiksmus. Priklausomai nuo elemento bei failo formato galima atsisiųsti vien suvestinę, bendrą failo ir suvestinės PDF arba ZIP archyvą. Audito žurnalas pateikia papildomus veiklos įrodymus. Nustatykite, ką reikia išsaugoti ir kas gali eksportuoti duomenis.
Palaikomiems pasirašytiems failams atsisiunčiant naujausią pasirašytą versiją grąžinamas pasirašytas failas; masinis atsisiuntimas taip pat galimas iš aplankų sąrašo. Patikrinkite, ar atsisiunčiama versija yra patvirtinta ir pasirašyta versija, kurios reikalaujama jūsų procesui.
Apribokite prieigą ir patvirtinkite reikiamą planą
Suteikite dalyviams informaciją, reikalingą jų užduočiai atlikti: peržiūros, atsisiuntimo, redagavimo ir įkėlimo teisės skiriasi. Peržiūrėkite metaduomenis, susijusių elementų ir formos laukų matomumą bei įprastą prieigą prie aplankų. Tailor prideda detalias prieigos teises; saugos valdikliai, pvz., SSO, taip pat priklauso nuo pasirinkto plano ir konfigūracijos.
Folderit savo patikimumo centre aprašo perduodamų ir saugomų duomenų šifravimą, prieigos valdiklius ir paskyros saugos parinktis. Sukonfigūruokite juos pagal savo organizacijos poreikius. Darbo eigos naudojimas arba jos santraukos išsaugojimas pats savaime nepatvirtina verslo proceso arba neužtikrina teisinės atitikties.
Viešame planų palyginime paprastas tvirtinimas ir susipažinimo patvirtinimas šiuo metu priskiriami Medium, o Workflow Designer, elektroninės formos ir neribotas Folderit eSign – Tailor planui. Pasiūlyme patikslinkite reikiamus metodus, pajėgumą, išorinių dalyvių pasirašymą ir integracijas. Plano apimtis ir dokumentacija patikrintos 2026 m. lapkričio 2 d.
Išbandykite procesą prieš pradėdami jį įprastiniu būdu
- Pasirinkite vieną dokumento tipą, už jį atsakingą asmenį ir tikslų reikalingą sprendimą.
- Nustatykite gavėjus, jų eilę, matomą informaciją ir užbaigimo taisykles.
- Apibrėžkite sėkmingo užbaigimo, atmetimo, trūkstamos informacijos ir skirtojo laiko paskirties vietas.
- Naudokite aiškiai pažymėtus pavyzdinius įrašus su numatytais dalyvio vaidmenimis.
- Išbandykite tvirtinimą ir atmetimą kiekviename etape, paaiškinimų prašymus, nebuvimą ir naujos dokumento versijos pateikimą.
- Jei norite nustatyti sąlyginį maršrutą, patikrinkite žemiau, ties ir virš kiekvienos ribos, skirtingas valiutas ir trūkstamas vertes.
- Prieš patvirtindami konfigūraciją, patikrinkite galutinį failą, versiją, užduočių istoriją, leidimus ir paskirties vietą.
- Išsaugokite daugkartinį šabloną arba automatizavimą ir pateikite darbuotojams trumpą naudojimo vadovą.
Pradėkite nuo mažiausio užbaigto proceso, kuris išsprendžia jūsų problemą, tada prireikus pridėkite sąlygas ir metodus. Norėdami suplanuoti konfigūraciją, peržiūrėkite Folderit dokumentų darbo eigos automatizavimą ir anksčiau pateiktus sąrankos vadovus.
