Workflow für die Dokumentengenehmigung in DMS

Die elektronische Genehmigung von Dokumenten über den Workflow für die Dokumentengenehmigung oder den Workflow für die Rechnungsgenehmigung wird in vielen Unternehmen benötigt, in denen beispielsweise eine Rechnung in der Regel nicht bezahlt werden soll, bevor sie genehmigt wurde. Manchmal reicht es aus, wenn eine Person – vielleicht ein Manager – das Dokument genehmigt, aber oft müssen mehrere Personen ihre Zustimmung geben, um weiterzumachen. Es wäre zeitaufwändig und sehr ineffizient (und damit teuer!), alle Personen einzeln um ihre Zustimmung zu bitten. Wie kann man sich auf seine Arbeit konzentrieren, wenn man viel Zeit damit verbringt, die Genehmigung für notwendige Dokumente einzuholen?

Dennoch sind solche Genehmigungen für Arbeitsabläufe in vielen Unternehmen immer noch papierbasiert, so dass im Büro – und nicht selten auch zwischen den Büros – ein echtes physisches Dokument die Runde macht. Sei es für Spesenabrechnungen, Urlaubsanträge von Mitarbeitern oder viele andere Gründe. Es muss einfach einen einfacheren und vernünftigeren Weg geben, dies zu tun, und es gibt ihn! Wir stellen Ihnen den Genehmigungs-Workflow von Folderit Document Management vor:

Sehen Sie, wie Sie Dokumente elektronisch genehmigen (oder elektronisch unterschreiben!) können:

Elektronische Genehmigung von Dokumenten mit Document Approval Workflow und Invoice Approval Workflow

Das Folderit Cloud Document Management System, das zum benutzerfreundlichsten der Welt gewählt wurde, hilft Ihnen, Ihr Büro praktisch papierlos zu machen. Sie können Dateien in verschlüsselter Form speichern/archivieren, sie gemeinsam nutzen, Erinnerungen einstellen und Metadaten hinzufügen. Und natürlich können Sie Dokumente elektronisch genehmigen, indem Sie Genehmigungs-Workflows für Dokumente starten. Wählen Sie einfach ein Dokument aus und legen Sie fest, ob die Personen es einzeln in einer bestimmten Reihenfolge genehmigen müssen (die E-Mail-Einladung zur Genehmigung geht erst an den zweiten in der Reihe, nachdem der erste seine Entscheidung getroffen hat) oder im Parallelmodus, bei dem alle gleichzeitig die Einladung zur Genehmigung erhalten. Sie können ganz einfach nachverfolgen, wer das Dokument genehmigt hat, wer es abgelehnt hat (und seine Kommentare dazu) und wer sich noch nicht geäußert hat.

Workflow zur Genehmigung von Rechnungen und Dokumenten

Die Dokumentenverwaltungssoftware von Folderit ist Cloud-basiert, und da Sie nichts installieren müssen, fallen auch keine IT-Kosten an. Keine Einführungsgebühren oder ähnliches. Für einen geringen Festpreis erhalten Sie bis zu 2 TB Speicherplatz, gemeinsame Nutzung, Erinnerungen, Metadaten, leistungsstarke Such- und Genehmigungs-Workflows, Dateiversionierung, die Möglichkeit, Dokumente in der Vorschau anzusehen, ohne sie vorher online herunterzuladen, ein granulares Benachrichtigungssystem und vieles mehr. Machen Sie Ihr Unternehmen transparenter und effizienter – digitalisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe zur Genehmigung von Dokumenten!

Die Verwaltung von Dokumentengenehmigungen in einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) kann sowohl Zeit als auch Geld sparen. Oder vielleicht ist das wirklich dasselbe, denn im Geschäftsleben ist Zeit oft gleichbedeutend mit Geld. Dieses System wurde entwickelt, um Dokumente, die eine Genehmigung oder auch nur ein einfaches Feedback erfordern, schneller und genauer zu verwalten als bisher.

Die Verwaltung von Dokumentenfreigaben kann sich auf eine Vielzahl von Dingen beziehen. In einem kleinen Büro reicht es vielleicht aus, eine gedruckte Kopie des Dokuments herumzureichen und alle unterschreiben zu lassen. In einem etwas größeren Büro wird das Dokument vielleicht per E-Mail versandt und digital signiert. Beide Methoden haben ihre eigenen Probleme. Wenn Sie in einem großen, geschäftigen Büro eine gedruckte Kopie herumreichen, könnte das bedeuten, dass eine Person nur mit der Bearbeitung der Dokumente beschäftigt ist. Früher, vor der Automatisierung, wurde das so gehandhabt. Zu oft ging das Dokument auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters verloren und der Genehmigungsprozess musste von vorne beginnen. Um dies zu vermeiden, wurde manchmal eine Person damit beauftragt, das Dokument zur Unterschrift an die erforderlichen Personen weiterzuleiten. Diese Person musste dann warten, während der Empfänger das Dokument las, was viele Arbeitsstunden bindet und den Stundenlohn verschlingt.

Die E-Mail macht Schluss damit, dass jemand ein Papierdokument von Büro zu Büro tragen oder darauf vertrauen muss, dass die Mitarbeiter das Dokument ordnungsgemäß weitergeben, aber sie hat auch ihre eigenen Fehler. E-Mails können manchmal verstümmelt, missverstanden oder einfach übersehen werden. Ein Stromausfall in einem entscheidenden Moment und die Informationspakete, aus denen eine Nachricht besteht, können komplett verloren gehen. Selbst mit der Rückmeldung, ob die Mail empfangen und gelesen wurde, kann die Nachverfolgung, wer wichtige E-Mails gelesen und beantwortet hat, zu einem Vollzeitjob werden. Ganz gleich, ob es sich bei Ihrem Büro um ein kleines oder großes Unternehmen, eine Schule oder vielleicht sogar eine Arztpraxis handelt, niemand hat die Zeit, um herauszufinden, wer etwas abgezeichnet hat oder nicht. Folderit bietet eine viel einfachere, effizientere und kostengünstigere Methode für den Umgang mit Dokumenten, die genehmigt werden müssen oder sogar eine Antwort erfordern.

Dokumentenmanagement und Genehmigungssystem

Hier kann ein spezielles Dokumentenmanagement- und Genehmigungssystem von Folderit wirklich glänzen. Das System bietet einer bestimmten Gruppe die Möglichkeit, eine Vielzahl von Dokumenten einzusehen und zu unterzeichnen. Durch die Bereitstellung eines schnellen, sicheren und präzisen Mittels zur Übermittlung der relevanten Informationen sowie eines einfachen, benutzerfreundlichen Nachverfolgungssystems war es noch nie so einfach, den Überblick über ein Dokument zu behalten, das genehmigt oder bearbeitet werden muss. Die Unterzeichnung kann seriell erfolgen (eine Person nach der anderen) oder als parallele Aktion (die Nachricht geht an alle auf einmal). Die Antworten werden durch farbige radiale Schaltflächen neben dem Namen des jeweiligen Empfängers verfolgt. In manchen Fällen kann ein Dokument innerhalb weniger Minuten gelesen, beantwortet und von der Liste der zu erledigenden Aufgaben gestrichen werden, anstatt in Tagen oder Stunden.

Schauen wir uns an, wie das funktionieren könnte:

System zur Rechnungsfreigabe

Anwendungsfall #1:

Die Rechnung für das Telefon ist da. Jeder muss sie prüfen, um festzustellen, ob Ferngespräche oder Sonderanrufe getätigt wurden, und um zu sehen, welche Sondergebühren angehängt sind. Die Rechnung wird in den Computer gescannt und an die Dokumentenmanagement-Cloud gesendet. Anschließend wird sie an eine Liste von Personen weitergeleitet, angefangen mit dem untersten Mitarbeiter, der die Anrufe identifizieren und genehmigen muss. Sie arbeitet sich in der Befehlskette nach oben, bis hin zu der Person, die für die Bezahlung der Rechnungen verantwortlich ist. Erst wenn jeder seinen Teil der Rechnung identifiziert und abgezeichnet hat, kann sie bezahlt werden.

Nehmen wir an, die Rechnung geht zuerst an Suzy, die Empfangsdame. Sie erhält einen Hinweis auf ihrem Schreibtisch, dass sie eine Nachricht hat, die ihre Aufmerksamkeit erfordert. Sie hat ein Auslandsgespräch für den Chef geführt. Sie gleicht es mit ihrem Telefonprotokoll ab (das ebenfalls in der Cloud gespeichert ist), paraphiert diesen und einige andere Anrufe, unterschreibt die Rechnung und schickt sie weiter. Als nächstes geht die Rechnung an Thomas, den Computertechniker. Er hat keine besonderen Anrufe, also unterschreibt er und schickt die Rechnung weiter. Dieser Vorgang wiederholt sich die ganze Kette hinauf bis zum Geschäftsinhaber, der dann die Rechnung überfliegt, sich vergewissert, dass alle Ferngespräche oder Sonderkosten berücksichtigt wurden, sie unterschreibt und sie an die Person weiterleitet, die für die Bezahlung der Rechnungen zuständig ist. Darüber hinaus muss er sich nicht fragen, wer seinen Teil des Prozesses abgeschlossen hat oder nicht, denn der Buchhalter, der den Abzeichnungsprozess ins Leben gerufen hat, kann sehen, wer unterschrieben hat oder nicht. Neben dem Namen jedes Empfängers befindet sich ein Punkt.

Wenn das Dokument an eine Person verschickt wird, wird der Punkt gelb. Wenn es ankommt und gelesen wird, kann es grün (wenn es genehmigt wird) oder rot (wenn es abgelehnt wird) werden. Graue Punkte sind Personen, die das Dokument noch nicht erhalten haben. Anhand dieser farbigen Punkte können Sie schnell erkennen, wer das Dokument erhalten hat und wer nicht. Sollte ein Mitarbeiter, der diese Rechnung abzeichnen muss, abwesend oder nicht an seinem Schreibtisch sein, kann er mit einem kurzen Telefonanruf daran erinnert werden, dass ein Dokument vorliegt, das seine Aufmerksamkeit erfordert. Dies ist viel effizienter als eine einfache E-Mail, die möglicherweise eine separate Checkliste für alle Empfänger erfordert.

Workflow-Prozess für die Genehmigung von Dokumentenmanagement

Anwendungsfall #2:

Der Chef hat beschlossen, zur Feier des Monats, in dem es keine Verletzungen oder Unfälle am Arbeitsplatz gab, ein Mittagessen für alle zu kaufen. Allerdings braucht er etwas Hilfe bei der Bestellung. Er möchte, dass das Essen angenehm ist, auch wenn es sich bei dem Festessen um Pizza handelt – eine einfache Mahlzeit, die leicht zuzubereiten ist und ohne etwas Besonderes gegessen werden kann. Da die Zeit drängt, schickt er gleichzeitig eine Kopie des Menüs an alle. Als sie es sehen, treffen sie eine Auswahl – sie wählen eine von vier Pizzabelag-Kombinationen.

Die Empfänger können den Kommentarbereich des Genehmigungssystems für Dokumente nutzen, um besondere Erwägungen zu vermerken. Zum Beispiel könnte die Person mit der Glutenallergie vermerken, dass diese Leckerei nicht auf ihrer Genehmigungsliste steht, oder jemand könnte eine einfache Käsepizza als eine der Optionen verlangen. Die Sekretärin des Chefs behält die Anzeige im Auge, ruft das Büro von ein oder zwei Mitarbeitern an, die mit ihren Antworten im Verzug sind, und schon bald haben alle abgestimmt.

Die Pizza wird ausgewählt, und wenn sie eintrifft, werden Nachrichten verschickt. Die Leckerei wird im Pausenraum ausgestellt, und die Mitarbeiter können sich daran bedienen, wenn es ihr Zeitplan erlaubt. Guten Appetit!

Kreatives Design Genehmigungssystem

Anwendungsfall #3:

Nachrichten sind nicht die einzige Art von Dokumenten, die signiert werden müssen. Auch Projekte können Signaturen benötigen, wenn Entwürfe oder Projekte enden. Sie benötigen auch Möglichkeiten für die Teammitglieder, Kommentare abzugeben und Änderungen zu akzeptieren oder abzulehnen. Cloud-Programme wie Folderit ermöglichen es Wissenschaftlern, Künstlern, Autoren und sogar Designern von Geschäftsmodellen, über große Entfernungen hinweg zusammenzuarbeiten, ohne lange Reisen auf sich zu nehmen oder sich mit dem langsamen Tempo der physischen Postzustellung auseinanderzusetzen.

Ein Projektteam hat an einem neuen Werbelayout gearbeitet. Sie nähern sich ihrem Abgabetermin. Das wäre einfach, wenn sie sich alle im selben Gebäude oder sogar im selben Land befinden würden, aber das ist nicht der Fall. Sie haben sich einen Projektordner in der Folderit Cloud geteilt und haben hin und her gearbeitet. Sie haben den Entwurf auf drei oder vier Auswahlen reduziert. Mit dem Genehmigungs-Workflow des Dokumentenmanagements können sie schnell entsprechende Änderungen vornehmen, über die Auswahl abstimmen und schließlich einen Entwurf auswählen, mit dem sie alle einverstanden sind.

Es gibt kein Rätselraten darüber, ob ein Teammitglied bei der Entscheidungsfindung mitreden durfte, denn die beleuchteten Schaltflächen neben den Benutzernamen in der Genehmigungssoftware für das Dokumentenmanagement machen es einfach, die Bearbeitung zu verfolgen – selbst bei den Teammitgliedern, die vor lauter Schlafmangel müde geworden sind!

Anwendungsfall #4:

Digitales Genehmigungsverfahren dokumentieren

Nicht jede Verwendung des Folderit DMS-Genehmigungsverfahrens muss eine ernsthafte Anwendung haben. Eine Gruppe von Langzeit-Fantasy-Rollenspielern kämpft wöchentlich gegen imaginäre Feinde in einer von ihnen selbst erdachten Landschaft. Die Gruppe begann, als viele ihrer Mitglieder noch Studienanfänger an einem örtlichen College waren. Aber jetzt, nach vier Jahren des Spielens, müssen sie sich mit der unvermeidlichen Auflösung der Gruppe auseinandersetzen, da die Mitglieder Arbeit suchen und aus der Gegend wegziehen.

Ein spezieller Ordner und ein Genehmigungsverfahren für Antworten können ihr geliebtes Spiel retten. Der Spielleiter kann das Szenario mit dem speziellen E-Mail-System von Folderit verschicken, zusammen mit der brennenden Frage: „Betreten Sie den Kerker oder warten Sie draußen?“ Die Antworten und Kommentare können zurückgeschickt werden, und der Spielleiter kann die nächste Begegnung entsprechend einrichten. Langfristige Freundschaften können so gerettet werden, und vielleicht werden sie durch die gemeinsamen Erfahrungen sogar zu Geschäftspartnern.

Die Pflege sozialer Clubkontakte ist vielleicht nicht die ursprüngliche Absicht von Folderit, aber es ist eine mögliche Verwendung.

Genehmigungsverfahren für das Dokumentenverwaltungssystem

Wie genau funktioniert nun dieses Genehmigungsverfahren für das Dokumentenmanagementsystem?

Es beginnt damit, dass jemand eine Nachricht mit einem Dokument versendet, das genehmigt werden muss. Wie bereits erwähnt, kann das Dokument seriell, d. h. der Reihe nach, oder parallel versendet werden, wobei jeder die Nachricht gleichzeitig erhält.

Der Absender fügt dem Dokument eine Liste von Empfängern hinzu. Ein gelber Punkt neben dem Namen des Empfängers bedeutet, dass das Dokument versendet wurde, ein grauer Punkt bedeutet, dass es nicht versendet wurde. Dies ist besonders wichtig, wenn das Dokument in Serie gesendet wird. Der Punkt ändert seine Farbe erst, wenn der Empfänger, der das Dokument erhalten hat, darauf antwortet und es weiterschickt. Jeder Empfänger erhält über das systemeigene E-Mail-System von Folderit eine E-Mail, in der er darüber informiert wird, dass er ein Dokument erhalten hat, das bearbeitet werden muss. Er kann dann das gesendete Dokument lesen und es entweder annehmen – grüne Schaltfläche, gut zum Mitnehmen, oder ablehnen – rote Schaltfläche. Wenn sie es ablehnen, ist Platz für einen Kommentar, der erklärt, warum sie das Dokument nicht genehmigt haben.

Sobald das Dokument die Runde gemacht hat, geht es zur Bearbeitung an den Ersteller zurück. Nach der Bearbeitung kann das Ergebnis an alle Beteiligten versandt werden, um sie auf dem Laufenden zu halten, oder es können Änderungen vorgenommen und das Dokument für eine neue Reihe von Genehmigungen oder Ablehnungen zurückgeschickt werden.

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems mit Freigabe

Man muss nicht lange nachdenken, um die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems mit Freigabe zu erkennen. Erstens werden Mitarbeiter entlastet, deren Zeit besser für andere Aufgaben genutzt werden kann, als Dokumente zur Genehmigung zu bringen. Zweitens ist es immens schneller als die herkömmliche Zustellung eines Dokuments, selbst wenn es sich um eine serielle Zustellung handelt. Dokumente können in kürzerer Zeit freigegeben, genehmigt und zurückgeschickt werden, als der Weg zum Postamt dauert, und der Genehmigungsprozess kann in Echtzeit verfolgt werden!

Bei komplexen Aufgaben bietet der Kommentarbereich für Ablehnungen eine Aufzeichnung des Dialogs rund um das Dokument. Das macht es einfacher, Informationen zu korrigieren oder zu ändern, die eine Anpassung erfordern. Da der Genehmigungsprozess im Dokumentenmanagement ein Eckpfeiler der Unternehmensführung ist, trägt die Möglichkeit, ihn schnell zu erledigen, dazu bei, dass Ihr Unternehmen im Wettbewerb die Nase vorn hat – genau dort, wo Sie sein wollen.

Dokumentenmanagement mit Freigabe für Ihr Unternehmen

Sie fragen sich vielleicht, wie man ein Dokumentenmanagement mit Genehmigung für Ihr Unternehmen bekommt. Die Antwort ist, dass es nichts Einfacheres gibt. Alles, was Sie tun müssen, ist, sich für den Folderit Gold- oder Platin-Plan anzumelden, oder vielleicht beginnen Sie einfach mit der 14-tägigen Testversion, für die keine Kreditkarte erforderlich ist. Sie erhalten nicht nur bis zu zwei Terabyte Speicherplatz, Metadaten, Erinnerungen, Dokumentenverknüpfung, Dateiversionierung und vieles mehr, sondern auch eine Dokumentenverwaltung mit Genehmigung für Ihr Unternehmen.

Darüber hinaus ist die Folderit Cloud verschlüsselt und verfügt über dreifache Backups auf der Serverseite. Wenn Ihnen das nicht ausreicht oder wenn Ihr Unternehmen eine Richtlinie hat, die dies vorschreibt, können Sie auch jederzeit eine Kopie Ihrer Daten herunterladen, um sie außerhalb des Internets zu speichern. Wir verstehen die Gürtel- und Hosenträger-Theorie der IT-Sicherheit sehr gut.

Wenn Sie Fragen dazu haben, wie etwas funktioniert oder warum etwas nicht funktioniert, geben Ihnen unsere Techniker gerne Antworten auf die vielen Möglichkeiten, wie Folderit DMS für Sie arbeiten kann.