Personalo dokumentų valdymo sistema

Žmonės kuria įmonę, todėl personalo valdymas — vienas svarbiausių jos procesų. Vadovams reikia tinkamų priemonių šiai atsakomybei. Toliau paaiškiname, kaip „Folderit“ gali būti veiksmingas Personalo dokumentų valdymo sistema sprendimas personalo procesams palaikyti.

Internetinė darbuotojų dokumentų saugykla

„Folderit“ debesijos dokumentų sistema leidžia organizuoti darbuotojų dokumentus aplankuose su nustatoma prieiga pagal vaidmenis. Personalo vadovai gali valdyti teises aplanko ir failo lygiu, kad asmens informacija nebūtų viešai prieinama. Darbuotojo aplanke ar skyriaus kategorijoje laikykite kvalifikaciją, vertinimus, karjeros planus, priežiūros įrašus ir kitus reikiamus dokumentus, taikydami tinkamas apsaugos priemones.

Atranka

Atrankoje, ypač techninėms pareigoms, dažnai būna keli pokalbiai bei skambučiai. Išskaidyti dokumentai gali apsunkinti tinkamo kandidato vertinimą. „Folderit“ leidžia kiekvienam kandidatui sukurti aplanką su paraiška ir priedais, suteikti prieigą atitinkamiems vadovams bei naudoti bendrus metaduomenis atrankos būsenoms. Taip galima rasti atmestus, į ilgąjį ar trumpąjį sąrašą įtrauktus kandidatus pagal jūsų procedūras, taikomą teisę ir teisėtus saugojimo terminus.

Supaprastinkite personalo dokumentus

Atmintines ir susitikimų protokolus galima tvarkyti be ilgų laiškų grandinių. Personalo vadovai bendrina turinį tik su reikiamais dalyviais, o jie pasirenka aktualius pranešimus. Tai padeda mažinti painiavą dėl atnaujinimų.

Versijų kontrolė leidžia išsaugoti ankstesnius personalo dokumentų variantus ir aiškiau valdyti pakeitimus. Redagavimo rezervavimas bei tinkama integracija padeda išvengti nesuderinamų lygiagrečių pakeitimų.

Personalo dokumentų tvirtinimas

Atostogų procesui gali reikėti patvirtinimų nuo tiesioginio iki skyriaus vadovo. Kai dalyvių daug, eigą sunku sekti rankomis. „Folderit“ leidžia nustatyti nuoseklų arba lygiagretų tvirtinimą, kad reikiami žmonės pateiktų aiškų sprendimą sistemoje.

Tą patį metodą galima taikyti vidinėms atmintinėms ir pranešimams: tvirtinti užduotis, komentuoti ir peržiūrėti dokumentus viename procese.

Užduočių valdymas

Skirtingi prieigos lygiai ir tvirtinimo eigos padeda paskirstyti dokumentų užduotis bei atsakomybę. Audito istorija leidžia tikrinti registruotą prieigą ir veiksmus, o pasirinkti pranešimai padeda stebėti susijusius pokyčius. Tai dokumentų užduočių aplinka, ne visų personalo funkcijų automatizavimas.

Konfliktų sprendimas

Personalo komandos taip pat tvarko atsakomybės, komunikacijos ir tarpasmeninius konfliktus. Skundus galima išsaugoti atskirame aplanke ir suteikti reikiamiems vadovams tik jų darbui būtiną informaciją. „Folderit“ leidžia pasitelkti audito istoriją, versijas ir pranešimų nustatymus dokumentų procesui vertinti. Jautriems skundams taikykite griežtą prieigą, tinkamą teisinį pagrindą ir saugojimo taisykles; sistema savaime neišsprendžia paties konflikto.

Personalo dokumentų archyvavimas

Archyvavimas/Saugojimas saugioje aplinkoje svarbus kiekvienai organizacijai. „Folderit“ saugomiems duomenims naudoja 256 bitų šifravimą, o perdavimui — SSL/TLS ryšius; tai mažina riziką, bet negarantuoja jos nebuvimo. Personalo vadovai gali nustatyti, kiek laiko laikyti dokumentus, ir derinti tai su teisinėmis bei audito pareigomis.

„Folderit“ suteikia bendrą platformą skirtingų formatų failams saugoti ir pasiekti palaikomais įrenginiais pagal teises. Žmogiško požiūrio personalo darbe ji nepakeičia, tačiau padeda sutvarkyti dokumentus ir su jais susijusius procesus.