Politique de confidentialité du site

1. Quel est l’objet de ce document ?

Folderit (« nous », « notre » ou « nos ») respecte le droit à la vie privée de ses utilisateurs et comprend l’importance de protéger et de traiter les informations vous concernant conformément à la loi et aux bonnes pratiques.

La présente politique de confidentialité vise à vous fournir les informations auxquelles vous avez droit, si vous êtes une personne physique, c’est-à-dire une personne concernée, en vertu des articles 13 et 14 du règlement général sur la protection des données de l’Union européenne, à savoir le règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »).

Nous y expliquons comment Folderit collecte, utilise, conserve et communique vos informations, y compris vos données personnelles. Nous vous informons également de vos droits concernant ces données et leur traitement par Folderit.

Cette politique s’applique aussi aux informations que nous recevons lorsque vous utilisez nos services disponibles sur www.folderit.com (le « Site »), nos produits, services ou applications, ou que vous y accédez (collectivement, les « Services »), ainsi que lorsque vous échangez avec nous d’une autre manière.

Elle contient également des informations sur l’utilisation des cookies (voir la section 9).

2. Identité et coordonnées du responsable du traitement

Si vous disposez d’un compte utilisateur individuel (personnel), le responsable du traitement de vos données personnelles est Folderit OÜ, dont le siège social est situé à Laki 32, Tallinn, Republic of Estonia (numéro d’immatriculation : 12653434 ; e-mail : privacy@folderit.com).

Lorsque Folderit fournit des services à une entreprise qui a créé un compte Folderit pour vous, cette entreprise est considérée comme le responsable du traitement et doit veiller au respect de la législation sur la protection des données. Pour en savoir plus, veuillez vous adresser à l’entreprise concernée.

3. Catégories et sources des données traitées

Pour plus de clarté, nous avons regroupé les données que nous traitons dans les catégories suivantes :

• données de profil (nom complet, langue, fuseau horaire, mot de passe) ;
• coordonnées (numéro de téléphone et adresse e-mail ; cette dernière sert également d’identifiant de connexion) ;
• données d’abonnement (formule, période d’abonnement, etc.) ;
• données de facturation (adresse de facturation, moyen de paiement, factures émises, paiements, impayés et dettes, etc.) ;
• vos comptes (ceux que vous avez créés ou que le titulaire du compte principal a créés pour vous) ;
• données d’utilisation du compte (informations sur les fichiers ou dossiers que vous importez, téléchargez, partagez ou consultez dans le cadre des Services) ;
• données d’utilisation du site (adresse IP, fournisseur d’accès à Internet, heures d’accès aux Services, applications et fonctionnalités utilisées, sites visités, type et langue du navigateur, appareil utilisé pour accéder aux Services) ;
• données relatives aux réclamations et demandes que vous nous adressez.

Nous recevons principalement ces données de votre part lorsque vous créez un compte, passez à une formule payante ou modifiez les informations de votre profil utilisateur.

Nous recueillons automatiquement certaines informations lorsque vous utilisez nos services ou consultez notre site. Nous utilisons différentes technologies de suivi, notamment des cookies, pour collecter des informations et vous distinguer des autres utilisateurs du Site. Pour en savoir plus, consultez la section consacrée aux cookies ci-dessous.

Folderit ne collecte ni ne traite intentionnellement de catégories particulières de données personnelles, telles que des données révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, des données génétiques, des données biométriques utilisées pour identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle.

Si vous nous communiquez vous-même de telles données sensibles, nous ne pouvons nous engager à les traiter différemment de vos autres données personnelles.

4. Bases juridiques et finalités du traitement

Tout traitement de données personnelles doit être licite et reposer sur une base juridique. Nous traitons vos données personnelles sur les bases indiquées ci-dessous. Pour chacune, nous précisons les données concernées et les finalités du traitement.

Traitement fondé sur votre consentement / article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD

Compte tenu des catégories de données concernées et de la nature de nos traitements, votre consentement n’est généralement pas nécessaire : ces traitements reposent sur d’autres bases prévues à l’article 6 du RGPD.

Nous avons besoin de votre consentement pour vous envoyer des e-mails de prospection commerciale. Avec votre accord, nous vous informons périodiquement de nos services et fonctionnalités, de nos actualités, offres et événements, ainsi que d’autres nouvelles nous concernant ou concernant nos partenaires.

Nous pouvons vous adresser, sans votre consentement, des informations sur des services et fonctionnalités similaires à ceux que vous avez déjà commandés, sur le fondement de nos intérêts légitimes.

Vous pouvez retirer votre consentement et vous opposer au traitement de vos données à des fins de prospection à tout moment. La section 10 explique comment exercer ces droits.

Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat / article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD

Il s’agit du principal motif de collecte et de conservation de vos données. Sont concernés votre adresse e-mail, vos données de profil, d’abonnement et de facturation, ainsi que les données relatives à vos comptes et à leur utilisation (voir les catégories de la section 3). Sans ces données, nous
ne pouvons pas vous fournir les Services. Vous devez donc nous les communiquer lorsqu’elles vous sont demandées. À défaut, nous ne pourrons pas vous donner accès au Service souhaité.

Nous utilisons ces données pour vous identifier, autoriser votre accès au Site et aux Services, exécuter nos obligations contractuelles et vous permettre d’utiliser les fonctionnalités du Service. Elles nous permettent aussi de communiquer avec vous au sujet des Services et du Contrat : avis techniques, mises à jour, alertes de sécurité, messages administratifs et d’assistance, confirmations d’achat et factures, réponses à vos commentaires, questions et demandes, et service client.

Traitement nécessaire au respect d’une obligation légale / article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD

Nous devons respecter différentes dispositions légales et réglementaires, notamment en matière de fiscalité, de comptabilité, d’information financière, de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, ainsi que de procédures judiciaires ou administratives. Nous sommes parfois tenus de communiquer des informations aux autorités et agents publics qui en font légalement la demande. Les données à traiter dépendent de l’obligation concernée, par exemple des informations demandées par l’autorité compétente.

Traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes / article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD

Nous utilisons également les données personnelles énumérées à la section 3 aux fins de nos intérêts légitimes lorsque notre évaluation montre que ces intérêts ne sont pas disproportionnés à votre égard et que vos intérêts, libertés et droits fondamentaux ne prévalent pas sur eux.

À la suite de cette évaluation, nous traitons vos données sur le fondement de nos intérêts légitimes pour :

vous envoyer des e-mails sur les échéances importantes de votre abonnement, par exemple la fin de l’essai ou de la période souscrite, lorsque ces rappels ne sont pas expressément prévus au Contrat ;

• vous informer par e-mail de fonctionnalités liées à celles que vous avez commandées et susceptibles de vous être utiles. Certains de ces e-mails peuvent constituer de la prospection commerciale ; ils contiennent donc toujours un lien permettant de vous désabonner et de ne plus recevoir
  de tels e-mails à l’avenir ;
• vous transmettre les notifications et invitations d’autres utilisateurs, par exemple lorsqu’une personne partage un fichier avec vous ou intervient sur un fichier que vous lui avez partagé. Vous pouvez modifier vos préférences de notification dans les paramètres de votre compte ;
• effectuer des analyses et statistiques afin d’améliorer nos processus et nos Services ;
• rechercher et prévenir les transactions frauduleuses, les accès non autorisés aux Services et d’autres activités illégales ;
• examiner et traiter les réclamations d’autres utilisateurs ou de tiers concernant vos activités dans les Services ;
• exécuter les accords conclus avec d’autres utilisateurs, nos prestataires et nos partenaires (voir la section 6 pour plus d’informations sur ces relations) ;
• préparer et présenter des demandes en justice ou assurer notre défense contre de telles demandes.

5. Stockage et transfert des informations, y compris hors de l’EEE

Folderit est établi en République d’Estonie. Pour vous fournir les Services, nous pouvons néanmoins stocker et traiter vos données personnelles et vos contenus dans d’autres lieux de l’Espace économique européen (EEE) ou dans votre pays d’origine.

Lorsque vous utilisez nos services, le contenu de votre compte est stocké dans un centre de données Amazon en Irlande, avec une triple sauvegarde côté serveur.

Le recours à certains prestataires mentionnés à la section 6 peut également nous conduire à transférer vos données personnelles de l’EEE vers des pays tiers. Dans ce cas, nous prenons les mesures de protection appropriées pour que les destinataires situés hors de l’EEE assurent un niveau de protection essentiellement équivalent à celui garanti par le RGPD.

6. Partage et communication des informations

Nous ne partageons ni ne communiquons vos données personnelles à des tiers, sauf lorsque l’une des bases juridiques décrites à la section 4 l’autorise.

Vous gardez par ailleurs la maîtrise des informations que vous choisissez de communiquer ou de partager avec d’autres utilisateurs ou des tiers.

Lorsque vous utilisez nos fonctionnalités de collaboration permettant le partage avec des tiers, nous communiquons aux personnes avec lesquelles vous collaborez les informations concernées : votre nom, votre adresse e-mail, d’autres informations de profil et les contenus que vous choisissez de partager. Ces personnes peuvent modifier et compléter les contenus partagés, mais aussi les diffuser en dehors des Services et autoriser d’autres tiers à les consulter.

Nous pouvons faire appel à des prestataires de services pour réaliser certaines de nos activités ou nous y aider, notamment pour fournir, maintenir, développer, protéger et promouvoir les Services et le Site. Il peut s’agir de prestataires d’hébergement, d’e-mail, de marketing, d’assistance et de communication client, d’analyse des Services ou du Site, de paiement, de recouvrement, d’audit, de conseil juridique ou d’autres conseils. Ces prestations peuvent nécessiter la transmission de certaines de vos données, y compris personnelles. Ces tiers ne reçoivent que les informations dont ils ont besoin, uniquement pour fournir les prestations commandées ou exécuter le contrat conclu.

Nous utilisons également un programme de partenaires revendeurs affiliés pour commercialiser nos Services. Nos partenaires revendeurs s’engagent à accompagner les clients lors de leur inscription à Folderit, à leur fournir une assistance et à les informer sur les Services et les formules. Ils perçoivent une commission pour chaque vente qu’ils ont initiée et qui aboutit. Ils ont donc accès aux données clients nécessaires à leurs obligations et au calcul des commissions, notamment les données de profil, coordonnées, données d’abonnement et de facturation.

Nous pouvons aussi communiquer vos informations à toute société de notre groupe, c’est-à-dire à toute société qui contrôle Folderit, est contrôlée par Folderit ou se trouve sous un contrôle commun avec Folderit.

Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers à des fins de marketing uniquement si cela respecte vos préférences en matière de marketing.

Nous pouvons communiquer vos informations à une application tierce si vous choisissez d’accéder aux Services par son intermédiaire ou de lui donner accès à vos informations et à votre compte. Assurez-vous de faire confiance à cette application et d’accepter sa politique de confidentialité : nous ne sommes pas responsables du traitement de vos données par une application tierce.

7. Sécurité

Nous prenons des mesures et déployons des efforts raisonnables, notamment des connexions chiffrées SSL, pour protéger vos données personnelles. Nous ne pouvons toutefois garantir une protection absolue contre les intrusions, notamment le piratage, pendant leur transmission sur Internet ou leur conservation dans nos systèmes ou sous notre responsabilité. Nous vous recommandons donc de prendre les mesures que vous jugez appropriées et nécessaires pour sécuriser votre Compte, son contenu et les échanges de données, par exemple le chiffrement des données et l’utilisation d’une connexion chiffrée sécurisée avec les Services. Il vous appartient également de garder confidentiels votre mot de passe et vos autres moyens d’identification et de ne les communiquer à personne.

Déconnectez-vous et fermez toujours votre navigateur à la fin de votre session. Nous ne vous demanderons jamais de communiquer votre mot de passe lors d’un appel ou d’un e-mail non sollicité.

Prévenez-nous immédiatement de toute utilisation non autorisée, avérée ou suspectée, de votre mot de passe ou de votre Compte, ou de toute autre atteinte à la sécurité dont vous avez connaissance (privacy@Folderit.com).

8. Durée de conservation de vos données

Nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités de leur collecte, ou plus longtemps si la loi l’exige. Nous devons, par exemple, conserver les factures et autres pièces comptables pendant sept ans, même après la fin du contrat.

Pour les données traitées afin d’exécuter le contrat, nous appliquons une durée de conservation correspondant au délai de prescription prévu par le droit applicable pour présenter des réclamations, soit trois ans après la fin de la relation contractuelle.

Si vous avez consenti à l’utilisation de vos informations à des fins de prospection, par exemple pour recevoir une newsletter ou des offres par e-mail, nous les utilisons à cette fin jusqu’au retrait de votre consentement (voir les sections 4 et 10).

Dans certains cas, notre intérêt légitime peut justifier une conservation plus longue que les durées indiquées ci-dessus. Si vous ne respectez pas vos obligations de paiement, par exemple, nous avons un intérêt légitime à continuer de traiter vos données de profil, d’abonnement et de facturation pour recouvrer les sommes dues.

Ces durées ne s’appliquent pas aux données anonymisées : celles-ci ne constituent plus des données personnelles dès lors qu’elles ne permettent plus de vous identifier, directement ou indirectement.

9. Cookies

Les cookies sont de petits fichiers de données transmis à votre navigateur et enregistrés sur le disque dur de votre ordinateur
lorsque vous consultez un site web.

Nous utilisons des cookies fonctionnels pour permettre au Site de fonctionner comme vous l’attendez. Certains cookies fonctionnels
sont nécessaires pour naviguer sur le Site et utiliser les Services. D’autres
nous aident à reconnaître votre navigateur et à mémoriser vos préférences, notamment votre
langue, votre région ou votre état de connexion.

Nous utilisons des cookies d’analyse pour comprendre votre utilisation du Site. Les outils d’analyse ne
nous fournissent aucune information personnelle révélant votre identité réelle. Ils nous indiquent
notamment comment vous êtes arrivé sur le Site, si vous l’avez déjà visité, combien de temps vous y restez
et quelles pages vous consultez. Ils peuvent aussi nous fournir des informations générales
sur la région du monde où se trouve un utilisateur.

Vous pouvez empêcher l’enregistrement des cookies sur votre appareil en modifiant les paramètres de confidentialité de votre
navigateur.

Le blocage de tous les cookies peut contribuer à protéger votre vie privée, mais il peut aussi
limiter votre utilisation des Services.

10. Vos droits concernant le traitement des données personnelles

Si vous êtes un utilisateur individuel, c’est-à-dire une personne physique, vous bénéficiez des droits garantis par le RGPD en tant que personne concernée.

• Droit d’accès / article 15 du RGPD
  Vous pouvez nous demander de confirmer si nous traitons des données personnelles vous concernant. Dans l’affirmative, vous avez le droit d’y accéder, d’obtenir des informations sur ces données et leur traitement, ainsi qu’une copie gratuite des données traitées. Si vous êtes un utilisateur inscrit à Folderit, vous pouvez consulter vos données personnelles en vous connectant à votre compte et en ouvrant votre profil.

• Droit de rectification / article 16 du RGPD
  Si vos informations personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander leur rectification ou leur complément. Le plus simple est de les corriger ou de les compléter vous-même dans la rubrique Profil de votre compte utilisateur.

• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») / article 17 du RGPD
  Vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles et l’arrêt de leur traitement. Nous y donnerons suite si aucune base juridique ne justifie leur traitement, par exemple si vous avez retiré le consentement sur lequel il reposait et qu’aucun autre fondement ne s’applique.

• Droit à la limitation du traitement / article 18 du RGPD
  Vous pouvez demander la suspension du traitement de vos données personnelles dans les cas suivants : a) vous contestez leur exactitude et nous devons la vérifier ; b) le traitement est illicite, mais vous ne souhaitez pas l’effacement des données ; c) vous avez besoin que nous conservions les données pour constater, exercer ou défendre des droits en justice, alors que nous n’en avons plus besoin ; ou d) vous vous êtes opposé au traitement en vertu de l’article 21, paragraphe 1, du RGPD et nous devons vérifier si nos motifs légitimes prévalent.

• Droit à la portabilité des données / article 20 du RGPD
  L’article 20 permet à la personne concernée de recevoir, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, les données personnelles qu’elle a fournies au responsable du traitement lorsque celui-ci repose sur son consentement ou sur l’exécution d’un contrat. À sa demande, le responsable du traitement peut transmettre directement ces données à un autre responsable lorsque cela est techniquement possible.

• Droit d’opposition / article 21 du RGPD
  Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsqu’il repose sur nos intérêts légitimes. Nous ne pouvons rejeter votre opposition et poursuivre le traitement que si nous démontrons l’existence de motifs légitimes impérieux qui prévalent sur vos intérêts, libertés et droits fondamentaux.
  
  Si nous traitons vos données personnelles à des fins de prospection, vous pouvez vous y opposer à tout moment. Nous cesserons alors de les traiter à cette fin.

• Droit de retirer votre consentement / article 7, paragraphe 3, du RGPD
  Lorsque le traitement de vos données personnelles repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment. Ce retrait ne remet pas en cause la licéité du traitement effectué avant le retrait. Il n’exclut pas non plus notre droit de continuer à traiter vos données pour respecter des obligations légales ou exécuter le contrat conclu avec vous.

• Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle / article 77 du RGPD
  Si vous estimez que notre traitement de vos données personnelles enfreint le RGPD, vous pouvez saisir l’autorité de contrôle du pays de l’EEE où vous résidez ou travaillez, ou du lieu de la violation présumée. Vous pouvez aussi saisir l’Inspection estonienne de la protection des données (coordonnées : www.aki.ee/en).

Cette section ne limite pas les autres droits que le droit applicable peut vous reconnaître en tant que personne concernée.

Vous pouvez exercer certains droits, notamment l’accès et la rectification, depuis votre compte utilisateur. Si cela n’est pas possible ou si le droit concerné ne peut pas s’exercer de cette manière, contactez-nous aux coordonnées de la section 2. Nous prendrons les mesures raisonnablement possibles pour faciliter l’exercice de vos droits.

11. Modifications de la politique de confidentialité

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité. Sa version la plus récente est disponible sur le Site, accompagnée de la date de dernière mise à jour. En cas de modification importante, nous informerons les utilisateurs des changements à venir sur le Site et/ou
par e-mail.

Si vous n’acceptez pas la politique modifiée, vous devez cesser d’utiliser les Services et résilier le Contrat en adressant un e-mail à privacy@folderit.com.