Kas ir dokumentu ārēja kopīgošana?

Dokumentu ārēja kopīgošana ir kontrolēta failu izplatīšana personām ārpus jūsu organizācijas, piemēram, klientiem, auditoriem, darbuzņēmējiem vai piegādātājiem. Atšķirībā no e-pasta pielikumiem pārvaldīta ārēja kopīgošana katram dokumentam piemēro tiesības, beigu datumus un auditācijas pierakstus, saglabājot sensitīvas informācijas izsekojamību pēc tās nodošanas ārpus iekšējām sistēmām.

Katrs uzņēmums kopīgo dokumentus ārēji: piedāvājumus potenciālajiem klientiem, līgumus darījumu partneriem, procedūras auditoriem, rasējumus apakšuzņēmējiem un ierakstus regulatoriem. Jautājums nav, vai ārēja kopīgošana notiek, bet vai tā notiek pārvaldītā kanālā vai ar e-pasta pielikumiem un patērētāju failu saitēm, ko neviens nevar uzraudzīt, ierobežot vai atsaukt.

Tas, vai līgums, procedūra vai finanšu ieraksts pēc organizācijas robežas šķērsošanas paliek pārvaldīts vai kļūst par neizsekotu kopiju, kuru nekad nevar atsaukt, ir pilnībā atkarīgs no izmantotā kanāla.

Dokumentu ārēja kopīgošana salīdzinājumā ar e-pasta pielikumiem

Faila nosūtīšana e-pastā nodod kopijas kontroli saņēmējam. Viņš var to pārsūtīt, rediģēt, glabāt bez termiņa un kopīgot tālāk, bet jums nav ierakstu par šīm darbībām. Ja vēlāk dokumentu pārskatāt, saņēmējs turpina strādāt ar novecojušo versiju. Tā sākas līgumu strīdi par jautājumu “kuru versiju mēs parakstījām?”, un tāpēc auditori atrod darbiniekus un piegādātājus, kuri ievēro aizstātas procedūras.

Pārvaldīta ārēja kopīgošana darbojas citādi. Dokuments paliek vienā kontrolētā vietā, bet ārējā puse saņem piekļuvi ar jūsu noteiktiem nosacījumiem:

Katra no šīm iespējām balstās uz piekļuves uztveri kā kaut ko piešķiramu un atceļamu, nevis uz visiem laikiem nododamu, tāpēc piekļuves tiesības ir jebkuras patiesi iedarbīgas ārējās kopīgošanas politikas centrā. Praktiskā atšķirība parādās pēc mēnešiem. Izmantojot pielikumus, atbilde uz jautājumu “kam ir piekļuve šim līgumam?” prasa meklēšanu iesūtnēs un cerēšanu. Pārvaldītas kopīgošanas gadījumā atbilde ir pārskats.

Kāpēc dokumentu ārēja kopīgošana ir svarīga atbilstībai?

Normatīvie ietvari ārējo izplatīšanu uzskata par kontroles punktu, nevis vēlāk risināmu jautājumu. ISO 9001 7.5.3. punkts prasa organizācijām kontrolēt dokumentētās informācijas izplatīšanu, piekļuvi un izgūšanu, un šis pienākums nebeidzas pie uzņēmuma ugunsmūra. Tāpēc ISO 9001 dokumentu kontrole aptver gan ārējos saņēmējus, gan iekšējos darbiniekus. ISO 27001 prasa informācijas aktīvu piekļuves pārvaldību neatkarīgi no to pārvietošanās. GDPR nosaka jūsu pārskatatbildību par trešajām pusēm izpaustajiem personas datiem, tostarp spēju pierādīt, kas, ar ko un uz kāda pamata kopīgots.

Nekontrolēta ārēja kopīgošana vienlaikus pārkāpj visas šīs prasības. Piegādātājam e-pastā nosūtīta procedūra, kas kopš tā laika pārskatīta divreiz, ir nekontrolēts dokuments apritē — klasisks ISO neatbilstību avots un iemesls, kāpēc versiju kontrolei jāaptver vairāk nekā tikai jūsu lietotāji. Darbinieku datu izklājlapa, kas labumu nodrošinātājam nosūtīta ar personīgu Dropbox saiti, ir gaidāms GDPR incidents, ko GDPR pienākumiem izstrādāta dokumentu pārvaldības sistēma būtu novērsusi. Līgums, kas apspriests septiņpadsmit e-pasta pavedienos bez vienas noteicošās versijas, ir juridisks risks, kas parādās tieši attiecību pasliktināšanās brīdī. Tāpēc līgumu pārvaldību un ārējās kopīgošanas kontroli bieži izvērtē kopā.

Auditācijas aspekts darbojas arī otrā virzienā: ārējiem auditoriem pašiem nepieciešama piekļuve dokumentiem, un tās piešķiršana pārvaldītā, tikai lasāmā, laikā ierobežotā kanālā ir ātrāka un drošāka nekā ZIP failu apkopošana vai kopīgā diska izrādīšana. Auditācijas pieraksti tad nodrošina pierādījumus jūsu vietā, un organizācijas, kas to pārvalda labi, pārvērš sagatavošanos auditam no steigas par tiesību maiņu.

Kā dokumentu ārēja kopīgošana darbojas DMS

Mūsdienīga dokumentu pārvaldības sistēma piemēro ārējiem saņēmējiem tādu pašu pārvaldību kā iekšējiem lietotājiem. Piemēram, Folderit dokumentu kontrolieris kopīgo mapi ar apstiprinātiem rasējumiem apakšuzņēmējam, piešķirot tikai priekšskatīšanas piekļuvi ar beigu datumu, savukārt auditācijas pieraksti reģistrē katru skatījumu un lejupielādi ar laika zīmogu. Kad kontrolieris rasējumu pārskata un atkārtoti apstiprina, apakšuzņēmējs automātiski redz jauno versiju bez atkārtotas sūtīšanas un riska turpināt darbu pēc novecojuša faila.

Tas pats mehānisms apstrādā ienākošos dokumentus. Tikai augšupielādes piekļuve ļauj ārējām pusēm iesniegt failus, piemēram, piegādātāju sertifikātus, parakstītus līgumus vai ievadīšanas darbā dokumentus, tieši strukturētā vietā ar noteiktām tiesībām, nevis izkaisīt tos pa iesūtnēm. Ja iesniegumiem nepieciešama parakstīšana, nevis tikai glabāšana, elektroniskās parakstīšanas darba plūsmas saglabā parakstīto versiju un tās apstiprināšanas ierakstu tajā pašā kontrolētajā vietā, kur oriģināls.

Dokumentu ārēja kopīgošana un dokumenta dzīves cikls

Iekšējā dokumentu kontrole ir samērā vienkārša, jo jūs pārvaldāt vidi. Ārējā kopīgošana šo kontroli pārbauda, jo saņēmējs atrodas ārpus jūsu sistēmām, politikām un apmācības. Pareizi organizēta ārējā izplatīšana ir tikai viens dokumentu dzīves cikla pārvaldības posms, nevis izņēmums. Organizācijām, kas izvērtē DMS, ārējās kopīgošanas scenāriji jāpārbauda jau izvērtēšanas sākumā; tieši šajā spējā patērētāju glabāšanas rīki un kopīgie diski visbiežāk atpaliek.

Kuras komandas visvairāk iegūst no kontrolētas ārējās kopīgošanas?

Juridiskajām komandām nepieciešami pierādījumi, kura līguma versija kuram darījuma partnerim un kad nosūtīta. Dokumentu kontrolieriem jāizplata aktuālās redakcijas desmitiem ārējo pušu bez manuālas sekošanas. IT un drošības vadītājiem jānovērš ēnu IT, kas rodas, darbiniekiem ārējiem pārsūtījumiem izmantojot WeTransfer un personīgus Google Drive kontus. Tas parasti nozīmē nodrošināt detalizētus tiesību līmeņus apstiprinātā kanālā, kas ir ātrāks par apiešanas risinājumu. Personāla komandām jāsavāc darbinieku dokumenti, neatstājot personas datus e-pasta sarakstēs.

Kas notiek, ja ārējā kopīgošana netiek kontrolēta?

Saņēmēji turpina strādāt ar novecojušām versijām, pārsūtītas kopijas izplatās ārpus jūsu kontroles, un nav ierakstu par to, kurš kam piekļuvis. Atbilstības ziņā tas rada nekontrolētus dokumentus apritē — vienu no biežākajiem ISO neatbilstību avotiem un regulāru iemeslu jautājumiem par GDPR pārskatatbildību.

Ar ko ārējā dokumentu kopīgošana atšķiras no iekšējās?

Iekšējā kopīgošana notiek jūsu piekļuves kontroles vidē, kur tiesības, politikas un lietotāju kontus administrējat jūs, parasti izmantojot lomās balstītu piekļuves kontroli. Ārējā kopīgošana paplašina piekļuvi personām, kurām jūsu sistēmā nav konta, tāpēc nepieciešams cits kontroles pasākumu kopums: identitātes pārbaude, laikā ierobežotas saites, tiesību ierobežojumi un darbību reģistrēšana neatkarīgi no tā, vai saņēmējam platformā ir piekļuves dati.