Iga süsteemis asuva dokumendi saab saata teadmiseks teistele kasutajatele. Selle käigus saavad töövoos osalejad emaili kutse (aga näevad kutset ka oma Folderiti konto töölaual) ja saavad sellele klõpsates dokumendiga tutvuda — seda alla laadida või süsteemis eelvaadata — ning kinnitada oma tutvumist dokumendiga klõpsates vastavale nupule. Töövoo saab algatada nii üksikdokumendile kui ka aktiveerida valitud […]
Igal kaustal on süsteemis võimekus omada unikaalset e-maili aadressi. Nii saate dokumendi e-maili teel just sobivasse kausta saata, ükskõik kas saatjaks on inimene, skänner või mõni kolmas tarkvara. Pange tähele, et kausta aadress peab olema e-maili saates To: või Cc: real, aga mitte Bcc: real, mis juhul ei näe süsteem aadressi ning ei saa dokumenti […]
Kui teil on vaja kellelegi meeldetuletust Folderit DHSis asuva dokumendi või välislingi kohta, on see lihtne meie MEELDETULETUSTE funktsiooniga. Saate sama ressursi (fail, link) jaoks seadistada ühe või järjestada mitu meeldetuletust – erinevate kuupäevade, kellaaegade, kasutajate või kasutajagruppide ja teate tekstidega. Meeldetuletuse seadistamiseks toimige järgmiselt: Meeldetuletusfunktsioon saadab nüüd meili aadressile (või kasutajagrupile), mille sisestasite ning […]
Vaikimisi on kõikide süsteemis hoitavate dokumentide säilitusajaks alatine. Kuid saate hõlpsasti lisada kohandatud säilitusperioodi mis tahes kaustas olevate failide või konkreetsete üksikdokumentide jaoks. Saate määrata soovitud kausta(de)s sobiva säilitusperioodi (nt 7 aastat) ja süsteem arvestab iga dokumendi vanust eraldi ning kustutab säilitusaja ületanud dokumendid automaatselt kui nii soovite.Säilitusautomaatika on saadaval Medium ja Tailor pakettides. Kaustas […]
Folderit DHSis saab luua digiallkirjaringe. Allkirjastamiseks saab valida üksikfaili või luua digikonteineri (.asice), see mitmete failidega sisustada ning algatada digiallkirjastamine mitme poole vahel. Ka olemasoleva, osaliselt allkirjastatud või allkirjastamata digikonteineri saab Folderiti laadida ning allkirjastamist seal jätkata. Allkirjastajad saavad e-maili teel kutse osaleda ning võivad digiallkirjastada nii ID-kaardi, Mobiil-ID kui SmartID-ga. Allkirjastamisfunktsioon on saadaval Medium […]
Dokumendiloendur (automaatne numereerimine), mille skeemid saate ise määrata, on Folderit DHSi sisse ehitatud ning võimaldab teil määrata unikaalse numbri igale dokumendile teie valitud parameetrite põhjal. Loenduri seadistamine Loenduri seadistamiseks valige kaust (peakaust või alamkaust), kus soovite loenduri automaatika kohaldada ning klõpsake ülemisel tööriistaribal nuppu LOENDUR. Avaneb aken, kust saate loenduri staatuseks AKTIIVNE valida, misjärel avanevad […]
Kooskõlastusringi, ehk kinnitusringi saab algatada konkreetsele üksikdokumendile või luua automaatika mistahes kaustas, et eelseadistatud kooskõlastusring algaks alati kui keegi mõne faili vastavasse kausta laadib. Automaatse kooskõlastusringi seadistamine Lühijuhend: Valige kaust, mida soovite automatiseerida ja klõpsake sellel. Valige ülemiselt tööriistaribalt TÖÖVOOG. Avaneb aken, kus saate automaatse töövoo seadistada. Valige AKTIIVNE, meetodiks KOOSKÕLASTUS, täitke vajadusel RESOLUTSIOONI väli […]
Folderit DHS võimaldab kasutada erinevate andmetüüpidega metaandmeid, luua kaustades metaväljade malle oma loodud väljadega ning lisada metaandmeid nii failidele, kaustadele kui ka süsteemis hoitavatele välislinkidele. Metaandmeid näeb faili detailvaates, saab välja kuvama seadistada kaustade nimekirjavaates ning kasutada otsinguparameetritena. Märksõnu kaab kasutada ka ressursside välja jagamise alusena — kõik sama märksõnaga failid/kaustad saab välja jagada, jagades […]
