Софтуер за система за управление на документи в облак

Награденият DMS за по-екологично по-сигурно съхранение, управление и одобрение на цифрови документи.

Най-удобната за потребителя система за управление на документи в света

Съхраняването на вашите безхартиени офис документи само на вашия компютър или локален сървър крие рискове от повреда на твърдия диск, пожар, наводнение или кражба с взлом. И какво, ако искате да получите достъп до един от тези важни файлове извън офиса? Запознайте се с Folderit. Най-добрата онлайн система за управление на документи за всяка организация, най-удобният за потребителя DMS в света! Удивително лесен за използване, много сигурен и достъпен EDMS.
Контрол на достъпа и интеграции на Office 365 / DocuSign

Споделяйте документи, папки, раздели или дори целия акаунт с различни разрешения (преглед, преглед, редактор, само качване) с всеки, който желаете. Използвайте Active Directory за управление на потребителите. Създавайте групи от сътрудници, които да споделяте с много хора наведнъж! Работете съвместно в приложения на Office 365 и изпращайте документи към работни потоци за електронно подписване.

Мощно търсене с многоезично OCR

Мощна функция за търсене на живо е вградена в нашия софтуер за управление на документи в облака, така че можете да търсите документи не само по името на файла и метаданните, като ключови думи, но и по съдържанието на файловете благодарение на технологията за оптично разпознаване на символи (OCR). PDF файлове, Docx файлове или дори екранни снимки и сканирания на документи вече могат да се търсят напълно!

Работен процес на одобрение и автоматизирано задържане

Трябва ли фактура, заявление за ваканция или друг документ да бъдат одобрени от един или няколко души преди следващата стъпка? Не е проблем! Поканете хората да одобрят и добавят своите коментари. Във фиксиран ред или всички наведнъж. Никога не е било по-лесно да получавате и проследявате одобрения! Научете повече за работния процес на одобрение!
Можете също да зададете незадължителен период на задържане за всяка от папките и файловете - в дни, седмици, месеци или години!

Номериране на документи, уведомления и одитни пътеки

Използвайте автоматично номериране на документи въз основа на дефинираните от вас схеми. Задайте и получавайте автоматични известия за промени в документи или папки толкова често, колкото решите. Докато пробният одит регистрира сериозни действия на всеки потребител за отчетност.

Персонализирани метаданни и свързване на файлове

Добавете етикети, бележки, дата и краен срок, за да организирате вашите документи. Можете лесно да добавяте свои собствени полета с метаданни от различни типове като списъци, квадратчета за отметка и много други! Можете също така да свързвате файлове, за да създавате връзки между документи в различни структури на папки. Шаблоните за метаданни могат да се дефинират и на ниво папка.

Версии на файлове

Можете да качите нова версия на документ и да запазите съществуващите метаданни и всички по-ранни версии на файла -- които винаги могат лесно да бъдат възстановени само с едно щракване! Функцията за регистрация/освобождаване на документи ви позволява да заключите документ за други, докато го редактирате на вашия компютър. И всяка версия на документ може да бъде независимо одобрена.

Напомняния

Всеки път, когато имате нужда от известие на определена дата и час, просто настройте напомняне! Можете да добавите колкото искате напомняния и да изберете различен имейл адрес за известия за всяко от тях.

Импортиране на документи по имейл

Всяка папка има специален имейл адрес. Просто изпратете/препратете имейл на този адрес и прикаченият файл ще се озове в избраната папка с непокътната информация за подателя, темата и съдържанието. Не може да бъде по-просто и е идеално за съхраняване на документи в движение или за изпращането им във вашия DMS от скенер.

Поддържани дъщерни дружества

Въпреки че можете да създадете неограничена йерархия под основната си роля на акаунт, можете да добавите отделни пространства за вашите клонови компании! Така че можете да имате по един за всяка ваша компания или нейни подразделения. Екипите и данните се съхраняват отделно, освен ако не искате да дадете на някого достъп до няколко от вашите компании.

Удобен за мобилни устройства DMS

Вашите документи в онлайн системата за управление на документи Folderit са достъпни за вас от всеки компютър, Mac, таблет или смартфон с интернет връзка. По целия свят.

Локално архивиране също

Вашите документи се съхраняват в защитен облак и са напълно безопасни, но ако желаете, можете лесно да изтеглите целия акаунт или отделни файлове/папки на вашия твърд диск толкова често, колкото желаете за вашето локално архивиране. Или използвайте нашето приложение за синхронизиране за Windows

Безопасно и сигурно

Всички ваши данни са тройно архивирани и криптирани на ниво банка в облачната система за управление на документи Folderit, където се съхраняват безопасно и се прехвърлят чрез защитен SSL слой. Можете също така да персонализирате правилата за пароли (включително 2FA) за членовете на вашия екип, така че те да могат да избират само много дълги пароли и да трябва да променят паролата си толкова често, колкото желаете.

Опитай безплатно

Доверени и обичани.
В световен мащаб

Управлението на документи без хартия е ясна и лесна част от ежедневния бизнес за много компании и организации по света. За тези, които са избрали Folderit.