Споделяйте документи, папки, раздели или дори целия акаунт с различни разрешения (преглед, преглед, редактор, само качване) с всеки, който желаете. Използвайте Active Directory за управление на потребителите. Създавайте групи от сътрудници, които да споделяте с много хора наведнъж! Работете съвместно в приложения на Office 365 и изпращайте документи към работни потоци за електронно подписване.
Мощна функция за търсене на живо е вградена в нашия софтуер за управление на документи в облака, така че можете да търсите документи не само по името на файла и метаданните, като ключови думи, но и по съдържанието на файловете благодарение на технологията за оптично разпознаване на символи (OCR). PDF файлове, Docx файлове или дори екранни снимки и сканирания на документи вече могат да се търсят напълно!
Трябва ли фактура, заявление за ваканция или друг документ да бъдат одобрени от един или няколко души преди следващата стъпка? Не е проблем! Поканете хората да одобрят и добавят своите коментари. Във фиксиран ред или всички наведнъж. Никога не е било по-лесно да получавате и проследявате одобрения! Научете повече за работния процес на одобрение!
Можете също да зададете незадължителен период на задържане за всяка от папките и файловете - в дни, седмици, месеци или години!
Използвайте автоматично номериране на документи въз основа на дефинираните от вас схеми. Задайте и получавайте автоматични известия за промени в документи или папки толкова често, колкото решите. Докато пробният одит регистрира сериозни действия на всеки потребител за отчетност.
Добавете етикети, бележки, дата и краен срок, за да организирате вашите документи. Можете лесно да добавяте свои собствени полета с метаданни от различни типове като списъци, квадратчета за отметка и много други! Можете също така да свързвате файлове, за да създавате връзки между документи в различни структури на папки. Шаблоните за метаданни могат да се дефинират и на ниво папка.
Можете да качите нова версия на документ и да запазите съществуващите метаданни и всички по-ранни версии на файла -- които винаги могат лесно да бъдат възстановени само с едно щракване! Функцията за регистрация/освобождаване на документи ви позволява да заключите документ за други, докато го редактирате на вашия компютър. И всяка версия на документ може да бъде независимо одобрена.
Всеки път, когато имате нужда от известие на определена дата и час, просто настройте напомняне! Можете да добавите колкото искате напомняния и да изберете различен имейл адрес за известия за всяко от тях.
Всяка папка има специален имейл адрес. Просто изпратете/препратете имейл на този адрес и прикаченият файл ще се озове в избраната папка с непокътната информация за подателя, темата и съдържанието. Не може да бъде по-просто и е идеално за съхраняване на документи в движение или за изпращането им във вашия DMS от скенер.
Въпреки че можете да създадете неограничена йерархия под основната си роля на акаунт, можете да добавите отделни пространства за вашите клонови компании! Така че можете да имате по един за всяка ваша компания или нейни подразделения. Екипите и данните се съхраняват отделно, освен ако не искате да дадете на някого достъп до няколко от вашите компании.
Вашите документи в онлайн системата за управление на документи Folderit са достъпни за вас от всеки компютър, Mac, таблет или смартфон с интернет връзка. По целия свят.
Вашите документи се съхраняват в защитен облак и са напълно безопасни, но ако желаете, можете лесно да изтеглите целия акаунт или отделни файлове/папки на вашия твърд диск толкова често, колкото желаете за вашето локално архивиране. Или използвайте нашето приложение за синхронизиране за Windows
Всички ваши данни са тройно архивирани и криптирани на ниво банка в облачната система за управление на документи Folderit, където се съхраняват безопасно и се прехвърлят чрез защитен SSL слой. Можете също така да персонализирате правилата за пароли (включително 2FA) за членовете на вашия екип, така че те да могат да избират само много дълги пароли и да трябва да променят паролата си толкова често, колкото желаете.