¿Qué es la fecha de entrada en vigor de un documento?
La fecha de entrada en vigor indica desde cuándo debe utilizarse una versión de un documento controlado. Puede ser posterior a su aprobación para permitir comunicación, formación o preparación operativa.
Cómo se distingue de otras fechas
La fecha de creación identifica el inicio del borrador. La aprobación registra una decisión autorizada. La entrada en vigor marca cuándo comienza la aplicación de esa versión. Una fecha de revisión señala cuándo debe volver a examinarse.
Esos eventos pueden coincidir, pero no son equivalentes. El sistema y el procedimiento deben permitir interpretar qué documento era aplicable en un momento concreto.
Ejemplo de una transición
Un responsable aprueba un procedimiento el día 3 y establece su entrada en vigor el día 15. Durante el intervalo, el equipo comunica el cambio y realiza la formación prevista. La versión anterior sigue siendo la referencia hasta la fecha acordada.
Al llegar el día 15, los puntos de uso y los enlaces deben conducir a la versión nueva. La anterior puede conservarse identificada como histórica para consultas autorizadas o evidencias de decisiones anteriores.
Cómo gestionarla
Registre las fechas mediante campos coherentes, relacione la aprobación con la versión y determine quién publica el documento. Configure recordatorios de revisión y confirme que las personas destinatarias reciben la comunicación necesaria.
En Folderit, los metadatos, las versiones, los flujos y los recordatorios ayudan a mantener ese contexto. Añadir un campo de fecha no cambia automáticamente todos los puntos de uso: configure y pruebe la transición que necesita su organización. Consulte la gestión de políticas y el control documental ISO.
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