¿Qué es el control de documentos obsoletos?

Obsoleto no significa eliminado

Un procedimiento antiguo puede necesitarse para comprender una decisión o demostrar qué instrucciones estaban vigentes en una fecha. El objetivo es conservarlo con el contexto adecuado sin presentarlo como una instrucción actual.

Distingua borrador, aprobado, vigente y obsoleto. La aprobación y la entrada en vigor pueden ser fechas distintas. Mantenga una referencia clara entre la versión sustituida y la que la reemplaza.

Cómo se aplica en la práctica

Al publicar una revisión, retire de los puntos de uso las copias que ya no corresponden. Actualice enlaces y permisos, identifique los archivos conservados y comunique el cambio a las personas afectadas. Revise también copias descargadas o impresas.

Por ejemplo, una instrucción de trabajo revisada entra en vigor después de una formación. La versión anterior se conserva como evidencia histórica, mientras la nueva aparece en el lugar que utiliza el equipo para trabajar.

Qué debe configurar y comprobar

Defina responsables, estados, referencias, fechas y acceso al archivo histórico. La conservación determina cuánto tiempo debe guardarse; la retirada del uso determina quién debe consultarlo y para qué. Son decisiones relacionadas que deben documentarse.

En Folderit puede combinar versiones, metadatos, permisos, aprobaciones y conservación. Pruebe cómo una persona encuentra la versión vigente y cómo un responsable autorizado recupera la anterior. Consulte el control documental ISO para organizar el proceso dentro de su sistema de calidad.

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