¿Qué son las carpetas inteligentes?
Las carpetas inteligentes son vistas que agrupan documentos mediante criterios, reglas o metadatos. Un archivo puede aparecer en varias vistas pertinentes sin que cada aparición tenga que ser una copia independiente.
Cómo se forma una vista dinámica
Una regla puede seleccionar facturas de un cliente, documentos de un proyecto o registros con una fecha próxima. Cuando cambia el metadato, el archivo puede entrar o salir de la vista según su diseño.
La vista organiza la consulta; no necesariamente cambia la ubicación física ni la política de conservación del archivo. Compruebe si el producto utiliza búsquedas guardadas, accesos directos, carpetas virtuales o movimientos automáticos, porque son comportamientos distintos.
Un ejemplo práctico
Una factura con cliente «Estudio Norte» y ejercicio 2026 podría aparecer tanto en la vista de ese cliente como en la de facturas de 2026. El equipo consulta un mismo documento desde dos contextos y conserva sus versiones conectadas.
Esto depende de metadatos fiables. Defina campos obligatorios, criterios de clasificación y una forma de corregir valores incorrectos. Una regla bien construida no compensa un dato ausente o mal introducido.
Permisos y comprobaciones
La aparición en una vista no debe conceder por sí sola acceso a contenido restringido. Pruebe los resultados con usuarios de distintas funciones y compruebe qué ocurre al cambiar metadatos, mover un archivo o retirar permisos.
Folderit combina carpetas, búsqueda, filtros y documentos relacionados. Si necesita una vista dinámica concreta que muestre el mismo archivo en varios contextos, valide esa configuración con el equipo; no presuponga una función de carpetas virtuales por la existencia de metadatos.
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