M-Files nedir?

M-Files, yapay zekâ odaklı ve üst veri merkezli belge ve bilgi yönetimi platformudur. İçeriği konuma (nerede saklandığına) değil, bağlama (ne olduğuna) göre düzenler. Üst veri odaklı mimari, yerleşik iş akışı motoru ve gelişmiş yapay zekâyla M-Files kuruluşların bilgi karmaşasını çözmesine, süreç verimliliğini artırmasına, belge güvenliğini ve uyumu otomatikleştirmesine yardımcı olur.

M-Files, her belgenin arkasındaki kim, ne, ne zaman ve neden sorularını anlamaya öncelik veren, bağlam öncelikli belge yönetimini sunar. Tahmini ortadan kaldırarak, iş akışlarını geliştirerek ve daha güvenilir yapay zekâ sağlayarak kuruluşlara fayda verir.

M-Files bulut hizmeti, şirket içi kurulum veya hibrit çözüm olarak sunulan esnek çözümdür. Yapılandırılmış iş verileriyle yapılandırılmamış içerik arasındaki boşluğu kapatmak için tasarlanmıştır.

M-Files nasıl çalışır?

M-Files yaklaşımı belgeleri üst verilerle sınıflandırır ve içeriği bu verilere göre görünümlere ayırır. Kullanıcılar böylece karmaşık klasör ağaçlarında aramak yerine belgeleri içeriklerine göre bulabilir. Bu yaklaşım birden fazla depodaki kurumsal verileri birleştirerek kuruluş genelinde birleşik yönetim ve erişim sağlar.

M-Files ayrıca kullanıcıların verimli gezinmesini ve belge bulmasını kolaylaştıran sezgisel arayüzler sunar.

M-Files’ın temel özellikleri

M-Files özellikleri kuruluşların belgeleri etkili yönetmesine yardımcı olur:

• Üst veri odaklı mimari: M-Files, üst verilere dayalı patentli mimari kullanan üst veri odaklı yazılımdır. Bu tasarım kullanıcıların verileri daha hızlı bulmasına yardımcı olur, dosyaların doğru etiketlenmesini sağlar ve yinelenen sürümleri kaldırarak iş riskini azaltır. 
• M-Files Aino yapay zekâ asistanı: Aino, kullanıcıların belgeleri yönetmesine yardımcı olan üretken yapay zekâ aracıdır. Uzun belgeleri özetleyebilir, içerik çevirebilir ve iş akışlarını otomatikleştirebilir. 
• İş akışı otomasyonu: M-Files otomasyonu, belgenin yaşam döngüsünü takip etmek için üst verilere dayanır. Sistem bu verilerle belgeyi doğru aşamaya (ör. “Taslak”tan “Onaylı”ya) yönlendirir. Her adım tamamlandığında üst verileri otomatik günceller.
• Güvenlik ve uyum: M-Files platformu ayrıntılı denetim izleri tutar. Her kullanıcı işlemini takip ederek hangi bilgiye kimin ne zaman eriştiğini kaydeder. Bu belge takibi uyum raporlaması ve güvenlik kontrolleri için gereklidir. Sistem hassas bilgileri korumak için aktarımda ve depolamada gelişmiş şifreleme de kullanır. İş açısından kritik belgeler belge kasasında güvenle saklanır.

M-Files belge yönetim sistemi yazılımının temel yetenekleri

M-Files’ın bir DMS sistemi olarak temel yetenekleri şunlardır:

• Belge oluşturma ve yönetme: M-Files, kâğıt belgelerin kolay erişim ve yönetim için sistemde dijitalleştirilmesi dâhil belge oluşturmayı, saklamayı ve bulmayı kolaylaştırır. Güçlü erişim izni kontrolleriyle kullanıcıların belgeleri birlikte düzenlemesini sağlar.
• Sürüm kontrolü: M-Files sürüm geçmişini otomatik takip ederek kullanıcıların her zaman en son sürüme erişmesini, önceki taslakların da kaydının tutulmasını sağlar. Belgenin tam geçmişini korur; kullanıcıların önceki sürümlere dönmesine olanak tanır ve uyumu sağlar.
• Kurum dışı iş birliği: M-Files, yinelenen e-posta ekleri oluşturmadan dış iş ortaklarıyla güvenli paylaşım sağlar. Paylaşım sırasında belgeleri korumaya yardımcı olur ve platform içinde elektronik imzalamayı mümkün kılarak uzaktan ve mobil iş akışlarını destekler.
• Kurumsal arama: Kapsamlı sonuçlar için birden fazla belgede aynı anda arama yapabilme dâhil tüm bağlı sistemlerde ilgili belgeleri bulmaya yönelik güçlü arama araçları sunar.
• Yapay zekâ özellikleri ve belge sınıflandırma: M-Files, otomatik belge sınıflandırma, içerik analizi ve üst veri zenginleştirme için yapay zekâ destekli özelliklerden yararlanarak düzeni ve iş akışı verimliliğini artırır.
• Mevzuata uyum: Belgelerin GDPR veya HIPAA gibi yasalara göre yönetilmesini sağlar ve tam bir denetim izi içerir.

Barındırma ve kurulum: çok sunuculu ve hibrit seçenekler

M-Files farklı BT ihtiyaçlarına uygun esnek kurulum seçenekleri sunar. Şirket içi kurulumu tercih eden kuruluşlar için güvenli ve kontrollü ortam sağlar. M-Files Base, temel belge yönetimi özelliklerini sunan ve M-Files platform ailesinin başlangıç noktası olan temel şirket içi sürümdür. İşletmeler, özel gereksinimlerine uymak ve gerektiğinde ölçeklenmek için M-Files Team ve M-Files Business gibi sürümler arasından seçim yapabilir.

Basit lisanslamanın ötesinde M-Files iki temel özellik sunar:

• Çok sunuculu mod: M-Files Çok Sunuculu Mod, birden fazla sunucunun M-Files kasasına aynı anda bağlanmasını sağlar. Yük dengeleyici kullanıcıları bu etkin sunuculara dağıtır. Bir sunucu devre dışı kalırsa kullanıcılar otomatik diğerlerine taşınır; kesinti fark edilmez hâle gelir.
• Hibrit bulut kurulumu: Hibrit bulut içerik hizmetleri platformu olarak kuruluşlar M-Files’ı tek lisans aboneliğiyle şirket içinde, bulutta veya bir hibrit çözüm olarak kullanabilir. Böylece aynı kullanıcı arayüzüyle hassas verileri yerel sunucularda, diğer verileri bulutta tutabilirler.

M-Files’ın SAP ve ERP sistemleriyle entegrasyonu

M-Files, özellikle SAP olmak üzere Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemleriyle güçlü entegrasyon sunar.

• SAP veri eşitleme: Yöneticiler tedarikçi, müşteri ve ürün gibi SAP nesnelerini doğrudan M-Files üst verilerine eşitleyebilir; her belgenin doğru iş kaydıyla otomatik ilişkilendirilmesini sağlar.
• SAP S/4HANA® deneyimi: (M-Extender): M-Files, M-Extender kullanarak doğrudan SAP arayüzüne gömülür; ekipler pencere değiştirmeden belgeleri ve SAP dışı içerikleri (e-postalar veya sözleşmeler gibi) görebilir.
• Diğer entegrasyon yetenekleri: M-Files Extension Kit Cloud Connector; Microsoft Dynamics 365, Salesforce, SharePoint veya NetSuite gibi birçok üçüncü taraf sistemle karmaşık kodlama olmadan entegrasyon sağlar. Bu, şirket içi M-Files kurulumunun Salesforce gibi bulut uygulamalarına; M-Files Cloud’un ise şirket içi ERP’lere bağlanabilmesi demektir.

M-Files entegrasyon ekosistemi

M-Files merkezi, güvenilir depo oluşturmak için mevcut sistemlere, arşivlere ve uygulamalara bağlanır. Bu, doğru bilginin her zaman erişilebilir olmasını sağlayarak üretkenliği artırır.

Yaygın entegrasyonlar şunlardır:

• Microsoft 365: Kullanıcılar M-Files’a Outlook, Word, Excel ve Teams’den doğrudan erişebilir.
• Google Workspace: Google Drive ve Docs’u tercih eden kullanıcılara yönelik entegrasyon.
• Elektronik imza: Onay iş akışlarını yönetmek için DocuSign ve Adobe Acrobat Sign ile sorunsuz bağlantılar.

M-Files, kullanıcıların her gün kullandıkları araçlardan (Microsoft Teams gibi) Belge Yönetim Sistemine erişmesini sağlayarak uygulamalar arasında geçiş ihtiyacını azaltır.

M-Files güvenlik, uyum ve iş akışı otomasyonu özellikleri

M-Files belgeleri sıkı erişim izinleri, şifreleme ve denetim yetenekleriyle korur.

• Dinamik izinler: M-Files dinamik, rol tabanlı erişim izinleri kullanır. Belgeye erişim sabit değildir; dosyanın üst verilerine göre değişir. Bu, hassas malzemelerin elle güncelleme olmadan doğru ekiplerle sınırlanmasını sağlar. Bu, hassas malzemelerin elle güncelleme olmadan doğru ekiplerle sınırlanmasını sağlar.
• Kimlik doğrulama: M-Files, Active Directory ve Azure AD/Entra ID gibi Tek Oturum Açma (SSO) çözümleri dâhil kurumsal kimlik doğrulama sistemleriyle entegre olur. Kuruluşlar böylece güvenli erişimi sağlarken kullanıcıları merkezi yönetebilir.

Sonuç

M-Files, bilgiyi içeriğine göre düzenleyen “Bağlam Öncelikli” belge yönetimi platformudur. Belgeleri, verileri ve süreçleri tek görünümde birleştirerek elle dosya düzenleme ihtiyacını kaldırır ve tutarlı yönetişim sağlar. Üst veri odaklı mimarisi, yapay zekâ araçları ve esnek bulut veya şirket içi seçenekleriyle her büyüklükteki şirket için uygundur.