Soluções para documentos inteligentes

Os documentos produzidos e tratados por pessoas competentes merecem uma solução de gestão à altura. As soluções documentais inteligentes estão disponíveis e podem tornar o trabalho empresarial mais simples e seguro. A Folderit é uma escolha prática que apoia os fluxos documentais de várias formas.

Armazenamento documental inteligente

Depois de criar um documento, é necessário armazená-lo e preservá-lo. Para isso, a Folderit DMS disponibiliza:

Armazenamento seguro com criptografia e cópias de segurança automáticas no servidor
Controle de acesso que permite ativar o acesso individual, por grupo ou por meio de um link público para os documentos escolhidos
Data de expiração opcional nos compartilhamentos, para encerrar automaticamente o acesso a um documento após a data e hora definidas

Aprovação documental inteligente

Se o documento for uma fatura ou outro documento que precisa de aprovação, a Folderit pode ajudar. O seu fluxo de aprovação permite aprovações em paralelo ou em sequência, com uma visão clara de quem aprovou ou rejeitou o documento e dos respectivos comentários.

Pesquisa documental inteligente

Um documento armazenado perde utilidade se você não conseguir encontrá-lo quando precisar. A Folderit apresenta resultados enquanto você digita e permite pesquisar o conteúdo dos documentos por meio da tecnologia OCR, bem como os metadados e outros parâmetros. As ferramentas de pesquisa da Folderit DMS ajudam a localizar os documentos relevantes.

Retenção inteligente de documentos

O ciclo de vida documental, desde a criação até à exclusão, precisa de uma gestão confiável. Se precisar de excluir permanentemente documentos após um prazo definido, pode automatizar essa ação na Folderit. Escolha o número de anos, meses, semanas ou dias, ou uma combinação destes períodos, durante os quais os documentos devem ser conservados antes da exclusão automática. Assim, pode aplicar os prazos de retenção e de exclusão definidos para os documentos.

Além destas soluções documentais, a Folderit disponibiliza:

Registros de auditoria da atividade dos usuários na Folderit
Lembretes automáticos
Pré-visualização de arquivos no sistema
Caixa de entrada de e-mail
Políticas de senhas personalizadas
Controle de versões dos arquivos
Associação de arquivos

Uma solução prática para gerenciar documentos. Para verificar se ela atende às suas necessidades, experimente gratuitamente aqui: https://my.folderit.com/site/signup/