Prostsze zarządzanie umowami

Prosty system zarządzania umowami

Oprogramowanie do zarządzania umowami usprawnia działalność firmy: generowanie, tworzenie, zarządzanie, zatwierdzanie, podpisywanie i realizację umów między pracownikami, pracodawcami, dostawcami i klientami. Folderit pomaga zespołom tworzyć spójne umowy na podstawie szablonów i uporządkowanych danych z wniosków, a następnie zarządzać każdym etapem ich cyklu życia w sprawnym, uporządkowanym i bezpiecznym systemie.
Rozpocznij okres próbny
Zaufanie firm na całym świecie

Funkcje zarządzania umowami

Bezpieczne repozytorium umów — chmura, chmura dedykowana lub instalacja lokalna

Folderit gromadzi cały portfel umów w jednym bezpiecznym systemie — niezależnie od tego, czy wybierzesz chmurę, chmurę dedykowaną jednej organizacji czy wdrożenie lokalne. Zespoły prawne, zakupowe i biznesowe pracują na tych samych danych i procesach, a dział IT może dobrać konfigurację do wymagań dotyczących lokalizacji danych, bezpieczeństwa i integracji.

Zaawansowany OCR zeskanowanych umów

Wielojęzyczny OCR Folderit przekształca zeskanowane umowy, pliki PDF i załączniki graficzne w przeszukiwalną dokumentację. Znajdź odpowiednią umowę według nazwy kontrahenta, treści klauzuli, identyfikatora umowy lub daty odnowienia — nawet gdy informacja znajduje się tylko na zeskanowanej stronie z podpisami lub w aneksie.

Szybkie wyszukiwanie umów i klauzul

Rozbudowane metadane i wyszukiwanie pełnotekstowe pozwalają znajdować umowy w kilka sekund. Filtruj według kontrahenta, wartości, jurysdykcji, statusu, okresu odnowienia lub właściciela. Zapisuj widoki dla typowych zadań, takich jak przegląd dostawców, odnawianie umów z klientami czy due diligence przy fuzjach i przejęciach, aby potrzebny zestaw umów był zawsze łatwy do odnalezienia.

Generowanie i redagowanie umów oraz podpisy elektroniczne

Generuj projekty umów z szablonów i uporządkowanych formularzy zgłoszeniowych, a następnie współpracuj nad poprawkami i śledź każdą wersję w nadzorowanym środowisku. Wbudowane procesy zatwierdzania oraz podpisy Folderit eSign lub integracja z DocuSign pomagają kierować umowy do właściwych osób, ograniczać ryzyko podpisania niewłaściwej wersji i zachować możliwą do zweryfikowania historię — od pierwszego projektu do podpisanego egzemplarza.

Jedno wiarygodne źródło informacji o każdej umowie

Połącz umowę i powiązane materiały w jednym uporządkowanym widoku: umowy ramowe, umowy o poufności (NDA), zakresy prac (SOW), zlecenia zmian, korespondencję i oceny ryzyka. Folderit wiąże te elementy ze sobą, dzięki czemu pełna historia dokumentów i działań jest dostępna w jednym miejscu podczas negocjacji, sporu lub postępowania wyjaśniającego.

Mobilny przegląd i zatwierdzanie umów

Bezpiecznie przeglądaj, komentuj i zatwierdzaj umowy z dowolnego urządzenia. Sprzedawcy, kierownicy i prawnicy mogą prowadzić sprawy dalej w biurze, u klienta i podczas pracy zdalnej. Ogranicza to zatory i skraca obieg umów bez utraty kontroli.

Szczegółowe uprawnienia do umów i dzienniki audytu

Szczegółowe uprawnienia pozwalają ograniczyć przeglądanie, edytowanie i zatwierdzanie poufnych umów do właściwych osób — np. w sprawach zatrudnienia, fuzji i przejęć lub dużych kontraktów z dostawcami. Dzienniki audytu zapisują, kto i kiedy uzyskał dostęp do dokumentu, zmienił go lub zatwierdził, wspierając kontrolę wewnętrzną i audyty.

Automatyzacja przechowywania i nadzór nad odnowieniami

Określ reguły przechowywania według typu umowy, regionu lub jednostki organizacyjnej i skonfiguruj archiwizację oraz przypomnienia zgodnie z własnymi politykami. Folderit pomaga pilnować terminów odnowienia i wypowiedzenia, ograniczać niechciane automatyczne przedłużenia i zachować dokumentację sposobu przechowywania, dostępu oraz wycofywania umów.
Poznaj wszystkie funkcje
Kontakt z zespołem Folderit

Jedno bezpieczne repozytorium

System zarządzania umowami Folderit gromadzi wszystkie umowy w jednym bezpiecznym repozytorium i współpracuje z Microsoft 365 / Office 365. Generuj projekty za pomocą generatora dokumentów Folderit, redaguj je w znanych narzędziach Office i korzystaj z historii wersji, zatwierdzania oraz podpisów Folderit eSign lub DocuSign. Metodę podpisu należy dobrać do wymagań prawnych danej umowy. Platforma wspiera cały cykl życia umowy: przyjęcie wniosku, generowanie, negocjacje, podpisanie, przechowywanie i odnowienie, z konfigurowalnymi procesami, metadanymi i dziennikami audytu. To rozwiązanie dla organizacji, które chcą sprawnie obsługiwać umowy i wspierać zgodność bez ciężkiego, złożonego wdrożenia CLM. Dzięki narzędziu Generator dokumentów Folderit zespoły mogą przekształcać uporządkowane dane z eForm lub wniosku o umowę w spójne projekty PDF i DOCX na podstawie szablonów. Sprawdza się to przy NDA, SOW, umowach o pracę, umowach z dostawcami, umowach usługowych i innych cyklicznych dokumentach wymagających zatwierdzonej treści i identyfikacji wizualnej.

Typowy proces tworzenia umowy w Folderit wygląda następująco:

  1. Wyznaczenie właściciela umowy, np. kierownika projektu lub zespołu, który prowadzi proces
  2. Zebranie wymagań oraz warunków handlowych i prawnych od wszystkich stron
  3. Przeprowadzenie due diligence i dołączenie dokumentacji pomocniczej
  4. Wygenerowanie lub opracowanie projektu z zatwierdzonego szablonu oraz określenie warunków, klauzul i zobowiązań
  5. Skierowanie projektu do przeglądu wewnętrznego i zatwierdzania w procesie
  6. Uwzględnienie uwag i śledzenie zmian z pełną historią wersji
  7. Wysłanie umowy do podpisu elektronicznego przez Folderit eSign lub DocuSign
  8. Archiwizacja podpisanej umowy z metadanymi, uprawnieniami, regułami przechowywania i przypomnieniami o istotnych terminach, np. odnowienia lub wygaśnięcia

Rejestr umów

Praktyczny panel zarządzania umowami

Panel zarządzania umowami Folderit pomaga pilnować harmonogramu każdej umowy. Ustaw terminy dotyczące przeglądów, zatwierdzeń i odnowień oraz wykorzystuj cykliczne przypomnienia do monitorowania kluczowych etapów. Powiadomienia informują o ważnych zdarzeniach: aktualizacji umowy, zakończeniu etapu procesu lub zbliżającym się terminie. Dzięki temu wiesz, na jakim etapie jest każda umowa. Folderit pozwala uzupełnić umowy i projekty metadanymi, takimi jak kontrahent, typ umowy, wartość, właściciel, jurysdykcja i data odnowienia. Możesz dodać własne pola metadanych odpowiadające strukturze organizacji i wymaganiom raportowania. W połączeniu z wyszukiwaniem OCR ułatwia to znajdowanie umów według szczegółów zapisanych nawet w zeskanowanych plikach PDF lub obrazach. Dodatkowym wsparciem są powiązania dokumentów. Możesz połączyć umowę ramową z jej NDA, SOW i fakturami, aby wraz z jedną umową odnaleźć cały kontekst. Przed odnowieniem, renegocjacją lub wypowiedzeniem zespół ma dokumentację pomocniczą w zasięgu jednego kliknięcia.

Co mówią nasi klienci

  • „Od pięciu lat z pełnym zadowoleniem korzystamy z Folderit do przechowywania dokumentów związanych z naszym systemem zarządzania jakością (QMS). Folderit jest niezwykle przyjazny dla użytkownika, bezpieczny i przystępny cenowo. Dzięki niemu mamy dostęp do dokumentów zawsze i wszędzie.”
    Sjoerd K. / Dyrektor generalny
    MedCat / Holandia
  • „Świetna usługa — dotychczas jesteśmy z niej BARDZO zadowoleni. Oczywiście również ze znakomitego podejścia zespołu wsparcia!”
    MIKE L.
    Australia
  • „Folderit DMS całkowicie odmienił pracę naszego zespołu ds. rozliczeń z dostawcami. Zaczęliśmy używać go do porządkowania faktur i rachunków, co znacznie ułatwiło nam pracę. Pola metadanych są niezwykle przydatne: możemy oznaczać wszystko nazwami dostawców, datami i kwotami, a późniejsze odnajdywanie dokumentów jest bardzo proste.”
    Paul K. / Dyrektor operacyjny
    Crabtree’s Carpet & Flooring / USA
  • „Od kilku dni korzystam z planu próbnego i muszę przyznać, że to jedno z najlepszych rozwiązań programowych, jakich kiedykolwiek używałem. Intuicyjne, przemyślane i pełne możliwości. Wszystko jest na swoim miejscu, a nawet rozliczenia i plany są przejrzyste.”
    PHIL B.
    Wielka Brytania
  • „Chcę przekazać, że zawsze oceniam Państwa obsługę klienta bardzo dobrze. Gdy mam pytania, odpowiadacie terminowo, wyjaśniacie moje wątpliwości i zapewniacie bardzo dobrą pomoc.”
    LAURA S.
    Australia
Wszystkie opinie
Zaufanie wiodących firm na całym świecie
Kontakt z zespołem Folderit

Folderit upraszcza tworzenie umów

Zanim umowa zostanie sfinalizowana, przechodzi wiele zmian — od drobnych poprawek po istotne modyfikacje. Folderit pozwala zapisywać kolejne wersje w miarę rozwoju dokumentu. Dokument zachowuje wspólne metadane, które mogą towarzyszyć mu w kolejnych etapach. Gdy warunki umowy często się zmieniają, wcześniejsze wersje pozostają pod ręką w systemie zarządzania umowami.

Generuj umowy z szablonów wielokrotnego użytku

Generator dokumentów Folderit pomaga zespołom tworzyć spójne projekty umów z uporządkowanych danych eForm lub wniosków oraz szablonów dokumentów. Zamiast kopiować dane do starych plików, przygotowujesz zatwierdzony szablon i generujesz z niego NDA, umowy z dostawcami, umowy o pracę, SOW, umowy z klientami i inne cykliczne dokumenty.

Wygenerowane umowy można zapisać bezpośrednio w Folderit, pobrać jako PDF lub DOCX albo wysłać e-mailem z systemu. Zapisane pliki pozostają w tym samym nadzorowanym środowisku, z metadanymi, historią wersji, zatwierdzaniem, podpisami elektronicznymi, dziennikiem audytu, regułami przechowywania i bezpieczną archiwizacją długoterminową.

Jedną z największych trudności przy tworzeniu umów jest uzyskanie zgody wszystkich stron na warunki. Każdy uczestnik może zgłaszać poprawki i uwagi, a utrzymanie wspólnego obrazu dokumentu przy wielu zmianach bywa trudne. Folderit pozwala zbierać zatwierdzenia równolegle lub w określonej hierarchii, usprawniając opracowanie i ostateczne zatwierdzenie umowy. Dokument można też zwrócić z uwagami bezpośrednio w Folderit. Możesz skonfigurować automatyczne procesy zatwierdzania i procesy podpisywania Folderit eSign oraz integrację z DocuSign, aby jeszcze bardziej usprawnić zatwierdzanie i podpisywanie. Folderit udostępnia również dziennik audytu rejestrujący, który użytkownik i kiedy uzyskał dostęp do danego pliku. Pomaga on wykazywać zgodność i potwierdzać dostęp do dokumentu; sam zapis dostępu nie dowodzi jednak zrozumienia jego treści.

Podpis elektroniczny w zarządzaniu umowami

Bezpieczny system zarządzania umowami

Osiągnięcie porozumienia między dwiema lub większą liczbą stron wiąże się z ujawnianiem informacji i pewnym ryzykiem. Przy poufnych danych firmy trzeba znaleźć właściwą równowagę między bezpieczeństwem a dostępnością. Dane muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem, a właściwe osoby powinny szybko do nich docierać. Folderit łączy kilka warstw zabezpieczeń. Przechowywane dane są chronione silnym szyfrowaniem 256-bitowym, a transmisja — szyfrowanymi połączeniami SSL/TLS. Ochrona zależy przy tym także od bezpiecznego zarządzania dostępem i konfiguracją, a nie wyłącznie od siły algorytmu. Kontrola dostępu według adresów IP pozwala określić dozwolone sieci i blokować próby logowania spoza nich. Osobisty nośnik danych może ulec uszkodzeniu fizycznemu nawet przy dobrym szyfrowaniu; Folderit stosuje kopie zapasowe w trzech odrębnych lokalizacjach, wspierając odtwarzanie po awarii zgodnie z warunkami usługi. Dokumenty są dostępne z urządzeń mających połączenie z internetem — zarówno z wydajnego komputera, jak i smartfona — przy użyciu odpowiednich danych logowania i uprawnień.

Najczęstsze pytania

System zarządzania umowami usprawnia ich tworzenie, zatwierdzanie, przechowywanie, monitorowanie i odnawianie. Folderit pomaga bezpiecznie zarządzać całym cyklem życia umów w chmurze: wiesz, gdzie są przechowywane, kto ma do nich dostęp i kiedy przypadają ważne terminy lub zatwierdzenia.

Tak. Folderit oferuje konfigurowalne procesy zatwierdzania i automatyczne przypomnienia o terminach, odnowieniach i wygaśnięciu. Pomaga to ograniczać ryzyko przeoczenia umowy i konsekwentnie stosować procedury wewnętrzne.

Folderit łączy silne szyfrowanie, szczegółową kontrolę dostępu, dzienniki audytu i uwierzytelnianie wieloskładnikowe, aby chronić umowy. Możesz określać, kto widzi dane, sprawdzać rejestrowane działania na dokumentach i wspierać realizację wymagań zgodności.

Tak. Folderit zapewnia historię wersji, komentarze, metadane i kontrolowane udostępnianie, aby zespół mógł współpracować bez utraty orientacji w zmianach. Partnerzy zewnętrzni mogą bezpiecznie uzyskiwać dostęp przez linki z ograniczonym czasem ważności lub odpowiednimi uprawnieniami.

Tak. Folderit integruje się z Microsoft Office, DocuSign i narzędziami automatyzacji. Nasze API pozwala też połączyć Folderit z systemami wewnętrznymi i procesami, usprawniając zatwierdzanie oraz przechowywanie umów w całej organizacji.

Tak. Generator dokumentów Folderit może tworzyć projekty umów PDF lub DOCX z szablonów i uporządkowanych danych eForm lub wniosków. Zespoły mogą ujednolicić NDA, SOW, umowy o pracę, umowy z dostawcami i inne powtarzalne dokumenty, a następnie zarządzać wygenerowanym plikiem w Folderit — z metadanymi, procesami, podpisami, dziennikiem audytu, zasadami przechowywania i bezpieczną archiwizacją.

Zacznij bezpłatnie

Wyjątkowo łatwy w obsłudze DMS do bezpiecznego zarządzania dokumentami i umowami, generowania dokumentów, podpisywania elektronicznego i wspierania zgodności.
Zacznij bezpłatnie
Blog

Dowiedz się więcej na naszym blogu

Zobacz wszystkie