Kas ir atkritumu nodošanas dokuments?
Īsā atbilde: Atkritumu nodošanas dokuments (WTN) ir juridisks dokuments, kas Apvienotajā Karalistē reģistrē nebīstamu atkritumu nodošanu no vienas puses otrai. Tas apraksta atkritumus, identificē abas puses un reģistrē nodošanas informāciju. Uzņēmumiem atkritumu nodošanas dokumenti jāglabā vismaz divus gadus.
Atkritumu nodošanas dokuments ir rakstveida ieraksts, kas saskaņā ar pienācīgas rūpības noteikumiem nepieciešams, kad nebīstami atkritumi tiek nodoti starp radītāju, pārvadātāju vai apglabāšanas iekārtu. Tas veido izsekojamu valdījuma ķēdi, lai regulatori varētu pārbaudīt, ka katrs uzņēmums ar atkritumiem rīkojies atbildīgi un nodevis tos tikai pilnvarotām pusēm.
Prasība izriet no 1990. gada Vides aizsardzības likuma 34. panta un 2011. gada Atkritumu noteikumiem Anglijā un Velsā. Pienācīgas rūpības pienākums attiecas uz katru uzņēmumu, kas rada, importē, pārvadā, glabā, apstrādā vai apglabā atkritumus. Atkritumu nodošanas dokuments ir būtisks pierādījums šī pienākuma izpildei. Bīstamajiem atkritumiem piemēro stingrāku paralēlu procesu ar pārvadājuma pavaddokumentiem, kuri uzņēmumiem jāglabā trīs, nevis divus gadus.
Ko ietver atkritumu nodošanas dokuments?
Derīgā atkritumu nodošanas dokumentā jābūt pietiekami daudz informācijas, lai inspektors varētu atjaunot, kas tika nodots, kurš to nodeva un kur tas nonāca.
Obligātie atkritumu nodošanas dokumenta lauki:
- Atkritumu apraksts, tostarp attiecīgais Eiropas atkritumu kataloga, ko sauc arī par Atkritumu sarakstu, sešciparu kods
- Atkritumu daudzums un to iepakojums, piemēram, vaļējā veidā, maisos, konteinerā vai mucās
- Nodošanas datums, laiks un vieta
- Abu pušu nosaukumi, adreses un paraksti— nodevēja un saņēmēja
- SIC kods uzņēmumam, kas nodod atkritumus
- Pilnvarojuma pierādījums, piemēram, pārvadātāja reģistrācijas numurs vai saņēmējas vietas vides atļaujas vai atbrīvojuma informācija
- Deklarācija par atkritumu apsaimniekošanas hierarhiju, kas apliecina, ka nodevējs ir piemērojis atkritumu hierarhiju — rašanās novēršanu, atkārtotu izmantošanu, pārstrādi, reģenerāciju un apglabāšanu —, kā prasīts kopš 2011. gada
Uzņēmumi, kuriem viens pārvadātājs regulāri un atkārtoti savāc vienāda veida atkritumus, var izmantot “sezonas dokumentu”: vienu atkritumu nodošanas dokumentu vairākiem pārvadājumiem līdz 12 mēnešiem. Tas mazina dokumentu apjomu, bet padara precīzu ierakstu uzturēšanu īpaši svarīgu, jo viens zaudēts dokuments var aptvert vesela gada nodošanas.
Kāpēc atkritumu nodošanas dokumenti ir svarīgi atbilstībai?
Divu gadu glabāšanas prasība var radīt atbilstības problēmas, ja uzņēmumi ierakstus nepārvalda pareizi. Vides regulatori, piemēram, Environment Agency, var pieprasīt atkritumu nodošanas dokumentu kopijas, un nespēja tās iesniegt ir atsevišķs pārkāpums neatkarīgi no pamata atkritumu apsaimniekošanas pārkāpuma. Sodi par pienācīgas rūpības pienākuma neizpildi sniedzas no fiksēta 300 GBP soda līdz neierobežotam naudas sodam notiesāšanas gadījumā.
WTN var būt nepieciešami arī ārpus vides pārbaudēm. ISO 14001 auditos var pārbaudīt, vai organizācija spēj pierādīt atkritumu valdījuma ķēdi. Būvniecības un ražošanas klienti var prasīt atkritumu dokumentāciju piegādes ķēdes padziļinātā izpētē. Līguma strīdā vai apdrošināšanas prasībā par nelikumīgi izgāztiem atkritumiem, kas izsekoti līdz uzņēmumam, nodošanas dokuments var pierādīt, ka uzņēmums atkritumus nodevis reģistrētam pārvadātājam.
Praksē atkritumu nodošanas dokumenti bieži uzkrājas vietās, no kurām tos grūti izgūt: vadītāja kabīnē, objekta biroja dokumentu paplātē vai grāmatvedībai pārsūtītā e-pasta pielikumā. Uzņēmums ar iknedēļas savākšanu trijās vietās divu gadu glabāšanas periodā rada vairāk nekā 150 WTN. Auditors pēc tam var pieprasīt vienu dokumentu no konkrēta datuma.
Kā uzņēmumiem glabāt un pārvaldīt atkritumu nodošanas dokumentus?
Papīra WTN joprojām ir juridiski derīgi, un pieņemamas ir arī elektroniskas kopijas. Pēc valsts edoc sistēmas slēgšanas 2020. gadā daudzi atkritumu pārvadātāji izsniedz digitālus dokumentus, tāpēc strukturēta digitāla krātuve ir praktiska glabāšanas pamatizvēle.
Piemērojot pamata dokumentu kontroles praksi atkritumu dokumentācijai, izgūšanas problēmas tiek novērstas pirms to rašanās. Skenējiet vai augšupielādējiet katru dokumentu saņemšanas brīdī, pievienojiet metadatu laukus, piemēram, nodošanas datumu, vietu, pārvadātāju un atkritumu kodu, un glabājiet to mapē ar kontrolētām tiesībām. Ja regulators pieprasa konkrētas savākšanas dokumentu, metadatu meklēšana to atrod bez arhīva kastu manuālas pārmeklēšanas.
Glabāšanai nepieciešami līdzīgi kontroles pasākumi. Tādā dokumentu pārvaldības sistēmā kā Folderit mapes līmenī noteikts glabāšanas noteikums var automātiski piemērot divu gadu minimumu. Atgādinājumi pirms iznīcināšanas datumiem mazina risku dzēst ierakstus pārāk agri vai glabāt bezgalīgi bez iemesla. Auditācijas pieraksti reģistrē, kurš katram dokumentam piekļuvis vai to lejupielādējis, un tas var būt svarīgi, ja atkritumu dokumentācija kļūst par pierādījumu strīdā.
Uzņēmumiem, kas līdzās standarta WTN pārvalda bīstamo atkritumu pavaddokumentus, jānodala abi dokumentu veidi un jāpiemēro atšķirīgi glabāšanas noteikumi. Trīs gadi pavaddokumentiem un divi gadi WTN novērš kļūdu, kad viena vispārēja politika neizpilda stingrāko prasību.
Atkritumu nodošanas dokumenti plašākā atbilstības ierakstu kopumā
Atkritumu nodošanas dokuments reti pastāv viens pats. Tas saistās ar pārvadātāja reģistrācijas apliecībām, vides atļaujām, atkritumu apsaimniekošanas līgumiem un konkrētās vietas procedūrām, kuras auditori var salīdzināt. Uztverot WTN kā vienu dokumentu veidu kontrolētā atbilstības krātuvē, pamatojošie pierādījumi tiek saglabāti kopā ar nodošanas dokumentiem. Konsekventa šo ierakstu saglabāšana, kad atkritumi atstāj vietu, atvieglo to atrašanu vides pārbaudē vai ISO 14001 auditā.