Elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma (EDMS)
Elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma
Papīra pārvaldības laikmets ir palicis pagātnē, un pasaule piedzīvo plašu digitalizāciju. Tomēr tam nevajadzētu ietekmēt to, kā uzņēmums rīkojas ar dokumentiem.
Laba elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma (EDMS) palīdz vienkāršot darbību. Tā ļauj digitāli glabāt, organizēt un arhivēt datus. EDMS ir veidota tā, lai jebkuru dokumentu — digitālu failu, skenējumu, attēlu, PDF un citus — glabātu droši un pieejami. Folderit elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma palīdz sasniegt dokumentācijas mērķus ar stingru drošību un lielisku lietošanas ērtumu, nepadarot darba plūsmu sarežģītāku.
Ērta piekļuve
Folderit ir tīmekļa risinājums, kam var piekļūt no jebkuras ierīces ar internetu. Visa infrastruktūra atrodas īpaši drošā mākonī ar banku līmeņa šifrēšanu. Nav jāuztraucas, ka ierīcē beigsies glabāšanas vieta vai sistēmas resursi. Mājās, darbā vai ceļā — kamēr ir piekļuve internetam, ir piekļuve Folderit. Ja gaidāma bezsaiste, Folderit ļauj izveidot daļas vai visu failu bezsaistes kopiju darbam.
Ērta kopīgošana
Izlemiet, kuram un cik lielu piekļuvi piešķirt, un Folderit parūpēsies par pārējo. Ar lietotāju grupām un publiskām saitēm Folderit ietaupa atsevišķu komandu un tiesību pārvaldīšanas piepūli. Jūs izvēlaties, kurš kam un cik lielā mērā var piekļūt. Varat kopīgot dažus failus vai veselas mapes ar komandām un personām priekšskatīšanas, skatīšanas vai rediģēšanas režīmā. Vai piešķirt publisku piekļuvi ar grūti uzminamu saiti.
Lai izsekotu darbam ar dokumentiem, Folderit uztur auditācijas žurnālus ar pilnīgu pārskatu par katru ikviena veikto darbību sistēmā.
Ērta meklēšana
Nepietiek ar to, ka digitālos dokumentus ir viegli glabāt — tiem jābūt arī viegli atrodamiem. Mūsu meklēšanas algoritmi ne tikai izmanto pielāgotos metadatu tagus un saturu vajadzīgā atrašanai, bet arī optisko rakstzīmju atpazīšanu (OCR) dokumentos bez rediģējama satura, piemēram, skenējumos, attēlos vai PDF failos. Vairs nav jāuztraucas par vecu failu izveidi no jauna.
Ērta hierarhijas pārvaldība
Folderit padara apstiprināšanas ieviešanu un uzturēšanu neticami vienkāršu. Varat aicināt cilvēkus apstiprināt un komentēt jebkuru dokumentu, piemēram, rēķinus, atvaļinājuma pieteikumus vai iekšējus ziņojumus. Tā ļauj arī noteikt glabāšanas termiņu jebkuram failam vai mapei dienās, nedēļās, mēnešos vai gados atbilstoši organizācijas ierakstu glabāšanas politikai.
Ērti paziņojumi
Folderit ļauj iestatīt paziņojumus un atgādinājumus par elektroniskajiem dokumentiem un komandu mijiedarbību ar tiem. Ja vēlaties, Folderit var ziņot, kad kāds piekļūst failiem vai tos jebkādi maina. Jūs izvēlaties atjauninājumu biežumu — darbības brīdī vai noteiktos intervālos.
Ērta struktūra
Folderit ir veidots ar izpratni, ka jūs vislabāk zināt, kā organizēt savu uzņēmumu. Lietošanas ērtumam Folderit dod brīvību pielāgot saites starp mapēm un pievienot metadatus pielāgotai indeksēšanai, parakstītājus, piezīmes un termiņus, kas kopā veido viegli indeksējamus un meklējamus dokumentu kokus.
Ērta failu pārvaldība
Folderit sniedz sirdsmieru, uzturot failu versijas dokumentu attīstības gaitā. Vecākās versijas ir pilnīgas failu rezerves kopijas, kas visās versijās saglabā vienotus metadatus un tā uztur konsekventus meklēšanas kritērijus.
Ja vēlaties nepieļaut vairāku dalībnieku vienlaicīgu darbu vienā dokumentā, varat konkrētiem lietotājiem piešķirt ekskluzīvas rediģēšanas tiesības. Citi var mijiedarboties ar failu atbilstoši savām tiesībām, bet nevar pievienot jaunas versijas vai rediģēt failu. Rediģēšanas laikā parādās informācijas josla.
Ērta drošība
Folderit ir ļoti droša, uzticama mākoņa elektronisko dokumentu pārvaldības sistēma. Tā izstrādāta ar izpratni, ka uzņēmumi uzticēsies tīmekļa risinājumam tikai tad, ja tas datus uztur drošus un pieejamus. Datu drošībai Folderit pārsūta tos ar drošu SSL un uztur trīskāršu rezerves kopiju, visu aizsargājot ar banku līmeņa šifrēšanu. Varat ieviest arī pielāgotu paroļu politiku, nosakot sarežģītību un maiņas biežumu pēc saviem ieskatiem.