Politika čuvanja dokumenata definira koje zapise vaša organizacija čuva, zašto ih čuva, koliko dugo su potrebni i tko odobrava uništavanje. Politika postavlja pravila; raspored čuvanja ih primjenjuje na pojedinačne kategorije zapisa.
Predložak prilagodite s odgovornima za dokumentaciju, pravne poslove, zaštitu podataka i poslovne procese. Ne propisuje jedan rok za sve dokumente. Nakon odobrenja politike pogledajte vodič za provedbu čuvanja u DMS-u.
Predložak politike čuvanja dokumenata
Svrha i opseg
Definirajte poslovne subjekte, lokacije, kategorije zapisa i obuhvaćene sustave. Uključite papirnatu evidenciju, e-poštu, dijeljene diskove, aplikacije u oblaku, izvezene datoteke i relevantne kopije na uređajima. Identificirajte vjerodostojnu kopiju kada zapisi postoje na nekoliko mjesta.
Odgovornosti
Imenujte osobu odgovornu za politiku, njezina odobravatelja i odgovorne osobe za svaku kategoriju zapisa. Odredite tko održava raspored, primjenjuje tehničke postavke, razmatra iznimke i odobrava uništavanje. Navedite kontakt za pitanja i moguće pogreške.
Raspored čuvanja
Dovršite unos rasporeda za svaku kategoriju. Donji primjeri pokazuju pitanja koja treba riješiti; to nisu zakonska razdoblja čuvanja.
Pomaknite tablicu vodoravno kako biste usporedili sva četiri stupca.
| Kategorija zapisa | Početni događaj koji treba odrediti | Osnova koju treba provjeriti | Odgovorna osoba i završna radnja |
|---|---|---|---|
| Financijske i porezne evidencije | Relevantni događaj podnošenja, izvješćivanja ili transakcije. | Primjenjiva porezna i računovodstvena pravila u jurisdikciji. | Financije; odobrena provjera ili uništavanje. |
| Ugovori | Istek, prekid ili drugi definirani događaj. | Ugovorni zahtjevi, rokovi zastare i sektorska pravila. | Pravna služba ili osoba odgovorna za ugovor; provjera prije uništavanja. |
| Radna evidencija | Događaj određenog zapisa, kao što je prestanak radnog odnosa. | Zahtjevi za zapošljavanje, obračun plaća i privatnost. | Ljudski resursi; pregled i uništavanje uz ograničen pristup. |
| Politike i odobrenja | Zamjena, povlačenje ili završetak relevantnog procesa. | Potrebe dokazivanja poslovanja i primjenjiva sektorska pravila. | Osoba odgovorna za politiku; kontrolirano arhiviranje ili uništavanje. |
Za svaki dovršeni unos zabilježite trajanje, definiciju okidača, jurisdikciju, izvor i datum provjere, poslovno opravdanje, lokaciju sustava, pravila iznimke, odobravatelja i datum pregleda. Odvojite minimalno zakonsko razdoblje od opravdane odluke o dužem zadržavanju.
Očuvanje i iznimke
Definirajte kako se nalog za očuvanje izdaje, evidentira, provodi i ukida. Navedite obuhvaćene zapise i odgovorne osobe u svim sustavima. Objasnite kako se obustavlja redovito uništavanje, tko odobrava iznimke i kako se razmatraju neriješeni slučajevi.
Odlaganje i dokazi
Opišite postupak odobravanja i sigurnog uništavanja za svaki medij. Definirajte dokaze koji se zadržavaju nakon uništavanja i rukovanje duplikatima, izvozima i sigurnosnim kopijama. Navedite kako se prijavljuje netočno brisanje i kako se kontrolira vraćanje.
Osposobljavanje i održavanje
Učinite politiku dostupnom osoblju i izvođačima koji rukuju dokumentima. Postavite interval pregleda i zahtijevajte pregled nakon relevantnih zakonskih, ugovornih, organizacijskih ili promjena sustava. Zabilježite odobrenje pravila i povijest verzija.
Odaberite razdoblja iz važećih pravila
Nazivi kao što su GDPR, HIPAA ili porezni zakon nisu međusobno zamjenjivi rasporedi čuvanja. Odredite primjenjuje li se pravilo na organizaciju i na određeni zapis. Prije postavljanja automatskog uništavanja zatražite od odgovornog pravnog vlasnika ili vlasnika zapisa da riješi sukobe.
Smjernice Europske komisije o GDPR-u (engleski) objašnjavaju da čuvanje osobnih podataka mora odražavati svrhu i pravne obveze, s ograničenjima pregleda ili brisanja. “Zadrži sve zauvijek” nije rješenje opće namjene.
Kao konkretan primjer varijacije, smjernice IRS-a za vođenje evidencije (Sjedinjene Države, engleski) razlikuju nekoliko poreznih scenarija u SAD-u. Razdoblje od sedam godina spomenuto tamo ne primjenjuje se automatski na sve poslovne evidencije ili zemlje.
Kontrolni popis od 14 točaka za pregled politike
- Opseg: imenovani su svi relevantni entiteti, lokacije i formati zapisa.
- Inventar: tim zna gdje se nalaze vjerodostojni zapisi i kopije.
- Odgovornosti: svaka kategorija zapisa ima imenovanu odgovornu osobu iz poslovnog procesa.
- Nadležnost: svaki unos rasporeda identificira primjenjivi pravni kontekst.
- Izvori: obveze su dokumentirane s izvorom i datumom pregleda.
- Početni događaji: računanje svakog roka počinje od nedvosmislenog događaja.
- Trajanja: odabrano razdoblje ima odobreno opravdanje.
- Privatnost: dovodi se u pitanje nepotrebno čuvanje osobnih podataka.
- Očuvanje: nalozi za očuvanje i iznimke obuhvaćaju sve relevantne kopije.
- Dopuštenja: samo ovlaštene osobe mogu mijenjati pravila ili uništavati zapise.
- Uništavanje: definirani su odobrenje, postupak i dokazi.
- Sigurnosne kopije i uređaji: rješava se istek kopije i obnova.
- Obuka: korisnici znaju klasificirati zapise i prijaviti probleme.
- Pregled: odgovorna osoba, interval i provjere nakon promjena održavaju politiku ažurnom.
Provedite odobrenu politiku
Folderit pomaže organizirati zapise u mapama s metapodacima, kontrolirati pristup, tražiti odobrenje politike ili potvrdu čitanja i primijeniti podešene radnje čuvanja. Odobreni raspored držite odvojeno od softverskih postavki kako biste svako pravilo povezali s njegovom osnovom.
Za praktične korake—uključujući polja s početnim datumom, nasljeđivanje mapa i iznimke datoteka—slijedite naš vodič za implementaciju čuvanja dokumenata. Provjerite rezultat pomoću malog skupa testova prije omogućavanja širokih automatiziranih radnji.
Folderitov vodič za automatizaciju čuvanja opisuje početne datume i završne radnje. Prema javnoj usporedbi paketa, funkcija je uključena u Medium i Tailor. Prije aktivacije provjerite obuhvat stavki i mapa, polje datuma i iznimke za datoteke. Pravilo mape ne podešava automatski zasebno pravilo podmape.
Nemojte pretpostavljati da uputa za očuvanje automatski obustavlja svako softversko pravilo. Identificirajte zahvaćene zapise, kontrolirajte njihove postavke čuvanja i pristup, zabilježite iznimku i testirajte da ih obično uništavanje ne može ukloniti. Primijenite odobreni postupak i na druge sustave, izvoze i sigurnosne kopije.
