Elektronički sustav za upravljanje dokumentima
Elektronički sustav za upravljanje dokumentima
Doba upravljanja papirom čvrsto je iza nas i svijet prolazi kroz široku digitalizaciju. No to ne bi trebalo utjecati na način na koji tvrtka postupa sa svojim dokumentima.
Dobar elektronički sustav za upravljanje dokumentima (EDMS) onaj je koji pojednostavljuje vaše poslovanje. To je sustav za digitalnu pohranu, organizaciju i arhiviranje podataka. EDMS je osmišljen da preuzme bilo koji dokument — digitalni, skenirani, sliku, PDF i druge — te ga pohrani sigurno i dostupno. Elektronički sustav Folderita za upravljanje dokumentima pomaže ostvariti dokumentacijske ciljeve uz snažnu sigurnost i veliku jednostavnost uporabe, bez dodavanja složenosti tijeku rada.
Jednostavan pristup
Folderit je web-rješenje dostupno s bilo kojeg uređaja povezanog s internetom. Cijela infrastruktura nalazi se na iznimno sigurnom oblaku šifriranom na bankarskoj razini. Ne morate brinuti o nedostatku prostora ili sistemskih resursa na uređaju. Bilo da ste kod kuće, na poslu ili u pokretu, dok god imate internet, imate pristup Folderitu. Ako očekujete rad izvan mreže, Folderit omogućuje izradu izvanmrežne kopije dijela ili svih datoteka za rad.
Jednostavno dijeljenje
Samo odlučite tko dobiva koju razinu pristupa, a Folderit preuzima sve ostalo. Primjenom grupa korisnika i javnih poveznica štedi vam odvojeno upravljanje timovima i pravima pristupa. Vi birate tko čemu i koliko može pristupiti. Možete dijeliti pojedine datoteke ili cijele mape s timovima i pojedincima uz samo pregled, pregled i preuzimanje ili uređivanje. Ili dajte javni pristup putem poveznice koju je teško pogoditi.
Kako biste pratili postupanje s dokumentima, Folderit vodi zapisnike revizije koji pružaju potpun pregled svake radnje bilo koga u sustavu.
Jednostavno pretraživanje
Nije dovoljno da se digitalni dokumenti lako pohranjuju — trebaju se i lako pronalaziti. Naši pretraživački algoritmi mogu koristiti prilagođene oznake metapodataka i sadržaj za pronalaženje onoga što tražite, ali i optičko prepoznavanje znakova (OCR) za pretraživanje digitalnih dokumenata bez uređivog sadržaja, poput skenova, slika ili PDF-ova. Više ne morate brinuti o ponovnom stvaranju starijih datoteka.
Jednostavno upravljanje hijerarhijom
Folderit nevjerojatno olakšava uvođenje i održavanje odobravanja. Možete pozvati ljude da odobre i komentiraju bilo koji dokument, poput računa, zahtjeva za godišnji odmor ili internog dopisa. Omogućuje čak i postavljanje roka čuvanja datoteke ili mape u danima, tjednima, mjesecima ili godinama, prema pravilima vođenja evidencija vaše organizacije.
Jednostavne obavijesti
Folderit omogućuje postavljanje obavijesti i podsjetnika za elektroničke dokumente i način interakcije vaših timova s njima. Ako želite, može vas obavijestiti kada netko pristupi ili na bilo koji način izmijeni datoteke. Vi odlučujete koliko često želite ažuriranja, bilo odmah ili u određenim razmacima.
Jednostavna struktura
Folderit je izgrađen uz potpuno razumijevanje da vi najbolje znate kako organizirati tvrtku. Za veću jednostavnost uporabe daje slobodu prilagodbe odnosa među mapama i dodavanja metapodataka za prilagođeno indeksiranje, potpisnika, bilješki i rokova koji zajedno čine lako indeksirana i pretraživa stabla dokumenata.
Jednostavno upravljanje datotekama
Folderit pruža mir čuvanjem verzija datoteka tijekom razvoja dokumenata. Starije verzije potpune su sigurnosne kopije datoteka koje zadržavaju jedinstvene metapodatke kroz sve verzije. Time kriteriji pretraživanja ostaju dosljedni.
Ako želite spriječiti da više suradnika radi na istom dokumentu, određenim korisnicima možete dati isključiva prava uređivanja. Drugi korisnici mogu komunicirati s datotekom prema svojim pravima, ali ne mogu dodavati nove verzije ni uređivati datoteku. Tijekom uređivanja prikazat će se informacijska traka.
Jednostavna sigurnost
Folderit je vrlo siguran i robustan elektronički sustav za upravljanje dokumentima u oblaku. Razvijen je uz razumijevanje da će tvrtke vjerovati web-rješenju samo ako ono podatke može držati sigurnima i dostupnima. Radi zaštite podataka Folderit ih prenosi sigurnim SSL-om i čuva trostruke sigurnosne kopije, sve uz šifriranje na bankarskoj razini. Možete primijeniti i prilagođena pravila lozinki za korisnike kako biste osigurali složenost i promjene učestalošću koju smatrate potrebnom.