Virtuaalinen datahuone due diligence -tarkastukseen
Virtuaalinen datahuone due diligence -tarkastukseen
Due diligence tarkoittaa yrityksen tai organisaation tutkimista ja arviointia ennen liiketoimea. Esimerkiksi ostaja voi arvioida kohteen omaisuuden ja muut tiedot yrityskauppapäätöstä varten.
Arviointi voi tapahtua yritysten, osastojen tai toimipaikkojen välillä. Folderitin virtuaalinen datahuone due diligence -tarkastukseen tarjoaa yhteisen ympäristön tähän liittyville asiakirjoille ja niiden jakamiselle.
Folderitin datahuone soveltuu esimerkiksi seuraavien aineistojen hallintaan:
- Henkilöstö ja johto
- Omaisuudenhallinta
- Teknologia ja aineeton omaisuus
- Hallinto
- Oikeudelliset asiat
- Asiakkaat ja myynti
- Talous
- Henkilöstöhallinto
Tietoturva on olennaista
Folderit suojaa tallennetut tiedot 256-bittisellä salauksella ja siirrot SSL/TLS-yhteyksillä. Siinä missä aineistoa tarkasteltiin aiemmin usein paikan päällä, virtuaalinen datahuone mahdollistaa valtuutetun etäkäytön. Jokainen toteutus on silti arvioitava tarvittavan turvallisuuden ja aineiston mukaan.
Turvallisuus ei ole vain luvattoman käytön estämistä. Asiakirjan on myös oltava asianmukaisesti tarkastettu. Voit ohjata tärkeät tiedostot hyväksyntään rinnakkain tai määrätyssä järjestyksessä ja määrittää julkaisun niin, että muille toimitetaan vain hyväksytty aineisto. Salasanakäytännöt vahvistavat käyttöä.
Prosessien sujuvoittaminen
Yrityskaupan valmistelu tarvitsee turvallisen ympäristön lisäksi suunnitelman aineiston jakamisesta. Päätä etukäteen datahuoneen rakenne ja osapuolten oikeudet.
Määritä jaetulle oikeudelle päättymispäivä ja kellonaika, jos aineiston käyttö on rajattu tiettyyn jaksoon. Käyttöjakso voi olla lyhyt tai ulottua päiviin, kuukausiin tai vuosiin tarpeen ja asetusten mukaan. Ajan rajaaminen ei kuitenkaan peitä asiakirjan yksittäisiä kohtia eikä poista jo ladattuja kopioita. Sisällön peittäminen on erillinen valmistelutoimi.
Järjestä sopimukset ennen prosessia. Määritä oikeudet, näkyvyys ja metatiedot sekä säilytä eri versiot, jotta neuvotteluehtojen kehitys on jäljitettävissä.
Suunnittele Folderitissa myös muokkausristiriitojen ehkäisy. Käyttöoikeudet ja tuetut Office-yhteistyötoiminnot ohjaavat työskentelyä. Jos edellytätte yhden muokkaajan varausta, muiden muutosten estoa tai käyttäjä- ja aikaleimatun lukon näyttämistä, varmista kyseinen toimintatapa erikseen ennen käyttöönottoa.
Luottamuksellisuus due diligence -datahuoneessa
Yrityskaupassa tasapainotetaan avoimuus ja suojaus. Anna osapuolille tarvittavat tiedot paljastamatta ennenaikaisesti arkaluonteista sisältöä. Määritä täysi pääsy joihinkin kansioihin ja rajatumpi pääsy toisiin. Tietyille käyttäjille voidaan sallia vain esikatselu valituista tiedostoista. Folderitin tapahtumalokit näyttävät tallentuneet käyttäjä-, tiedosto- ja aikatiedot.
Yhteenveto
Kuten autoa tai asuntoa ostettaessa, due diligence edellyttää huolellista tiedonhankintaa. Myyjän ei silti tarvitse paljastaa asiaan kuulumattomia yksityisiä tietoja. Folderit auttaa päättämään, mitä jaetaan ja kenelle. Huolellinen prosessi edellyttää työkalujen lisäksi aineiston, oikeuksien ja vastuiden suunnittelua.
Päätät, kuka saa käyttää asiakirjoja, kuinka kauan ja millä ehdoilla.
Folderitin datahuone tarjoaa tähän asiakirjahallinnan välineet osana due diligence -tarkastuksen kokonaisuutta. Aloita maksuton kokeilu tästä!