Conectar Folderit a Microsoft Power Automate

Utilice el conector Folderit DMS para Microsoft Power Automate para conectar la gestión documental con sus otras aplicaciones de negocio. Cree flujos que generen carpetas, busquen documentos, transfieran archivos, añadan revisiones, actualicen metadatos o inicien flujos configurados en Folderit.

Disponibilidad — actualización del 27 de octubre de 2026: Microsoft ha completado la certificación y la publicación, y Partner Center indica que el conector está Live. La disponibilidad puede variar durante el despliegue: en nuestra última comprobación, el conector público Folderit DMS todavía no aparecía en un entorno normal de Power Automate. Los pasos siguientes son aplicables cuando aparezca en su entorno. Si no lo encuentra, contacte con Folderit para conocer su disponibilidad actual en lugar de elegir un conector personalizado que no corresponda.

Esta guía cubre los requisitos previos, la configuración por su cuenta, la conexión de su cuenta, su primer flujo, la asignación del contenido de los archivos, ejemplos prácticos, Microsoft Copilot y la solución de problemas.

Antes de empezar

• Una cuenta de Folderit con acceso a la API y permiso para utilizar los documentos y las carpetas correspondientes. Consulte el acceso a la API de Folderit o pregunte al administrador de su cuenta.
• Una cuenta profesional o educativa de Microsoft, acceso al entorno de Power Automate previsto y una licencia que cubra los conectores premium. No todas las suscripciones de Microsoft 365 incluyen estos derechos. Revise la información vigente de Microsoft sobre las licencias de Power Automate.
• El conector Folderit DMS debe estar disponible en su entorno y permitido por las políticas de Power Platform de su organización.
• Si el flujo utiliza Outlook, SharePoint, Teams, un sistema contable u otra aplicación, también necesita una cuenta y una conexión adecuadas para ese servicio.

Elija un documento de prueba pequeño y sin información sensible y una carpeta de prueba claramente identificada para su primer flujo. Las transferencias mediante este conector están limitadas actualmente a 10 MiB por archivo.

Conecte su cuenta de Folderit

1. Abra Microsoft Power Automate y seleccione el entorno donde se ejecutará su flujo.
2. Abra Connections, seleccione New connection y busque Folderit DMS. Las conexiones pueden encontrarse en el menú de navegación More.
3. Seleccione el conector publicado Folderit DMS y elija la opción de crear una conexión.
4. Complete el inicio de sesión y la autorización de Folderit. Utilice un usuario con acceso a la cuenta, las carpetas y los documentos necesarios para el flujo.
5. Vuelva a Power Automate y compruebe que la conexión esté conectada. Selecciónela cuando añada acciones de Folderit al flujo.

La conexión utiliza los permisos existentes del usuario de Folderit que ha iniciado sesión. El acceso a Microsoft y la autorización de Folderit son pasos distintos. Mantenga los secretos de cliente OAuth fuera de los campos del flujo, los metadatos y los mensajes de soporte.

¿No encuentra Folderit DMS? Revise la nota de disponibilidad anterior y las políticas de conectores de su organización. Los conectores específicos de un tenant llamados Folderit o Folderit Development son recursos personalizados independientes; su presencia no confirma que esté disponible el conector público.

Qué puede hacer el conector

El conector actual ofrece 19 acciones:

• Cuentas: List accounts; Get account.
• Carpetas: List root folders; List child folders; Get folder; Create folder.
• Búsqueda y registros: Search records; Get record; Get file; List folder contents.
• Transferencias y revisiones: Upload file; Download file; Add file version; List file versions.
• Metadatos: List metadata fields; Get metadata; Update metadata.
• Flujos de trabajo: List startable workflows; Start workflow.

El conector proporciona actualmente acciones, sin un activador de eventos de Folderit. Inicie el flujo con un botón manual, una programación o un evento compatible de otra aplicación. Una comprobación programada de archivos nuevos necesita guardar su propio estado para distinguir los registros nuevos de los ya procesados.

Los UID de cuenta, carpeta, archivo, registro, flujo y campo de metadatos identifican recursos distintos. Utilice el identificador devuelto por la acción correspondiente; el nombre de un documento no es su UID. Utilice los selectores disponibles de cuenta y carpeta.

Configúrelo en su propio entorno

Puede configurar los flujos con sus cuentas de Microsoft y Folderit. El personal de Folderit no necesita acceder a su tenant ni a sus documentos. Su organización puede tener que proporcionar la licencia adecuada, permitir el conector o concederle permiso para crear flujos.

1. Compruebe primero la disponibilidad. Busque el conector público Folderit DMS en New connection. Si no aparece, espere a que esté disponible en su entorno; importar un conector privado y configurar credenciales OAuth es un proceso diferente para administradores o desarrolladores.
2. Conecte sus propias cuentas. Utilice las conexiones de Microsoft para los servicios de origen que desee automatizar y su propia conexión autorizada con Folderit. Descargar un flujo no proporciona su autenticación ni concede acceso a documentos.
3. Delimite el origen y el destino. Empiece con una carpeta dedicada de recepción de correo o de biblioteca documental y una carpeta de prueba identificada en Folderit. Confirme la cuenta y el destino mediante los selectores del conector o las acciones Get account / Get folder.
4. Ejecute el ejemplo de búsqueda manual que aparece más abajo. Confirme un resultado conocido y una búsqueda vacía antes de añadir un paso que escriba documentos.
5. Pruebe el tratamiento de archivos y los eventos repetidos. Utilice un documento pequeño y sin información sensible, compruebe los bytes realmente guardados y el destino y confirme que repetir el mismo evento de origen no genere otra carga. Retenga las escrituras con resultado incierto para revisarlas, en lugar de reintentarlas automáticamente.

Los ejemplos prácticos de esta guía describen flujos que debe configurar; no son enlaces a plantillas listas para importar. Al importar un paquete, los clientes deben seleccionar sus propias conexiones y configurar sus destinos. Microsoft exige el rol Environment Maker para importar paquetes que no sean de solución; su administrador puede confirmar los permisos adecuados. Consulte la guía de Microsoft para exportar e importar flujos.

Evite duplicados y recupere una transferencia fallida

Al crear un flujo que guarda documentos, mantenga un registro de seguimiento por elemento de origen y destino. Reserve esa identidad antes de cargar, compruebe el archivo guardado en la cuenta y carpeta previstas y marque el registro como Completed únicamente tras la verificación. Un evento repetido con la misma identidad completa y un registro Completed verificado debe omitir la carga. Un registro existente Reserved o NeedsReview debe detener el proceso para su revisión. Los nombres de archivo por sí solos no ofrecen una protección fiable contra duplicados.

Si la carga se completa pero falla la actualización del seguimiento, no vuelva a cargar el archivo. Examine la acción fallida y el ID exacto del archivo guardado, el destino y los bytes. Una vez verificado de forma independiente el archivo previsto, concilie su registro de seguimiento existente. No elimine una reserva solo para permitir que continúe una repetición: una escritura fallida o con tiempo de espera agotado puede haber guardado el documento. En un correo con varios adjuntos, omita únicamente el adjunto completado para que los restantes puedan procesarse.

Configuración de la lista de SharePoint: exija valores únicos en la clave de seguimiento. Si importa una lista desde CSV, compruebe que State sea un campo de opción única con los valores previstos. Una importación CSV puede asignar a las columnas nombres internos como field_1 aunque se muestren como FullKey o RunId. Utilice los elementos de contenido dinámico identificados por el diseñador o compruebe una salida sintética pequeña de Get/Create item antes de escribir expresiones que supongan un nombre interno.

Vincule cada tratamiento de errores con su propia reserva. Actualice la fila exacta creada por esa ejecución solo después de confirmar su creación. Si falla la reserva del origen, no modifique una fila de una ejecución anterior. Vuelva a leer la fila antes de marcar NeedsReview y conserve la identidad completa del origen, el ID de la ejecución original y cualquier ID conocido del archivo guardado. Un registro completado debe permanecer en Completed.

Configure las ramas de error para conservar la reserva e informar de una transferencia incompleta, en lugar de declarar éxito silenciosamente. Consulte la guía de Microsoft sobre Run after, Scopes y tratamiento de errores. Estas son instrucciones para flujos que debe configurar; no convierten los ejemplos en plantillas listas para importar.

Adjuntos de Microsoft Forms: las preguntas de carga de archivos están disponibles para participantes de su organización. Los archivos enviados a formularios individuales se guardan en OneDrive de su propietario; los de formularios de grupo utilizan el sitio SharePoint del grupo. Recuperarlos requiere la conexión de almacenamiento correspondiente. Consulte los requisitos de Microsoft para cargar archivos.

Cree su primer flujo: buscar un documento

1. En Power Automate, seleccione Create → Instant cloud flow y elija Manually trigger a flow.
2. Añada una entrada de texto para la búsqueda, como una referencia de proyecto.
3. Añada la acción de Folderit DMS Search records y seleccione su conexión con Folderit.
4. Elija la cuenta. Asigne la entrada de texto a query, limite opcionalmente la búsqueda a una carpeta con parentUid y seleccione el tipo de registro necesario. Empiece con limit establecido en 5 y offset establecido en 0.
5. Guarde el flujo y ejecute una prueba manual con una referencia que sepa que existe.
6. Abra el historial de ejecuciones y examine los resultados reales. Compruebe que los nombres y UID devueltos identifiquen los documentos previstos. Pruebe también una consulta sin coincidencias.
7. Añada el siguiente paso si lo necesita, por ejemplo, mostrar en Teams los nombres de documentos coincidentes. Configure la conexión de esa aplicación y pruebe el destinatario y el resultado.

Este ejemplo es un flujo que debe configurar en su entorno. Un resultado vacío indica que no se ha devuelto ningún registro coincidente dentro del ámbito seleccionado y del acceso del usuario conectado.

Guarde un documento entrante en Folderit

Un proceso habitual de recepción documental comienza con un evento en otra aplicación, obtiene el contenido del archivo y después llama a Upload file. Por ejemplo, un flujo de adjuntos de Outlook necesita un activador de Outlook y un paso de obtención del contenido del adjunto antes de la acción de Folderit.

• accountUid: la cuenta de Folderit propietaria del destino.
• folderUid: el UID exacto de la carpeta de destino.
• fileName: el nombre del documento, incluida la extensión.
• contentType: el tipo MIME, como application/pdf.
• fileContent: los bytes del archivo codificados en base64.

Utilice el contenido real devuelto por la acción de origen, no una URL de vista previa web. En el diseñador de Power Automate, la entrada de contenido del conector tiene semántica binaria/de bytes: seleccione el elemento binario File Content del origen. Si ya dispone de texto base64, conviértalo con base64ToBinary(...) antes de asignarlo a esa entrada. Pasar directamente una cadena base64 puede provocar una segunda codificación y guardar texto base64 en lugar del documento original. La petición del conector utiliza base64 en la transmisión; el diseñador gestiona esa serialización. Compruebe los bytes guardados, no solo el estado satisfactorio de la ejecución.

Asignación de contenido de SharePoint: en Get file content using path, establezca el parámetro avanzado Infer content type en No y asigne la salida binaria File Content de la acción. Si extrae su texto base64 $content, conviértalo de nuevo con base64ToBinary(...) antes de la entrada de carga. Con la inferencia activada, un archivo de texto puede devolverse como una cadena simple; seleccionar $content de esa cadena falla. Verifique los bytes guardados con su acción de origen y sus tipos de archivo antes de activar el flujo.

Para Upload file y Add file version, establezca la política de reintentos automáticos de la acción en None. Guarde un identificador estable del evento de origen o del documento en el registro de seguimiento y compruébelo antes de escribir para que los eventos repetidos no creen archivos o revisiones duplicados. La clave de correlación de auditoría, si se utiliza, no es un mecanismo de prevención de duplicados.

Descargue un archivo para otro paso del flujo

Añada Download file, seleccione la cuenta e indique el UID exacto del archivo. La salida incluye fileContent, contentType, byteLength y sha256.

Si la siguiente acción espera contenido binario, utilice esta expresión en un paso Compose:

base64ToBinary(body('Download_file')?['fileContent'])

Sustituya Download_file por el nombre interno real de su acción si es diferente. Asigne la salida de Compose a la entrada de contenido de la aplicación receptora. Puede utilizarla, por ejemplo, para adjuntar el archivo a un correo o crearlo en otro servicio de almacenamiento.

Una respuesta de descarga HTTP 202 indica que el archivo todavía se está preparando. Reintente la lectura más tarde y continúe con las acciones que dependen del contenido solo cuando este esté disponible.

Versiones, metadatos y flujos de Folderit

Utilice Add file version cuando un documento revisado deba conservar el mismo File UID de Folderit. Utilice List file versions para examinar sus revisiones. Cargar un archivo independiente y añadir una revisión son operaciones distintas.

Utilice List metadata fields para identificar los UID y tipos de campos existentes y, después, leer o actualizar sus valores. Update metadata acepta una matriz fieldsJson que contiene metaUid y value para cada campo. La acción actual admite campos escalares de un solo valor; los campos multivalor, tablas, referencias a usuarios/entidades y escrituras de fecha y hora quedan fuera del soporte de escritura actual. No crea definiciones de metadatos. Revise una actualización fallida antes de reintentarla, porque un lote del servidor puede haber cambiado algunos valores.

Para iniciar una configuración existente y admitida, llame a List startable workflows para el registro de destino. Pase el workflowUid devuelto y el triggerId exacto del inicio manual a Start workflow. Un inicio satisfactorio pone el flujo en cola; no confirma que las aprobaciones ni los pasos posteriores hayan terminado. Esta acción inicia una configuración existente en lugar de crear el diseño de un flujo.

Ejemplos prácticos de Power Automate

Estos son escenarios que puede crear con las acciones del conector. Cada uno necesita su propio activador de origen, asignación de campos, conexiones con otras aplicaciones y pruebas.

• Correo entrante: guarde adjuntos seleccionados en la carpeta correcta de Folderit.
• Recepción desde SharePoint: copie un documento recién creado en Folderit.
• Recepción desde OneDrive: archive documentos que lleguen a una carpeta de origen seleccionada.
• Envíos de formularios: guarde los documentos cargados y escriba los valores del formulario en campos de metadatos compatibles.
• Contabilidad: archive PDF de facturas generados y registre sus referencias.
• Contratos firmados: guarde el PDF firmado devuelto por un servicio de firma conectado.
• Incorporación de clientes: cree una carpeta de cliente cuando se cree un registro en el CRM.
• Preparación de proyectos: cree una carpeta de proyecto y sus subcarpetas habituales.
• Archivo mensual: cree carpetas por año y mes mediante una programación.
• Generación documental: guarde un archivo PDF o Word producido por otra aplicación.
• Revisiones documentales: añada un contrato o informe revisado como una nueva versión.
• Referencias de clientes: escriba identificadores de CRM o ERP en los metadatos del documento.
• Recuperación de documentos: busque en una cuenta o carpeta de proyecto seleccionada.
• Consulta desde Teams: muestre los nombres coincidentes en un flujo configurado de Teams.
• Entrega controlada: descargue el archivo actual para un correo autorizado o un proceso de otra aplicación.
• Registro documental: liste el contenido de una carpeta y lea sus metadatos en un registro de Excel.
• Avisos de versiones: compare los ID de las versiones actuales con un estado guardado e informe de los cambios.
• Resumen diario: compare listados programados de carpetas con los ID de registros ya procesados.
• Inicio de flujos: cargue un documento e inicie su flujo configurado de Folderit.
• Enriquecimiento con IA: procese texto extraído de documentos con un servicio de IA aprobado y escriba los resultados revisados en metadatos compatibles.

Utilice Folderit con Microsoft Copilot

Puede configurar un agente de Copilot Studio para que utilice acciones del conector como herramientas. Un agente podría transformar una petición como «Busque el contrato de Acme» en una búsqueda delimitada, leer metadatos, crear una carpeta o iniciar un flujo configurado y admitido. Consulte la guía de Microsoft para utilizar conectores como herramientas de agentes.

Un punto de partida práctico es un agente de solo lectura con únicamente las acciones de búsqueda y metadatos que necesita. Configure las herramientas de Folderit para utilizar user credentials, de modo que cada persona se conecte con su propia cuenta de Folderit. Pruebe el agente con distintos usuarios y carpetas restringidas antes de compartirlo.

Para ofrecer el agente en Teams o Microsoft 365 Copilot, configúrelo, publíquelo en el canal adecuado y complete el proceso de distribución de su organización. Es un despliegue distinto de la publicación del conector de Power Automate. Consulte las opciones de publicación de agentes de Microsoft. La publicación del conector de Folderit no indexa automáticamente todo su repositorio en Copilot estándar ni instala un agente de Folderit listo para utilizar.

Para resúmenes, traducciones, clasificación o extracción de importes de facturas, añada un paso de extracción de contenido y tratamiento con IA. Los bytes descargados no se convierten automáticamente en texto documental legible. Power Automate ofrece la acción de AI Builder Run a prompt action; los formatos, regiones, licencias y capacidad de IA dependen del servicio elegido. Revise los valores generados antes de utilizarlos para decidir o actualizar registros. Los documentos enviados a una IA se procesan según la configuración y las condiciones de ese servicio.

Estos ejemplos de Copilot e IA requieren configuración y pruebas. No son plantillas públicas de Folderit Copilot listas para usar que proporcione este conector.

Solución de problemas

• No aparece el conector: revise la nota de publicación y despliegue, el entorno seleccionado y las políticas de conectores de su organización. Contacte con Folderit si el conector público no está disponible.
• Se necesita una licencia premium: pida al administrador de Microsoft que compruebe los derechos del usuario o del flujo. La licencia gratuita de Power Automate se limita a conectores estándar.
• No puede conectarse o acceder a un registro: compruebe el acceso a la API de Folderit, el usuario conectado, la cuenta seleccionada y los permisos del registro.
• La búsqueda no devuelve resultados: revise la consulta, la cuenta, el ámbito de carpeta, el tipo de registro y el acceso del usuario. Examine la paginación cuando procese conjuntos mayores.
• El archivo no se puede leer tras la transferencia: revise la asignación del contenido de origen, el tipo MIME, el nombre y la conversión base64. Empiece con un archivo de prueba pequeño y conocido.
• El archivo es demasiado grande: este conector limita actualmente las transferencias a 10 MiB. Es un límite del conector, no el límite general de carga de Folderit.
• Documento o revisión duplicados: revise la eliminación de eventos de origen repetidos y desactive los reintentos automáticos de las acciones de carga o de nuevas versiones.
• Falla la actualización de metadatos: confirme el UID, el tipo y la estructura de un solo valor admitida y vuelva a leer el registro antes de reintentar.
• El flujo se inició pero no ha terminado: examine el flujo en Folderit. Un inicio en cola no es un resultado final de aprobación.

Revise la configuración compartida antes de la primera transferencia

1. Confirme los ID completos de Folderit. Los UID de cuenta y carpeta contienen exactamente 10 letras, dígitos, guiones bajos o guiones. No acorte un valor pegado ni utilice una URL del navegador como UID. Lea la cuenta y la carpeta seleccionadas mediante su conexión y confirme sus nombres y permisos antes de escribir.
2. Utilice la dirección del sitio de SharePoint. Site Address es la URL del sitio, como https://example.sharepoint.com/sites/Automation, no un enlace a una vista de lista, biblioteca o archivo compartido. El GUID de la lista de seguimiento es un dato independiente. Utilice el sitio y la lista de su organización.
3. Complete los ajustes de la lista de seguimiento. Importar un CSV no establece la prevención de duplicados. Compruebe que Title exija valores únicos y que State sea una opción única con los valores previstos. Utilice los elementos identificados por el diseñador o verifique los nombres internos reales; el nombre visible de una columna no siempre es el nombre de propiedad de una expresión.

Estos pasos son instrucciones de configuración, no un paquete de flujo listo para importar. Empiece con un documento sintético y un destino de prueba. Compruebe la cuenta, carpeta, UID, tamaño y bytes descargados del archivo guardado y después pruebe la repetición antes de activar el origen.

Verifique el documento guardado antes de activar el flujo

Una ejecución en verde y un nombre coincidente no confirman que el documento se haya guardado correctamente. Pruebe con un archivo pequeño y sin información sensible y revise la copia realmente guardada:

1. Descargue las copias correctas. Conserve la versión original de origen utilizada por el flujo y descargue el archivo guardado desde la cuenta y carpeta previstas de Folderit. Confirme su UID y tamaño. Comparar con un origen modificado después puede llevar a una conclusión incorrecta.
2. Compare su contenido localmente. Guarde las copias con nombres distintos en una carpeta local. Los comandos opcionales siguientes calculan huellas SHA-256; leen los archivos de su ordenador. Sustituya las rutas de ejemplo por las rutas reales de sus dos archivos.
3. Revise el resultado y el registro de seguimiento. Ambos archivos deben leerse correctamente y sus valores SHA-256 completos deben coincidir. Un error de lectura o un hash distinto indican que la transferencia no está verificada. La coincidencia del contenido no comprueba por sí sola el UID remoto, el destino o la repetición, ni autoriza a liberar un registro Reserved / NeedsReview.

Windows PowerShell

Ejecute estos comandos en la carpeta de las dos copias. Compare los valores completos de la columna Hash. Consulte la referencia de Get-FileHash de Microsoft.

Get-FileHash -Algorithm SHA256 -LiteralPath '.\source-file.pdf'
Get-FileHash -Algorithm SHA256 -LiteralPath '.\folderit-copy.pdf'

Terminal de macOS

Ejecute este comando en la carpeta de las dos copias. Compare el hash completo al principio de cada línea de salida:

shasum -a 256 -b -- './source-file.pdf' './folderit-copy.pdf'

Si las copias difieren, mantenga la transferencia pendiente de revisión. Examine la versión de origen y la asignación nativa del contenido antes de otra prueba. No vuelva a cargar ni elimine una reserva solo porque falle la comprobación del contenido. Corrija la causa y concilie la transferencia existente mediante el procedimiento de recuperación.

Interprete una transferencia fallida o incompleta

• La ejecución está en verde pero el archivo guardado es ilegible. Una acción satisfactoria no demuestra que los bytes sean correctos. Asigne el elemento binario File Content del origen al campo nativo de contenido de Folderit. Si utiliza una cadena base64 existente, aplique base64ToBinary(...) una vez para esa entrada de bytes; no aplique base64() de nuevo. Compare la copia descargada con el origen antes de declarar completado el proceso.
• SharePoint indica que una cadena String no tiene la propiedad $content. Establezca Infer content type en No al leer el contenido y examine una salida sintética antes de seleccionar $content. Confirme la asignación binaria real en lugar de añadir una alternativa a una expresión que ya falla.
• Se rechaza un Title duplicado o el seguimiento muestra Reserved / NeedsReview. Examine la fila existente y el historial. Una detención intencionada por duplicado puede dejar una ejecución Failed con todas las escrituras de Folderit omitidas. Una repetición completada debe seguir la rama de omisión por identidad exacta. Una reserva fallida o una escritura incierta nunca deben autorizar otra carga. Conserve la fila y siga el procedimiento de finalización y recuperación; no desactive la unicidad, elimine la reserva ni reenvíe a ciegas.
• Outlook no puede leer un adjunto. Confirme que la misma cuenta profesional conectada tenga un buzón Exchange accesible y los permisos necesarios sobre buzones compartidos. El inicio de sesión satisfactorio no demuestra por sí solo acceso al buzón. La guía del conector Outlook de Microsoft recomienda recuperar los adjuntos con Get Attachment (V2) cuando se agota el tiempo de descarga del activador, y describe eventos duplicados y limitaciones de mensajes protegidos.
• Una descarga devuelve 202 o existe la carpeta de Forms sin su archivo de respuesta. La preparación pendiente de una descarga no completa la verificación: reintente solo la lectura con una política acotada. En Forms, la creación de carpetas, el texto de respuesta y cada adjunto necesitan seguimiento independiente. Una carpeta completada no completa un paso de archivo pendiente. Mantenga bloqueadas las escrituras inciertas mientras comprueba el destino exacto guardado.

Para obtener ayuda, contacte con Folderit e indique el nombre de la acción, el error, la hora y una descripción del proceso sin información sensible. Mantenga contraseñas, secretos de cliente, tokens y contenido confidencial fuera de los mensajes de soporte.

Guías relacionadas: Integraciones de Folderit, Conectar Folderit a Zapier y la documentación de la API de Folderit. Para el directorio público de Microsoft, consulte la referencia del conector.