¿Qué es un expediente laboral?
Un expediente laboral reúne los documentos y registros que describen la relación de una persona con su organización, desde la selección y la incorporación hasta los cambios de puesto y la finalización de esa relación.
Qué puede contener
Puede incluir contrato, modificaciones, documentación de incorporación, entregas de equipos, formación, evaluaciones y comunicaciones relevantes. La información médica, disciplinaria o de nóminas puede requerir ámbitos de acceso separados.
No todos los documentos tienen que guardarse en una sola carpeta ni ser visibles para las mismas personas. Clasifique la información por finalidad y necesidad de acceso, y recoja únicamente lo que corresponda al proceso.
Cómo organizarlo en formato digital
Utilice un identificador del empleado, categorías documentales, fechas y responsable. Mantenga versiones de los archivos revisados y vincule las decisiones de aprobación, firma o confirmación cuando proceda.
Por ejemplo, RR. HH. prepara una oferta, obtiene la aprobación, organiza la firma y archiva el contrato con permisos de personal. Un registro estructurado puede mostrar puesto, departamento y fecha de incorporación sin abrir todos los documentos.
Conservación, acceso y cambios
Los plazos dependen de la categoría, la finalidad y los requisitos aplicables; no existe un único periodo universal para todo el expediente. Defina también qué sucede al salir el empleado y quién revisa las excepciones.
En Folderit, las carpetas, los metadatos, las versiones y los flujos apoyan este trabajo. Tailor permite crear registros personalizados con eForms. Configure y pruebe la visibilidad para RR. HH., responsables y otros usuarios. Consulte la gestión documental para recursos humanos.
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