Wenn Sie an einen wichtigen Prozess in einem Unternehmen denken – unabhängig von der Größe des Unternehmens – können Sie ziemlich sicher sein, dass er Dokumente beinhaltet, die ein integraler Bestandteil des Betriebs sind. Dabei kann es sich um Marketing, Vertrieb, Dienstleistungen, Produktion und vieles mehr handeln. Nun stellt sich die Frage, wie Sie diese Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus verwalten und kontrollieren sollten.
Aus diesem Grund ist die sogenannte Dokumentenkontrolle so wichtig. Sie stellt sicher, dass Dokumente auf strukturierte, sichere und konsistente Weise erstellt, genehmigt, aktualisiert und abgerufen werden. So wird gewährleistet, dass die richtige Version des Dokuments der richtigen Person zur richtigen Zeit zur Verfügung steht.
Was ist Dokumentenkontrolle?
Allgemein gesprochen ist die Dokumentenkontrolle die systematisch organisierte Verwaltung von Dokumenten in einer Organisation. Grundsätzlich geht es bei der Dokumentenkontrolle darum, die Integrität, Konsistenz, Zuverlässigkeit und Genauigkeit von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus zu gewährleisten. Dieser Prozess ist entscheidend für die Vermeidung von Fehlern, den Schutz sensibler Informationen und die Gewährleistung, dass nur die neuesten Versionen von Dokumenten verwendet werden.
In kontrollierten Umgebungen wie Dokumentenmanagementsystemen (DMS) müssen Dokumente wie Verträge, Richtlinien, technische Zeichnungen und Patientenakten bestimmten Richtlinien folgen, um Fehler zu vermeiden, die zur Nichteinhaltung von Vorschriften, zu finanziellen Verlusten oder zur Schädigung des Rufs führen können.
So funktioniert die Dokumentenkontrolle
- Dokumentenerstellung – Der erste Schritt von allem ist, dass Sie es tun müssen, das gilt auch hier. Der Prozess beginnt damit, dass Sie ein Dokument erstellen. In einem Unternehmen sollte dieses Dokument den SOPs folgen, die Sie eingeführt haben, um Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten. Einige Unternehmen verwenden vordefinierte Vorlagen für Dokumente, wie z.B. Kontakte, NDAs, Grundformulare, usw. Diese Standardisierung ist in dieser Phase wichtig, da sie den Ton angibt und die Grundlage für den gesamten Lebenszyklus der Dokumente bildet.
- Überprüfung und Genehmigung – Sobald die Dokumente erstellt sind, müssen sie einen Überprüfungs- und Genehmigungsprozess durchlaufen, um ihre Richtigkeit und Relevanz zu verifizieren. An diesem Prozess sind mehrere Beteiligte beteiligt, und er gewährleistet eine gründliche Prüfung des Dokuments. Der Überprüfungsprozess umfasst in der Regel die Überprüfung der technischen Genauigkeit, der Konformität und natürlich der Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien.
- Versionskontrolle – Jedes erstellte Dokument wird während seines Lebenszyklus über die Versionskontrolle nachverfolgt, und vor allem hilft sie dabei, einen Prüfpfad für Änderungen an diesem Dokument zu erstellen. Die Verwaltung von Dokumentversionen stellt sicher, dass immer die aktuellste Version des Dokuments verwendet wird, so dass keine Verwechslung zwischen veralteten und aktualisierten Versionen möglich ist.
- Zugriffsverwaltung – Nur autorisierte Benutzer erhalten Zugriff auf das Dokument, und zwar je nach Relevanz auf der erforderlichen Zugriffsebene, sei es zum Anzeigen, Bearbeiten oder Verteilen der Dokumente. Dazu muss unbedingt ein zuverlässiges System vorhanden sein, um den Zugriff auf die Dokumente zu gewähren und sie bei Bedarf abzurufen. Hierfür empfehlen wir ein zuverlässiges und sicheres elektronisches Dokumentenverwaltungssystem, das zudem benutzerfreundlich ist (natürlich setzen wir unser eigenes DMS, Foderit, ein! Wir haben das Spielbuch für benutzerfreundliches Dokumentenmanagement geschrieben).
- Verteilung – Dies ist ziemlich einfach. Es wird sichergestellt, dass die Dokumente zur richtigen Zeit an die richtigen Personen verteilt werden, oft durch automatisierte Workflows, und es wird dafür gesorgt, dass sie Zugang zur richtigen Version des Dokuments und den darin enthaltenen Informationen haben.
- Sicherheit – Da die meisten Unternehmen mit sensiblen Daten zu tun haben, von juristischen Daten über Daten aus dem Gesundheitswesen bis hin zu Daten über geistiges Eigentum, führt die Dokumentenkontrolle wichtige Sicherheitsprotokolle ein, die all diese Informationen vor unbefugtem Zugriff schützen.
- Aufbewahrung, Archivierung und Entsorgung – Unternehmensrichtlinien (in der Regel aus Gründen der Compliance) schreiben vor, wie lange die Dokumente aufbewahrt werden und wann sie archiviert oder entsorgt werden müssen. Eine ordnungsgemäße Archivierung stellt sicher, dass die Daten für zukünftige Referenzen erhalten bleiben. Außerdem wird durch die automatische Entsorgung sichergestellt, dass veraltete Dokumente nicht das System verstopfen oder unnötige Ordner füllen. Dies gewährleistet die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien, die die Archivierung und Entsorgung von Dokumenten regeln.
Warum ist Dokumentenkontrolle wichtig?
In allen Unternehmen wird täglich eine große Menge an Dokumenten erstellt und bearbeitet. Eine ordnungsgemäße Dokumentenkontrolle stellt sicher, dass es immer eine einzige Master-Version jedes Dokuments gibt, die eine vollständige Versionshistorie aufweist.
Darüber hinaus muss jedes Dokument, das die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen beeinflussen kann, wie z.B. Richtlinien, Verfahren und Spezifikationen, kontrolliert werden. Ohne ein angemessenes Kontrollsystem besteht die Gefahr, dass Unternehmen unorganisiert sind, mit veralteten Informationen umgehen müssen und dass Dokumente verloren gehen, was zu Ineffizienzen und Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führt.
Eine konforme und ordnungsgemäße Dokumentenkontrolle schützt vor diesen Risiken, indem sie für Genauigkeit, Sicherheit und Konsistenz in allen Unternehmensabläufen sorgt.
Wie Folderit die Dokumentenkontrolle vereinfacht
Folderit bietet Unternehmen und Organisationen leistungsstarke Funktionen zur Dokumentenkontrolle, die speziell entwickelt wurden, um die Einhaltung von Vorschriften und internen Regelungen zu erleichtern.
Und so geht’s:
- Versionskontrolle: Folderit verfolgt automatisch alle an den Dokumenten vorgenommenen Änderungen und stellt sicher, dass die Benutzer Zugriff auf die neueste Version mit einer vollständigen Historie der Bearbeitungen haben.
- Zugriffsberechtigungen: Administratoren können rollenbasierte Berechtigungen festlegen, um zu kontrollieren, wer Dokumente anzeigen, bearbeiten oder freigeben darf. So wird sichergestellt, dass sensible Informationen sicher sind und nur autorisierte Benutzer Änderungen vornehmen können.
- Automatisierte Workflows: Dies ist unser Favorit. Benutzer können Genehmigungs-Workflows erstellen, die Dokumente automatisch an die zuständigen Personen zur Überprüfung, Genehmigung oder Unterschrift weiterleiten.
- Erweiterte Suchfunktionalität (OCR): Unsere erweiterte Suchfunktion (OCR) macht das Auffinden von Dateien extrem einfach. Sie ermöglicht Ihnen die Suche nach Schlüsselwörtern, Metadaten oder Inhalten innerhalb von Dokumenten (ja, selbst wenn Sie alles andere vergessen haben, können Sie das Dokument anhand des Inhalts suchen, der sich im Dokument befand).
- Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften: Unser DMS wurde für die Einhaltung von Unternehmensvorschriften entwickelt und hilft Ihnen, mit Funktionen wie Prüfprotokollen, sicherer Speicherung und Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung mit den Branchenvorschriften Schritt zu halten.
- Cloud-basierte Speicherung: Der Cloud-Speicher von Folderit bedeutet, dass kontrollierte Dokumente von überall, auf jedem Gerät und zu jeder Zeit zugänglich sind (24/7 Betriebszeit). Das bedeutet, dass die Arbeit aus der Ferne einfacher ist und Teams unabhängig von ihrem Aufenthaltsort auf alle benötigten Informationen zugreifen können.
Die Dokumentenkontrolle ist für digitale Abläufe von zentraler Bedeutung. Sie hilft Unternehmen dabei, die Vorschriften einzuhalten, Risiken zu minimieren und die betriebliche Effizienz zu erhalten. Durch den Einsatz eines fortschrittlichen DMS wie Folderit können Unternehmen alle Prozesse der Dokumentenkontrolle automatisieren und rationalisieren und so Genauigkeit, Sicherheit und Zugriff für die richtigen Personen zur richtigen Zeit gewährleisten.
