Dokumentenmanagementsystem für kleine Unternehmen
Dokumente sind nach wie vor ein kritischer Wert für jedes Unternehmen, umso mehr im Zeitalter der digitalen Transformation. Unternehmen sind auf ihre Daten und die Übermittlung von Informationen an Kunden und Interessengruppen angewiesen, wobei Dokumente als Mittel zur Erreichung dieses Ziels dienen. Mit der Automatisierung von Dokumenten wird der Prozess der Erstellung und Verwaltung von Dokumenten einfacher und effizienter.
Die digitale Dokumentenumwandlung umfasst eine vollständig automatisierte und intelligente Dokumentenlösung, die sich auf alle Dokumente auswirkt, von Angeboten, Marketingmaterial, Rechnungen, Kundenkommunikation bis hin zu Projektaktualisierungen. Diese Prozesse sollten schnell, einfach und präzise sein.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein integraler Bestandteil Ihres Ablagesystems. Es ist eine umfassende Software, die Ihnen hilft, Ihr Büro in ein papierloses Büro umzuwandeln. Das ist nicht nur besser für die Umwelt, sondern auch für Ihr Unternehmen. Ein einziger Zugriffspunkt für alle Ihre Dokumente kann den Arbeitsablauf rationalisieren und die Produktivität steigern.
Nachdem Sie ein physisches oder digitales Dokument erfolgreich in Ihr Verwaltungssystem importiert haben, kann jeder mit den entsprechenden Berechtigungen darauf zugreifen. Mit den meisten Dokumentenverwaltungsprogrammen können Sie Berechtigungen und Einschränkungen für den Zugriff und die Bearbeitung festlegen. Auf diese Weise kann Ihr Team gemeinsam an Dokumenten arbeiten und aktualisierte Versionen verfolgen.
Die Vorteile eines Dokumentenverwaltungssystems für kleine Unternehmen
Dokumentenmanagementsysteme sind für kleine Unternehmen in mehrfacher Hinsicht von Vorteil. Mit der papierlosen Dokumentenverwaltung können kleine Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, Zeit sparen und Fehler reduzieren.
Dokumentenmanagementsysteme können Ihrem Team zugutekommen, indem sie einen organisatorischen Ablauf schaffen, dem jeder folgen kann.
Ihr Unternehmen wird mit der Zeit wachsen, und eine ordnungsgemäße Dokumentation wird dieses Wachstum offensichtlicher machen. Das wirkt sich besonders günstig aus, wenn Sie vorhaben zu verkaufen oder eine Akquisition durchzuführen. Alles in einem einzigen System aufzunehmen, braucht ein wenig Zeit, um sich zu etablieren, erspart Ihnen aber langfristig unzählige Arbeitsstunden.
Auch wenn Sie Ihre Ablage zu Beginn des Unternehmens bequem von Hand erledigen können, wird das wahrscheinlich nicht immer der Fall sein. Mit zunehmender Größe Ihres Unternehmens werden Sie wahrscheinlich ein Dokumentenmanagementsystem benötigen. Die frühzeitige Umstellung auf ein papierloses Büro wird Ihren Prozess später vereinfachen. Eine geeignete Dokumentenmanagement-Plattform kann auch sicherstellen, dass Sie keine Unterlagen verlieren oder wichtige Dokumente beschädigen, wie es bei Papierdokumenten der Fall sein könnte.
Worauf Sie bei einem Dokumentenmanagementsystem achten sollten
Bevor Sie ein Dokumentenverwaltungssystem für Ihr Unternehmen wählen, sollten Sie Ihre Anforderungen an die Dokumentenverwaltung prüfen. Nicht jedes Dokumentenverwaltungsprogramm passt zu Ihrem Unternehmen. Wenn Sie also herausfinden, welche Funktionen Sie benötigen, können Sie Ihre Optionen eingrenzen.
Skalierbarkeit und erweiterte Funktionen
Geben Sie neben Ihren aktuellen Bedürfnissen auch an, welche erweiterten Funktionen Sie später bei der Expansion Ihres Unternehmens implementieren möchten. Es ist wichtig, dass Sie sich für eine Dokumentenmanagement-Software entscheiden, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann, da Sie sonst irgendwann Ihre Software wechseln müssen.
Sicherheit und Notfallwiederherstellung
Die Nr. 1-Funktion, nach der man in einem Dokumentenmanagementsystem suchen sollte, ist die Sicherheit. Sie wollen auf jeden Fall eine Datenverletzung verhindern. Suchen Sie nach einer Software, die großen Wert auf den Schutz Ihrer Informationen legt.
Benutzerfreundlichkeit
Neben der Sicherheit sind Benutzerfreundlichkeit und Verfügbarkeit weitere Hauptmerkmale. Sie sollten in der Lage sein, bei Bedarf leicht auf Ihre Dateien zuzugreifen, sie zu verwalten und zu navigieren. Seien Sie realistisch hinsichtlich der Ressourcen, die Sie für die Verwaltung Ihres DMS aufwenden können. Wenn Sie nicht über viele Ressourcen verfügen, könnten webbasierte Dokumentenverwaltungssysteme eine Lösung bieten.
Zusammenarbeit und Integration
Da Sie wahrscheinlich mehrere Abteilungen in Ihrem Unternehmen haben, werden Sie das Dokumentenmanagementsystem unternehmensweit nutzen. Um das zu gewährleisten, sollte das DMS über Kollaborations- und Integrationsfunktionen verfügen. Achten Sie auf Funktionen wie Echtzeit-Live-Bearbeitung, Tools zur gemeinsamen Nutzung von Dateien, Integrationen mit anderen Plugins und die Möglichkeit, den Benutzerzugriff auf bestimmte Dokumente hinzuzufügen oder einzuschränken.
Wie viel kostet ein Dokumentenmanagementsystem?
Die Preise für eine Dokumentenmanagement-Software hängen von der Art des Hostings ab, das Sie benötigen, und davon, wie viele Personen Zugang benötigen. Kleine Unternehmen können zwischen Cloudhosting und Vor-Ort-Software wählen; jede Option hat ihre Vor- und Nachteile.
Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Software ist in der Regel flexibler und wird über ein monatliches Abonnement abgerechnet, das im Durchschnitt 10 – 90 Euro pro Monat beträgt. Die besten Cloud-basierten Pläne beinhalten technischen Support und Updates. Cloudhosting eignet sich für Kleinunternehmen oft am besten.
Vor-Ort-Dokumentenverwaltungslösungen erfordern in der Regel eine einmalige Anfangsgebühr sowie ein Jahresabonnement für technischen Support und Software-Updates. Diese DMS kosten im Durchschnitt etwa 900 Euro pro Benutzer, zuzüglich der jährlichen Abonnementgebühr von etwa 20% der anfänglichen Kosten.
Die Anzahl der Benutzer, die Zugriff benötigen, kann Ihre Gesamtkosten stark beeinflussen, da monatliche Abonnements in der Regel pro Benutzer und pro Monat berechnet werden. Die meisten DMS-Unternehmen bieten gestaffelte Pläne mit unterschiedlichem Umfang an Funktionen und Support an, sodass der beste Plan für Ihr Unternehmen von Ihren Bedürfnissen abhängt.