Metadaten im Dokumentenmanagement machen Angaben wie Kunde, Vertragsverantwortlicher oder Laufzeit als einheitliche Felder auffindbar. So muss das Team nicht aus einem Dateinamen wie vertrag-final-v3.pdf ableiten, zu welchem Vorgang ein Dokument gehört.
Dieser Leitfaden zeigt die Einrichtung in Folderit. Eine Einführung bietet der Artikel Was Metadaten bedeuten und wofür sie nützlich sind (Englisch).
Welche Fragen sollen die Felder beantworten?
Beginnen Sie mit einer Dokumentart und den häufigsten Suchaufgaben. Bei Verträgen sind das etwa: Welche Vereinbarungen gehören zu diesem Kunden? Wer betreut sie? Welche Verträge enden im gewählten Zeitraum? Aus solchen Fragen ergibt sich, welche Angaben Sie tatsächlich benötigen.
Die folgende kleine Vertragsvorlage ist ein Konfigurationsbeispiel. Diese Felder sind nicht in jedem Folderit-Konto bereits angelegt.
Die Tabelle lässt sich auf schmalen Bildschirmen seitlich verschieben.
| Feld | Typ | Bedeutung |
|---|---|---|
| Kunde | List oder String | Einheitlicher Kundenname; nach Möglichkeit eine gepflegte Auswahlliste verwenden. |
| Vertragsart | List | Zum Beispiel Dienstleistung, Liefervertrag oder Vertraulichkeitsvereinbarung. |
| Verantwortlicher | User | Die Person, die den Vertrag betreut. |
| Status | List | Eindeutige Phasen wie Entwurf, In Prüfung und Unterzeichnet. |
| Enddatum | Date | Das vertragliche Enddatum, nicht das Hochladedatum. |
| Alte Referenz | String | Die Kennung aus dem bisherigen System. |
Halten Sie den Einstieg überschaubar. Ein neues Feld sollte eine Suchaufgabe, eine Entscheidung oder einen erforderlichen Ablauf unterstützen. Erfassen Sie keine personenbezogenen Angaben, die für diesen Zweck nicht benötigt werden.
Standardfelder und eigene Felder unterscheiden
Die sieben Standardfelder heißen Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date und Due Date. Die Document ID wird automatisch vergeben. Signed by hält die Namen von Unterzeichnenden fest; einen Namen dort einzutragen ist keine elektronische Unterzeichnung.
Als eigene Feldtypen stehen String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User und Entity zur Verfügung. Bei List legen Sie die auswählbaren Werte fest. Entscheiden Sie sich vor dem Import für den Datentyp. Prüfen Sie insbesondere leere Datumswerte und Kennungen mit führenden Nullen: Eine Referenz wie 00123 gehört üblicherweise in ein Textfeld, wenn die Nullen erhalten bleiben sollen.
Eine wiederverwendbare Ordnervorlage einrichten
Eine Ordnervorlage ergänzt neue Ressourcen im gewählten Geltungsbereich automatisch um die festgelegten Felder.
- Öffnen Sie den Ordner und wählen Sie Meta in der Werkzeugleiste.
- Fügen Sie ein vorhandenes Feld hinzu oder erstellen Sie eines mit Name, Beschreibung und Datentyp.
- Legen Sie je Feld Required, Recursive und den Geltungsbereich unter Include fest: Dateien, Ordner, externe Links oder eine Kombination.
- Speichern Sie die Vorlage und prüfen Sie eine neue Ressource im Ordner.
Required verlangt einen Wert beim Bearbeiten der Metadaten. Folderit kennzeichnet Ressourcen, bei denen Pflichtangaben fehlen; öffnen Sie deren Modify-Ansicht und ergänzen Sie sie. Die Einstellung bedeutet nicht, dass jede hochgeladene Datei sofort vollständige und richtige Angaben enthält.
Recursive wendet das Feld auch auf Unterordner an. Nutzen Sie das für einen Zweig mit einem gemeinsamen Dokumentmodell. Prüfen Sie die Auswirkungen, bevor dieselben Felder auf fachlich unterschiedliche Abteilungen ausgedehnt werden.
Werte pflegen, anzeigen und gezielt suchen
Öffnen Sie eine Datei, einen Ordner oder einen externen Link und wählen Sie Modify, um Werte einzutragen oder zu ändern. Dafür ist die passende Bearbeitungsberechtigung nötig. Zum Anlegen und Verwalten zentraler Felder benötigen Sie die kontoweite Berechtigung Manage Metadata.
Zeigen Sie wichtige Werte als Spalten in der Ordneransicht an. Fehlende Angaben und unterschiedliche Schreibweisen lassen sich so prüfen, ohne jede Datei einzeln zu öffnen.
Mit der erweiterten Suche grenzen Sie Ergebnisse über Metadatenfelder und weitere Filter ein. Live Search durchsucht Namen und Metadaten während der Eingabe. Deep Search kann zusätzlich unterstützte Dokumentinhalte über Texterkennung und Indexierung durchsuchen. Inhalte von XLSX-Dateien sind nicht Teil der OCR-Inhaltssuche.
OCR und Metadaten erfüllen unterschiedliche Aufgaben: Die Texterkennung kann einen Begriff im Scan finden; ein geprüftes Kunden- oder Datumsfeld beschreibt dessen geschäftliche Bedeutung. Probieren Sie beides mit repräsentativen Dateien aus und kontrollieren Sie auch die Grenzen der Zugriffsrechte.
Die Angaben in Arbeitsabläufen nutzen
Datumsfelder können Prüfprozesse unterstützen, strukturierte Werte Berichte und konfigurierte Workflows. Im Workflow Designer lässt sich eine Metadatenänderung als Ereignis verwenden und ein Feld als Bedingung prüfen. Konfigurieren und testen Sie den vollständigen Ablauf: Eine Änderung des Status allein legt noch keinen Freigabeprozess fest.
Vereinbaren Sie bei Bestandsarchiven zuerst, wie Dateien und Feldwerte zugeordnet werden, bevor Sie Metadaten aus Excel oder CSV übertragen. Der Leitfaden zur DMS-Migration beschreibt die notwendigen Prüfungen.
Die Struktur dauerhaft pflegen
- Benennen Sie eine verantwortliche Person für Felddefinitionen und Listenwerte.
- Beschreiben Sie mehrdeutige Felder, besonders Daten und Statusangaben.
- Kontrollieren Sie fehlende Pflichtwerte und abweichende Schreibweisen.
- Erproben Sie Vorlagenänderungen an einer kleinen Stichprobe.
- Prüfen Sie Abhängigkeiten vor dem Löschen zentraler Felder: Die Löschung wirkt überall, wo das Feld verwendet wird, einschließlich Vorlagen und gespeicherter Ressourcen.
Starten Sie mit einem Ordner und einer repräsentativen Dokumentauswahl. Testen Sie Folderit und lassen Sie einen Kollegen das richtige Dokument anhand der vereinbarten Angaben suchen.
