Was ist M-Files?

M-Files ist eine KI-gestützte Plattform für Dokumenten- und Informationsmanagement mit Metadaten im Mittelpunkt. Sie organisiert Inhalte nach ihrem Kontext – also danach, was sie sind, statt danach, wo sie gespeichert sind. Mit metadatengestützter Architektur, integrierter Workflow-Engine und fortschrittlicher künstlicher Intelligenz hilft M-Files Organisationen, Informationschaos zu beseitigen, Prozesse effizienter zu gestalten sowie Dokumentensicherheit und Compliance zu automatisieren.

M-Files führt ein kontextbasiertes Dokumentenmanagement ein, das den Fokus auf das Verständnis von Wer, Was, Wann und Warum hinter jedem Dokument legt, was Organisationen durch die Eliminierung von Vermutungen, die Verbesserung von Workflows und die Ermöglichung zuverlässigerer KI zugutekommt.

M-Files ist eine flexible Lösung, die als Cloud-Service, eine On-Premises-Installation oder eine hybride Lösung verfügbar ist. Sie wurde entwickelt, um die Lücke zwischen strukturierten Geschäftsdaten und unstrukturierten Inhalten zu überbrücken.

Wie funktioniert M-Files?

Der M-Files-Ansatz klassifiziert Dokumente mithilfe von Metadaten und sortiert Inhalte basierend auf diesen Daten in Ansichten. Dies ermöglicht es Nutzern, Dokumente basierend auf deren Inhalt zu finden, anstatt durch komplexe Ordnerstrukturen zu suchen. Dieser Ansatz konsolidiert Unternehmensdaten aus mehreren Repositories und ermöglicht eine einheitliche Verwaltung und den Zugriff über die gesamte Organisation hinweg.

Zusätzlich bietet M-Files intuitive Schnittstellen, die es Nutzern ermöglichen, Dokumente effizient zu navigieren und zu finden.

Hauptmerkmale von M-Files

Die Funktionen von M-Files helfen Organisationen dabei, Dokumente effektiv zu verwalten:

• Metadatengetriebene Architektur: M-Files ist eine metadatengetriebene Software, die auf einer patentierten Architektur basierend auf Metadaten funktioniert. Dieses Design hilft Benutzern, Daten schneller zu finden, stellt sicher, dass Dateien korrekt gekennzeichnet sind, und reduziert das Geschäftsrisiko durch die Eliminierung doppelter Versionen. 
• M-Files Aino KI-Assistent: Aino ist ein generatives KI-Tool, das Benutzern hilft, Dokumente zu verwalten. Es kann lange Dokumente zusammenfassen, Inhalte übersetzen und Workflows automatisieren. 
• Workflow-Automatisierung: Die Automatisierung in M-Files stützt sich auf Metadaten, um den Lebenszyklus eines Dokuments zu verfolgen. Das System nutzt diese Daten, um ein Dokument in die richtige Phase zu führen (z. B. von “Entwurf” zu “Freigabe”). Es aktualisiert die Metadaten automatisch, sobald jeder Schritt abgeschlossen ist.
• Sicherheit und Compliance: Die M-Files-Plattform führt detaillierte Audit-Trails. Sie protokolliert jede Benutzeraktion und hält fest, wer wann auf welche Informationen zugegriffen hat. Diese Dokumentenlenkung ist für Compliance-Berichte und Sicherheitsprüfungen unverzichtbar. Das System verschlüsselt Daten bei der Übertragung und Speicherung, um vertrauliche Informationen zu schützen. Geschäftskritische Dokumente liegen sicher in einem Dokumententresor (Document Vault).

Wesentliche Funktionen des M-Files Dokumentenmanagementsystems

Zu den wesentlichen Funktionen von M-Files als DMS-System gehören:

• Dokumentenmanagement und -lenkung: M-Files vereinfacht das Erstellen, Speichern und Auffinden von Dokumenten, einschließlich der Digitalisierung von Papierunterlagen für einfachen Zugriff und Verwaltung. Benutzer können gemeinsam an Dokumenten arbeiten, geschützt durch robuste Zugriffsberechtigungen .
• Versionskontrolle: M-Files verfolgt automatisch die Versionshistorie, sodass Benutzer stets auf die neueste Version zugreifen können, während gleichzeitig eine Aufzeichnung früherer Entwürfe geführt wird. M-Files bewahrt die vollständige Historie eines Dokuments, wodurch Benutzer auf frühere Versionen zurückgreifen und die Einhaltung der Richtlinien sicherstellen können.
• Externe Zusammenarbeit: M-Files ermöglicht eine sichere Weitergabe an externe Partner, ohne dass doppelte E-Mail-Anhänge erstellt werden. M-Files sichert Dokumente während der Weitergabe und ermöglicht es Nutzern, Dokumente innerhalb der Plattform elektronisch zu unterschreiben, was Remote- und mobile Workflows unterstützt.
• Unternehmensweite Suche: Bietet leistungsstarke Suchwerkzeuge, um relevante Dokumente in allen verbundenen Systemen zu finden, einschließlich der Möglichkeit, gleichzeitig über mehrere Dokumente hinweg zu suchen, um umfassende Ergebnisse zu erzielen.
• KI-Funktionen und Dokumentenkategorisierung: M-Files nutzt KI-gestützte Funktionen für die automatisierte Dokumentenkategorisierung, Inhaltsanalyse und Metadatenanreicherung, was die Organisation und die Workflow-Effizienz verbessert.
• Regulatorische Konformität: Sorgt dafür, dass Dokumente entsprechend gesetzlichen Anforderungen wie DSGVO oder HIPAA verwaltet werden, einschließlich eines vollständigen Audit-Trails.

Hosting und Bereitstellung: Mehrserver- und Hybrid-Optionen

M-Files bietet flexible Bereitstellungsoptionen, die unterschiedlichen IT-Bedarf entsprechen. Für Organisationen, die eine On-Premises-Installation bevorzugen, stellt M-Files eine sichere und kontrollierte Umgebung zur Verfügung. M-Files Base fungiert als die grundlegende On-Premises-Edition und bietet wesentliche Funktionen des Dokumentenmanagements, wobei sie den Ausgangspunkt in der M-Files-Plattform-Reihe darstellt. Unternehmen können aus verschiedenen Editionen wählen, wie z. B. M-Files Team und M-Files Business, um ihren spezifischen Anforderungen gerecht zu werden und sich bei Bedarf entsprechend zu skalieren.

Über die einfache Lizenzierung hinaus bietet M-Files zwei Schlüsselfunktionen:

• Multi-Server-Modus: Der M-Files Multi-Server-Modus ermöglicht es mehreren Servern, gleichzeitig mit dem M-Files Vault zu verbinden. Ein Load Balancer verteilt die Benutzer über diese aktiven Server. Wenn ein Server ausfällt, werden die Benutzer automatisch auf andere Server umgeleitet, wodurch Ausfallzeiten unbemerkt bleiben.
• Hybride Cloud-Bereitstellung: Als hybride Cloud-Plattform für Inhaltsdienste kann M-Files lokal, in der Cloud oder als Hybrid-Lösung mit einem einzigen Lizenzabonnement eingesetzt werden. Unternehmen können so sensible Daten auf eigenen Servern und andere Daten in der Cloud speichern – bei gleicher Benutzeroberfläche.

Integration von M-Files mit SAP und ERP-Systemen

M-Files bietet eine starke Integration mit Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen, insbesondere mit SAP.

• SAP-Datensynchronisation: Administratoren können SAP-Objekte, wie Lieferanten, Kunden und Produkte, direkt in M-Files-Metadaten synchronisieren, sodass jedes Dokument automatisch mit dem richtigen Geschäftsobjekt verknüpft wird.
• SAP S/4HANA®-Erfahrung: (M-Extender): Mit M-Extender integriert sich M-Files direkt in die SAP-Oberfläche, sodass Teams Dokumente und nicht-SAP-Inhalte (wie E-Mails oder Verträge) ohne das Wechseln von Fenstern einsehen können.
• Weitere Integrationsmöglichkeiten: Das M-Files Extension Kit Cloud Connector ermöglicht die Integration mit vielen Drittsystemen wie Microsoft Dynamics 365, Salesforce, SharePoint oder Netsuite ohne komplexe Programmierung. Dies bedeutet, dass eine On-Premises-M-Files-Einrichtung sich mit Cloud-Anwendungen wie Salesforce verbinden kann, und M-Files Cloud sich mit On-Premises-ERP-Systemen verbinden kann.

M-Files-Integrations-Ökosystem

M-Files verbindet sich mit bestehenden Systemen, Archiven und Apps, um ein zentrales, vertrauenswürdiges Repository zu schaffen. Dies stellt sicher, dass stets verlässliche Informationen verfügbar sind, was die Produktivität verbessert.

Zu den gängigen Integrationen gehören:

• Microsoft 365: Benutzer können direkt aus Outlook, Word, Excel und Teams auf M-Files zugreifen.
• Google Workspace: Integration für Benutzer, die Google Drive und Docs bevorzugen.
• Elektronische Unterschrift: Nahtlose Verbindungen mit DocuSign und Adobe Acrobat Sign zur Verwaltung von Freigabe-Workflows.

Indem Benutzer auf das Document Management System über ihre täglichen Werkzeuge wie Microsoft Teams zugreifen können, reduziert M-Files den Wechsel zwischen Anwendungen.

M-Files Sicherheitsfunktionen, Compliance und Workflow-Automatisierung

M-Files schützt Dokumente mit strengen Zugriffsrechten, Verschlüsselung und Audit-Funktionen.

• Dynamische Berechtigungen: M-Files verwendet dynamische, rollenbasierte Zugriffsrechte. Der Zugriff auf ein Dokument ist nicht statisch, sondern ändert sich anhand der Dateimetadaten. So sind sensible Unterlagen ohne manuelle Anpassungen nur den passenden Teams zugänglich.
• Authentifizierung: M-Files integriert sich in Enterprise-Authentifizierungssysteme, einschließlich Active Directory und Single Sign-On (SSO)-Lösungen (wie Azure AD/Entra ID). Dies ermöglicht es Organisationen, Benutzer zentral zu verwalten und gleichzeitig einen sicheren Zugriff zu gewährleisten.

Fazit

M-Files ist eine “Context-First”-Dokumentenmanagement-Plattform, die Informationen basierend auf ihrem Inhalt organisiert. Durch die Kombination von Dokumenten, Daten und Prozessen in einer einzigen Ansicht eliminiert M-Files die Notwendigkeit einer manuellen Dateistruktur und gewährleistet eine konsistente Dokumentenlenkung. Mit seiner metadata-gesteuerten Architektur, KI-Tools und flexiblen Optionen für Cloud oder On-Premises ist M-Files für Unternehmen aller Größen geeignet.