Softver za automatizaciju tokova dokumenata
Jednostavni tokovi rada s dokumentima: automatizujte odobravanja, preglede, potvrde o čitanju, i potpise uz Folderit, najjednostavniji sistem za upravljanje dokumentima na svijetu.
Postavite jednostavne tokove rada s dokumentima za nekoliko minuta. Za naprednije poslovne procese koristite vizuelni alat za izradu tokova rada:
Četiri toka rada. Jedan povezan proces.
Folderit podržava četiri osnovne vrste tokova rada, kao i prilagodljive metode tokova rada zasnovane na njima, od kojih je svaka namijenjena određenoj fazi životnog ciklusa dokumenta. Koristite ih zasebno ili ih povežite, tako da jedan dokument prolazi kroz pregled, odobravanje, potpisivanje i potvrdu o čitanju u jednom automatizovanom toku.
Tokovi odobravanja dokumenata
Dobijte formalna odobrenja pojedinaca ili određenih grupa koja se mogu revidirati — bez podsjećanja putem emaila.
Za nekoliko minuta postavite tokove odobravanja za fakture, ugovore, narudžbenice, pravilnike, dokumente ljudskih resursa i sve drugo što zahtijeva obavezujuću odluku prije nastavka. Osobe koje odobravaju vide dokument, vašu prilagođenu napomenu, prateće datoteke i potpun spisak ostalih učesnika. Mogu odobriti, odbiti ili delegirati i dodati komentar ili prilog radi obrazloženja odluke.
Ako dokument bude odbijen, otpremite revidiranu verziju i pošaljite ga na novo odobravanje. Folderitovo upravljanje verzijama čuva potpunu historiju datoteke, pa se ništa ne gubi između krugova. Svaka odluka dobija vremensku oznaku i bilježi se u tragu revizije. Odobreni i odbijeni dokumenti mogu se izvesti kao PDF-ovi s priloženim potpunim sažetkom toka rada, dok originalna datoteka ostaje netaknuta.
Tokovi pregleda dokumenata
Ne treba svakom dokumentu obavezujuća odluka. Ponekad ga samo prvo trebaju vidjeti prave osobe.
Tokovi pregleda omogućavaju usmjeravanje dokumenata jednoj ili više osoba na pregled prije odobravanja ili potpisivanja. Koristite ih za kontrolu kvaliteta, provjere usklađenosti, urednički pregled ili bilo koji interni postupak provjere u kojem su važne povratne informacije, ali nije potrebno formalno odobrenje.
Kao i svi tokovi rada u Folderitu, pregledi podržavaju paralelne, serijske ili prilagođene korake, tako da dokument možete poslati svima odjednom ili odrediti redoslijed pregledavalaca. Svaka radnja bilježi se s vremenskom oznakom i identitetom pregledavaoca, pružajući jasan tragu revizije bez ikakvog ručnog vođenja evidencije.
Tokovi potvrđivanja čitanja dokumenata
Trebate potvrdu da je dokument pročitan i shvaćen, a ne samo dostavljen?
Tokovi potvrđivanja čitanja pružaju strukturisan zapis koji se može revidirati o tome ko je potvrdio prijem i razumijevanje dokumenta. To je ključna mogućnost u svakoj primjeni automatizacije dokumenata u organizaciji u kojoj pasivna dostava nije dovoljna.
Tipični primjeri uključuju pravilnike ljudskih resursa, procedure zaštite zdravlja i sigurnosti, materijale za obuku, standardne operativne procedure i regulatorne obavijesti — svugdje gdje morate pokazati da su zaposlenici ili treće strane propisno obaviješteni. Svaka potvrda bilježi se s vremenskom oznakom i identitetom učesnika. Potpuni zapis može se preuzeti kao sažeti PDF, dok originalni dokument ostaje netaknut, što olakšava pripremu dokaza za revizije, ISO provjere ili provjere usklađenosti s GDPR-om. Možete koristiti i korisničke grupe kako biste tokove potvrđivanja čitanja poslali cijelim timovima odjednom.
Tokovi eSign: elektronski potpisi
Folderit eSign pruža neograničene elektronske potpise uključene u plan Tailor — bez potrebe za uslugom treće strane ili naknadama po potpisu.
Koristite eSign tokove svugdje gdje bi inače bio potreban vlastoručni potpis: za ugovore, sporazume o povjerljivosti, ugovore s dobavljačima, odobrenja klijenata i dokumente pri zapošljavanju. Vanjskim stranama ne treba Folderit račun — dobijaju siguran link emailom i potpisuju direktno iz svog sandučića, što ovo čini praktičnim rješenjem za automatizaciju dokumenata u mješovitim timovima i s vanjskim ugovornim stranama.
Već koristite DocuSign? Folderit podržava i njega — dostupan je u planovima Medium i Tailor uz vašu postojeću DocuSign pretplatu. Niste vezani za jednog pružaoca usluge potpisivanja. Za organizacije kojima su potrebni kvalifikovani elektronski potpisi, Folderit podržava i eID (XAdES/ASIC-E) za elektronske lične karte koje izdaju državna tijela.
Postavite tok rada prema svom procesu
Pokrenite tok rada
Pokrenite tok rada:
- Direktno na bilo kojoj datoteci jednim klikom.
- Na folderu — svi novododani dokumenti automatski pokreću tokove rada.
- Iz višekratno upotrebljivog predloška toka rada kreiranog za poslovni proces koji se ponavlja.
- Iz sačuvane vizuelne automatizacije toka rada s unaprijed definisanim fazama, pravilima i učesnicima.
(Dokumente možete čak slati emailom direktno u ove foldere ako znate adresu foldera.)
Odredite redoslijed učesnika
- Paralelno – Svi učesnici pozivaju se istovremeno.
- Serijski – Svaki učesnik poziva se tek nakon što prethodni završi svoj zadatak.
- Prilagođeno – Omogućava kombinovanje paralelnih i serijskih koraka. Na primjer, možete početi s tri osobe koje rade paralelno, a kada završe, preći na sljedeći korak s drugom grupom (ili čak jednom osobom) koja mora dati konačno odobrenje.
Ovdje birate metodu toka rada i postavljate učesnike za automatizaciju na nivou foldera:
Olakšajte završavanje svakog zadatka
Najbrže završavanje zadataka među svim DMS-ovima
Prema Gartnerovom testu, Folderit omogućava najbrže završavanje zadataka toka rada u svojoj klasi. Bilo da je dokument namijenjen pregledu, odobravanju, potpisivanju ili potvrđivanju čitanja, Folderit to obavlja — brzo.
Ovo je prikaz koji donosilac odluke vidi u toku odobravanja. Može pregledati i preuzeti datoteku, pročitati prilagođenu napomenu i vidjeti ko još učestvuje u toku rada. Može ostaviti komentar, priložiti datoteku uz svoju odluku i izabrati odobravanje, odbijanje ili delegiranje zadatka drugom korisniku.
Pružite pozvanim osobama potpuni kontekst
- Prikažite metapodatke dokumenta kao što su rokovi, kategorije ili informacije o projektu, ako to želite.
- Prikažite povezane stavke (prateće dokumente, reference) za bolje odluke, ako to želite.
Svako može učestvovati
Bilo unutar ili izvan vaše organizacije:
- Registrovani korisnici imaju puni pristup kontrolnoj ploči za praćenje, upravljanje i pregled svih zadataka.
- Neregistrovani korisnici mogu sigurno učestvovati putem emaila.
- Cijela historija tokova rada bilježi se i dostupna je za reviziju.
Delegiranje i režim odsustva
- Niste prava osoba za zadatak? Delegirajte ga nekome drugom.
- Idete na odmor? Postavite period odsustva i odredite zamjenika za tokove rada u svom profilu.
Zadržite uvid u odluke i napredak
Pogledajte tokove rada na čekanju u cijeloj organizaciji
- Pogledajte sve tokove rada na čekanju u cijeloj organizaciji.
- Odmah saznajte gdje je i zašto nešto zastalo, te kada je počelo.
Pogledajte status svakog dokumenta
Svaki dokument u prikazu foldera pokazuje trenutni status toka rada jasnim ikonama:
Dokument može proći kroz sve metode tokova rada s dokumentima u jednom toku. Ovaj dokument je, na primjer, i potpisan i ima potvrdu o čitanju, što pokazuju ikone:
Preuzmite sažetke tokova rada
Odbijene ili odobrene datoteke mogu postati PDF-ovi sa sažecima toka rada. Originalni dokument ostaje netaknut.
- Dodajte ažurirane verzije kako biste ponovo pokrenuli tok ako je nešto odbijeno.
- Stranice sažetka uključuju:
- Odluke s vremenskim oznakama
- Komentare
- Delegiranja
- Preuzmite:
- Cijeli dokument + stranice sažetka
- Samo sažetke
- Ili samo originalnu datoteku
Spremni ste pojednostaviti tokove rada s dokumentima?
Uz neograničeno ugrađeno odobravanje i elektronsko potpisivanje, najbrže završavanje zadataka, i i bez frustracija.