İnsan kaynakları belge yönetim sistemi

İnsan kaynakları belge yönetim sistemi yazılımı

İnsan Kaynakları, şirketler onları oluşturan çalışanlardan doğduğu için en kritik yönetim süreçlerinden biri olarak sınıflandırılabilir. İnsan kaynakları yöneticilerinin bu büyük sorumluluğu destekleyen güçlü araçlara ihtiyacı vardır. Folderit’in insan kaynakları süreçlerini destekleyen etkili bir İnsan kaynakları belge yönetim sistemi yazılımı olması şöyle mümkündür.

Çevrimiçi personel deposu

Folderit’in banka düzeyinde güvenlikli, bulut tabanlı belge yönetim sistemi, şirket hiyerarşisindeki herkese kademeli erişim düzeyleri sunan katmanlı klasörlerde personel profillerini tutmak için çevrimiçi depo görevi görebilir. Folderit belge yönetim sistemi, insan kaynakları yöneticilerinin kişisel bilgilerin herkese açık olmamasını sağlamak için klasör ve dosya düzeyinde izinler belirlemesini sağlar. İnsan kaynakları yöneticileri ayrıca personel yeterliliklerini, değerlendirmeleri ve performans ölçümlerini, kariyer gelişim planlarını, kişiye ait klasörler veya departman kategorileriyle düzenlenmiş gözetim kayıtlarını ya da insan kaynakları belgelerinde ihtiyaç duydukları diğer her şeyi ekleyebilir.

İşe alım

Özellikle teknik işler için işe alım süreci bir dizi görüşme ve telefon konuşması gerektirir. Posta kutuları arasında dolaşan belgeler, değerli bir adayı kaçırma riskini artırabilir. Folderit, her adayı ilişkili tüm belgeleriyle özel bir klasöre yerleştirerek insan kaynakları yöneticisinin işlenen tüm başvuruları tek konumda kataloglamasına yardımcı olabilir. Bu, ilgili departman yöneticilerinin basit bir klasör yapısıyla potansiyel adaylara başvurmasını sağlar. Folderit kuruluşunuzdaki pozisyona başvurmuş adayların kataloğunu dizine eklemeye yardımcı olabilir. Bu katalog, SOP’ler ve hatta şirket veya devlet istihdam politikaları doğrultusunda reddedilen, uzun listeye veya kısa listeye alınan kişiler arasında arama yapmak için özel ortak üst verilerle daha ayrıntılı kategorilere ayrılabilir.

İnsan kaynakları belgelerini kolaylaştırın

Folderit, e-posta zincirlerini ortadan kaldırıp olası sürüm çakışmalarını önleyerek not hazırlama ve toplantı tutanaklarını güncelleme gibi önemli görevlerin sıkıcılığını azaltır. İnsan kaynakları yöneticileri içeriği hazırlayıp ilgili paydaşlarla özel izinlerle paylaşabilir. Paydaşlar istedikleri sıklıkta güncellenmek için bildirimler ayarlayabilir. 

İnsan kaynakları belge yönetimi yazılımı dosya sürümlerini kontrol etmenizi sağladığından Folderit, çakışan sürümler oluşturmadan belge değiştirme avantajı da sunar.

İnsan kaynakları onaylarının işlenmesi

İzin işlemleri, doğrudan yöneticilerden departman yöneticilerine kadar onaylar içerebilir. Birden fazla paydaş varsa onayları takip etmek lojistik bir zorluk olabilir. Ancak Folderit, ilgili kullanıcıların hiyerarşik sırayla veya aynı anda onay verebildiği bir sistem kurma fırsatı sunarak işi doğru düğmeye tıklamak kadar basit hâle getirir.

Folderit’in insan kaynakları belge yönetim sistemi aynı mekanizmayla ofis içi not ve duyuruları da hızlandırır. İnsan kaynakları yöneticileri görevleri onaylama, yorum ekleme, belgeleri inceleme ve benzeri işlere harcanan süreyi kısaltabilir. 

Görev yönetimi

Folderit, farklı erişim düzeyleri ve belge onay çerçevesiyle teslimatların ve işin açıkça bölündüğü bir altyapının kurulabileceği görev yönetimi ortamı oluşturur. Denetim izleri yöneticilerin ilgili belgelerin doğru kişilerde olup olmadığını ve erişim sorunu yaşayıp yaşamadıklarını denetlemesine olanak tanır. Bu, özel erişim bildirimleriyle izlenebilir.

Uyuşmazlık çözümü

İnsan kaynakları yönetiminin büyük bir bölümünü ofis içi uyuşmazlıkların çözümü oluşturur. Yaygın uyuşmazlıklar görev sorumluluğu, yanlış iletişim veya kişiler arası anlaşmazlıkları içerir. İnsan kaynakları yöneticileri bu şikâyetlerin hepsini bir klasöre güvenle kaydedebilir ve sonraki işlemler için ilgili yöneticilere gerekli bilgilere erişim yetkisi verebilir. İnsan kaynakları belge yönetim sistemi ayrıca belge tedarik zincirindeki aksaklıkları değerlendirmek için denetim izlerini, sürüm geçmişlerini ve bildirim ayarlarını kullanmalarını sağlar. Şikâyetler veya benzer hassas belgeler, içeriğin güvenli ve yalnızca yetkililere açık saklanacağından emin olunarak dosyalanabilir. 

İnsan kaynakları belgelerini arşivleme

Arşivleme/saklama işlemlerinin veriler için güvenli bir ortamda yürütülmesi, her kuruluş için son derece önemlidir. Karmaşık 256 bit şifrelemenin yanı sıra tüm aktarımlar SSL üzerinden yapılır; dolayısıyla verilerinize yetkisiz erişim riski yoktur. Bu, veri saklamanın ve denetim uyumunun yasal zorunluluk olduğu şirketler için kritiktir. İnsan kaynakları yöneticileri hangi belgenin ne kadar süre kullanımda kalacağını da önceden belirleyebilir.

Folderit’in insan kaynakları belge yönetim sistemi, çok yönlü depolama yetenekleri sayesinde her platformda oluşturulan dosyaları kabul eden tek bir platformdan çalışma özgürlüğü verir; ihtiyaç duyduğunuz yerde ve zamanda bunlara erişirsiniz. İnsan kaynaklarında insani dokunuşun yerini hiçbir şey tutmaz; ancak geri kalan her şeyi Folderit’e güvenle bırakabilirsiniz.