Elektronik belge yönetim sistemi
Elektronik belge yönetim sistemi
Kâğıt yönetimi dönemi kesin olarak geride kaldı ve dünya yaygın bir dijitalleşme sürecinden geçiyor. Ancak bu, bir işletmenin belgelerini nasıl yönettiğini etkilememelidir.
İyi bir elektronik belge yönetim sistemi (EDMS) operasyonlarınızı kolaylaştıran sistemdir. Verileri dijital olarak saklamanızı, düzenlemenizi ve arşivlemenizi sağlar. EDMS, dijital belge, tarama, görsel, PDF veya başka herhangi bir belgeyi alıp hem güvenli hem erişilebilir biçimde saklamak için tasarlanmıştır. Folderit Elektronik Belge Yönetim Sistemi, iş akışınıza karmaşıklık eklemeden güçlü güvenlik ve büyük kullanım kolaylığıyla belge hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olur.
Kolay erişim
Folderit, web erişimli her cihazdan ulaşılabilen web tabanlı bir çözümdür. Altyapının tamamı son derece güvenli, banka düzeyinde şifrelenmiş bir bulutta bulunur. Cihazınızın depolama alanının bitmesi veya sistem kaynaklarının azalması konusunda endişelenmeniz gerekmez. Evde, işte veya yoldaysanız, web erişiminiz olduğu sürece Folderit’e erişebilirsiniz. Çevrimdışı kalacağınızı öngörüyorsanız Folderit, üzerinde çalışmak için dosyalarınızın bir kısmının veya tamamının çevrimdışı kopyasını oluşturmanızı sağlar.
Kolay paylaşım
Kimin ne kadar erişim alacağına karar verin, geri kalanını Folderit halletsin. Folderit, kullanıcı grupları ve herkese açık bağlantılar uygulayarak ekipleri ve erişim haklarını ayrı ayrı yönetme çabasından sizi kurtarır. Kimin neye ne kadar erişeceğini siz seçersiniz. Bazı dosyaları veya klasörlerin tamamını ekiplere ve kişilere önizleyici, görüntüleyici veya düzenleyici olarak paylaşabilirsiniz. Ya da tahmin edilmesi zor bir bağlantıyla herkese açık erişim verebilirsiniz.
Folderit, belgelerinizin nasıl işlendiğini takip etmeniz için sisteminizdeki herkesin yaptığı her işleme eksiksiz genel bakış sunan denetim izi günlükleri tutar.
Kolay arama
Dijital belgelerinizi saklamanın kolay olması yetmez; bunları bulmak da kolay olmalıdır. Arama algoritmalarımız, aradığınızı bulmak için özel üst veri etiketlerinizi ve içeriği kullanmanın yanı sıra taramalar, görseller veya PDF dosyaları gibi düzenlenebilir içeriği olmayan dijital belgelerde arama yapmak için Optik Karakter Tanıma (OCR) da kullanabilir. Artık eski dosyaları yeniden oluşturma konusunda endişelenmeniz gerekmez.
Kolay hiyerarşi yönetimi
Folderit, onayları uygulamayı ve sürdürmeyi son derece kolaylaştırır. Folderit ile kişileri faturalar, izin başvuruları veya kurum içi notlar gibi her tür belgeyi onaylamaya ve yorum eklemeye davet edebilirsiniz. Kuruluşunuzun kayıt tutma politikalarına göre herhangi bir dosya veya klasör için gün, hafta, ay veya yıl cinsinden saklama süresi bile belirleyebilirsiniz.
Kolay bildirimler
Folderit, elektronik belgeleriniz ve ekiplerinizin bunlarla etkileşimi için bildirim ve hatırlatıcılar ayarlamanızı sağlar. İsterseniz biri dosyalarınıza eriştiğinde veya herhangi bir biçimde değiştirdiğinde Folderit size bildirebilir. Folderit, anlık olarak veya belirli aralıklarla ne sıklıkta bilgilendirilmek istediğinize karar vermenizi sağlar.
Kolay yapı
Folderit, şirketinizi en iyi nasıl düzenleyeceğinizi sizin bildiğinizi tam olarak anlayarak geliştirilmiştir. Kullanım kolaylığınızı artırmak için klasörler arasındaki ilişkileri özelleştirme ve özel dizinleme amacıyla üst veriler, imzalayanlar, notlar ve son tarihler ekleme özgürlüğü sağlar; bunlar kolayca dizine eklenebilen ve aranabilen belge ağaçları oluşturur.
Kolay dosya yönetimi
Folderit, belgeler geliştikçe dosya sürümlerini koruyarak içinizin rahat olmasını sağlar. Eski sürümler dosyaların tam yedekleridir ve sürümler boyunca ortak üst verileri korur. Bu, arama ölçütlerini tutarlı tutar.
Birden fazla kişinin tek belge üzerinde çalışmasını önlemek isterseniz belirli kullanıcılara özel düzenleme hakları verebilirsiniz. Diğer kullanıcılar izinlerine göre dosyayla etkileşebilir; ancak yeni sürüm ekleyemez veya dosyayı düzenleyemez. Dosya düzenlenirken bir bilgi çubuğu görünür.
Kolay güvenlik
Folderit, son derece güvenli ve güçlü, bulut tabanlı bir elektronik belge yönetim sistemidir. Folderit, şirketlerin web tabanlı bir çözüme yalnızca verilerini güvenli ve erişilebilir tutabiliyorsa güveneceği anlayışıyla geliştirilmiştir. Verilerinizin güvenliği için Folderit güvenli SSL üzerinden veri aktarır ve banka düzeyinde şifreleme altında üçlü yedek tutar. Karmaşıklığı ve gerekli gördüğünüz sıklıkta değişmesini sağlamak için kullanıcılarınıza özel bir parola politikası da uygulayabilirsiniz.