Dokumentgenerering från formulär
Skapa PDF- och Word-dokument från de uppgifter teamet redan samlar in.
Folderit Document Generator omvandlar ett ifyllt eForm till ett dokument med er återanvändbara mall. Ta fram avtal, brev, intyg och rapporter med enhetliga formuleringar och grafisk profil. Behåll sedan de färdiga filerna i samma system för granskning, underskrift och lagring.
Er mall + formulärvärden → en PDF eller ett redigerbart Word-dokument. Se genomgången nedan.
Varför generera dokument i Folderit?
Slipp skriva in samma uppgifter igenNamn, adresser, datum och andra värden hämtas från den ifyllda eForm-posten. Platshållare infogar dem på rätt ställen i dokumentet. Det minskar manuell kopiering som annars kan lämna kvar ett gammalt kundnamn eller datum i en ny fil.
Behåll enhetliga formuleringar och layoutMallen definierar text, logotyp, tabeller och sidlayout. Den som genererar dokumentet lämnar uppgifterna i formuläret och väljer utdataformat i stället för att bygga upp dokumentet på nytt varje gång.
Använd samma post för flera dokumentEtt eForm kan kopplas till flera dokumentmallar. Förbered till exempel ett kundavtal och en separat kundsammanställning och generera båda från samma ifyllda post.
Hantera nästa stegSpara den genererade filen i Folderit för att använda behörigheter, versionshistorik, granskningsspår och arbetsflöden. Dokumentet kan gå vidare till granskning eller underskrift utan att flyttas till ett separat dokumenthanteringssystem.
Från formuläruppgifter till färdigt dokument
- Välj vilka uppgifter som ska samlas in. Skapa eller välj ett eForm med fält som kundnamn, adress, kontaktperson och betalningsvillkor i Folderit. Varje ifyllt formulär skapar en post med dessa värden.
- Förbered dokumentmallen. Skapa en ODT-fil i LibreOffice Writer eller en annan redigerare som sparar ODT. Lägg till formuleringar, grafisk profil och platshållare som kopieras exakt från Folderits lista Available form fields.
- Koppla mallen och välj format. Under Admin tools → Form templates lägger ni till dokumentmallen för aktuellt eForm. Ladda upp ODT-filen, ange ett filnamnsmönster och aktivera PDF, DOCX eller båda. Detta kräver administratörsåtkomst.
- Generera och kontrollera resultatet. Öppna en ifylld post och välj Generate PDF eller Generate DOCX. Folderit infogar postens värden i mallen. Använd alternativen för att spara resultatet i Folderit, ladda ned det eller e-posta det från systemet.
Ett enkelt exempelTänk er en kundpost med namnet ”Northfield Studio” och betalningsvillkoret 30 dagar.
Mall: Detta avtal ingås med {{ client_name }}. Betalningsvillkoret är {{ payment_terms }} dagar.
Genererad text: Detta avtal ingås med Northfield Studio. Betalningsvillkoret är 30 dagar.
Värdena är exempel. Använd de exakta platshållarna för ert eget eForm. Fältplatshållare kan också användas i namnet på den genererade filen.
I guiden för dokumentgenerering beskrivs mallinställningar, fältplatshållare och felsökning.
Vad kan ert team generera?
Börja med ett dokument vars struktur är relativt oförändrad medan namn, datum och andra uppgifter varierar. Här är exempel som ni kan konfigurera:
KundavtalSamla in kundens namn, organisationsnummer, adress, kontaktuppgifter och betalningsvillkor. Generera ett avtal med formuleringar som ert team har tagit fram och ordna granskning före underskrift. Se avtalsgenerering från förfrågningsformulär.
HR-brev och dokument för introduktionAnvänd fält som medarbetarens namn, befattning, avdelning och startdatum för att ta fram ett erbjudandebrev eller introduktionsdokument. Spara resultatet med lämpliga behörigheter i personalmappen. Läs om automatisering av HR-dokument vid introduktion.
UtbildningsintygSamla deltagarens namn, kurs, slutdatum och intygsreferens. Generera en profilerad PDF med er intygslayout. Utbildningsansvariga bekräftar att utbildningen är genomförd; mallen skapar dokumentet. Se generering av PDF-intyg.
Incidentrapporter och interna ansökningarOmvandla en strukturerad post med händelse, plats, datum, ansvarig och beskrivning till en enhetlig rapport. En separat mall kan visa utvalda värden som en intern sammanfattning från samma källpost.
Behåll den genererade filen i arbetsflödet
Att generera dokumentet är ett steg. Ett avtalsutkast kan fortfarande behöva godkännas och ett HR-brev kan behöva undertecknas. När filen har sparats i Folderit blir den ett hanterat dokument som kan gå vidare i arbetsflöden för granskning och godkännande eller en process för elektronisk underskrift.
Bestäm vem som får åtkomst, behåll versionshistoriken och granska dokumentaktiviteten via granskningsspåret. Tillämpa de delnings- och bevarandeinställningar som passar handlingen. Dessa kontroller konfigureras i dokumenthanteringsprocessen. Att generera en fil innebär inte i sig att den godkänns eller undertecknas.
Testa hela flödet med en exempelpost. Generera varje format ni tänker använda, kontrollera att platshållarna ersätts och granska sidbrytningar, tabeller och filnamn. Testa sedan lagring, e-post och eventuella efterföljande arbetsflöden. Se abonnemangen och säkerhetsfunktionerna när ni väljer upplägg.
Innan ni börjar
Kan vi generera både PDF- och Word-dokument?
Ja. Aktivera PDF, DOCX eller båda i dokumentmallens inställningar. PDF passar för distribution, medan DOCX ger ett redigerbart Word-dokument. Användarna ser de genereringsalternativ som är aktiverade för mallen.
Kan vi ladda upp ett Word-dokument som mall?
Mallen som laddas upp till Folderit måste vara en ODT-fil. Skapa den i en redigerare som kan spara ODT och kontrollera layout och platshållare före uppladdning. DOCX är ett utdataformat, inte mallformatet i detta upplägg.
Skapas dokumentet automatiskt när formuläret skickas in?
I det dokumenterade arbetsflödet skapas en post när eForm-formuläret skickas in. En användare öppnar sedan posten och väljer Generate PDF eller Generate DOCX. Formulärinlämning och dokumentgenerering är separata steg.
Kan vi skapa flera dokumenttyper från samma formulär?
Ja. Koppla flera dokumentmallar till ett eForm och välj sedan rätt mall när ett dokument genereras från en ifylld post. Varje mall har egen layout, eget filnamnsmönster och egna tillgängliga utdataformat.
Vad gör vi om ett fält saknas eller layouten ser fel ut?
Kontrollera att källfältet har ett värde och att platshållaren exakt motsvarar Folderits lista Available form fields. Håll varje platshållare sammanhängande. Vid layoutproblem förenklar ni ODT-mallen och kontrollerar båda utdataformaten. I inställningsguiden finns en checklista för testning och steg för felsökning.
Börja med ett dokument som teamet skapar varje vecka.