Politika hrambe dokumentov določa, katere zapise hrani vaša organizacija, zakaj jih hrani, kako dolgo so potrebni in kdo odobri odstranitev. Politika postavlja pravila; načrt hrambe jih uporablja za posamezne kategorije zapisov.
Predlogo prilagodite skupaj z odgovornimi za dokumentacijo, pravne zadeve, varstvo podatkov in poslovne procese. Ne določa enega roka za vse dokumente. Po potrditvi politike uporabite vodnik za izvajanje hrambe v DMS.
Predloga pravilnika o hrambi dokumentov
Namen in področje uporabe
Določite poslovne subjekte, lokacije, kategorije zapisov in zajete sisteme. Vključite papirne zapise, e-pošto, skupne diske, aplikacije v oblaku, izvožene datoteke in ustrezne kopije v napravah. Identificirajte verodostojno kopijo, ko zapisi obstajajo na več mestih.
Odgovornosti
Določite odgovorno osebo za politiko, njenega odobritelja in odgovorne za posamezne kategorije zapisov. Opredelite, kdo vzdržuje načrt hrambe, izvaja tehnične nastavitve, pregleduje izjeme in odobri uničenje. Navedite kontakt za vprašanja in morebitne napake.
Razpored hrambe
Za vsako kategorijo izpolnite ločen vnos. Primeri kažejo vprašanja, ki jih je treba rešiti, ne pa zakonsko določenih rokov hrambe.
Tabelo pomaknite vodoravno, da primerjate vse štiri stolpce.
| Kategorija zapisov | Začetni dogodek, ki ga je treba določiti | Podlaga, ki jo je treba preveriti | Odgovorna oseba in končni ukrep |
|---|---|---|---|
| Finančne in davčne evidence | Ustrezen dogodek prijave, poročanja ali transakcije. | Veljavna davčna in računovodska pravila v jurisdikciji. | Finance; odobren pregled ali ukrep odstranjevanja. |
| Pogodbe | Potek, prekinitev ali drug določen dogodek. | Pogodbene zahteve, zastaralni roki in sektorska pravila. | Pravna služba ali odgovorna oseba za pogodbo; pregled pred uničenjem. |
| Zaposlitvene evidence | Poseben zapisni dogodek, kot je konec zaposlitve. | Zaposlitev, plačilne liste in zahteve glede zasebnosti. | Kadrovska služba; pregled in uničenje z omejenim dostopom. |
| Politike in odobritve | Zamenjava, umik ali konec ustreznega postopka. | Potrebe po dokazovanju poslovanja in veljavna sektorska pravila. | Odgovorna oseba za politiko; nadzorovano arhiviranje ali uničenje. |
Za vsak dokončan vnos zabeležite trajanje, definicijo sprožilca, jurisdikcijo, vir in datum preverjanja, poslovno utemeljitev, sistemsko lokacijo, izjemna pravila, odobritelja in datum pregleda. Ločite minimalno zakonsko obdobje od utemeljene odločitve za daljšo hrambo.
Ohranjanje in izjeme
Določite, kako se nalog za ohranitev izda, evidentira, izvaja in prekliče. Opredelite zajete zapise in odgovorne osebe v vseh sistemih. Pojasnite ustavitev rednega uničevanja, odobritev izjem in pregled nerešenih primerov.
Odstranjevanje in dokazi
Opišite postopek odobritve in varnega odstranjevanja za vsak medij. Opredelite dokaze, ki se obdržijo po odstranitvi, ter ravnanje z dvojniki, izvozi in varnostnimi kopijami. Določite, kako se poroča o nepravilnem izbrisu in kako se nadzoruje obnovitev.
Usposabljanje in vzdrževanje
Omogočite dostop do pravilnika osebju in izvajalcem, ki upravljajo z dokumenti. Določite interval pregleda in zahtevajte pregled po ustreznih zakonskih, pogodbenih, organizacijskih ali sistemskih spremembah. Beležite odobritev pravilnika in zgodovino različic.
Izberite obdobja med veljavnimi pravili
Imena, kot so GDPR, HIPAA ali davčna zakonodaja, niso zamenljivi razporedi hrambe. Ugotovite, ali pravilo velja za organizacijo in za določen zapis. Prosite odgovornega pravnega lastnika ali lastnika evidenc, da razreši spore, preden nastavite samodejno odstranjevanje.
Načela GDPR Evropske komisije (v angleščini) povezujejo hrambo osebnih podatkov z namenom in pravnimi obveznostmi. Določite roke za pregled ali izbris. Hramba vsega za vedno ni splošna rešitev.
Kot konkreten primer variacije, smernice IRS za vodenje evidenc (Združene države, angleščina) razlikujejo več davčnih scenarijev v ZDA. Tam omenjeno sedemletno obdobje ne velja samodejno za vse poslovne evidence ali države.
Kontrolni seznam za pregled politike v 14 točkah
- Obseg: poimenovani so vsi ustrezni subjekti, lokacije in formati zapisov.
- Inventar: ekipa ve, kje so verodostojni zapisi in kopije.
- Odgovornosti: vsaka kategorija zapisov ima odgovorno osebo iz poslovnega procesa.
- Pristojnost: vsak vnos v razpored določa veljavni pravni okvir.
- Viri: obveznosti so dokumentirane z virom in datumom pregleda.
- Začetni dogodki: vsak rok hrambe začne teči ob nedvoumno določenem dogodku.
- Trajanja: izbrano obdobje ima potrjeno utemeljitev.
- Zasebnost: nepotrebno hranjenje osebnih podatkov je izpodbijano.
- Ohranitev: nalogi za ohranitev in izjeme zajemajo vse ustrezne kopije.
- Dovoljenja: samo pooblaščene osebe lahko spreminjajo pravila ali razpolagajo z zapisi.
- Odstranjevanje: opredeljena je odobritev, način in dokazila.
- Varnostne kopije in naprave: obravnavana sta potek kopije in obnovitev.
- Usposabljanje: uporabniki znajo razvrščati zapise in poročati o težavah.
- Pregled: odgovorna oseba, interval in preverjanje po spremembah ohranjajo politiko ažurno.
Uveljavite potrjeno politiko
Folderit pomaga urediti zapise v mapah z metapodatki, nadzirati dostop, zahtevati odobritev politike ali potrditev branja ter izvajati nastavljene ukrepe hrambe. Potrjeni načrt hranite ločeno od nastavitev programske opreme, da lahko vsako pravilo povežete z njegovo podlago.
Za praktične korake – vključno s polji začetnega datuma, dedovanjem map in izjemami datotek – sledite našemu vodniku za izvajanje hrambe dokumentov. Preverite rezultat z majhnim preskusnim nizom, preden omogočite široka avtomatizirana dejanja.
Folderitov vodnik za avtomatizacijo hrambe opisuje začetne datume in končne ukrepe. Po javni primerjavi paketov je funkcija vključena v Medium in Tailor. Pred vklopom preverite obseg elementov in map, datumsko polje in izjeme za datoteke. Pravilo mape ne nastavi samodejno ločenega pravila podmape.
Ne domnevajte, da navodilo za ohranitev samodejno prekine vsako programsko pravilo. Identificirajte prizadete zapise, nadzirajte njihove nastavitve hrambe in dostop, zabeležite izjemo in preizkusite, da jih običajno odstranjevanje ne more odstraniti. Odobreni postopek uporabite tudi za druge sisteme, izvoze in varnostne kopije.
