Sistema de gestão documental de recursos humanos

Os recursos humanos são essenciais porque as organizações são feitas de pessoas. Os responsáveis precisam de ferramentas adequadas a essa responsabilidade. A Folderit pode ser um Sistema de gestão documental de recursos humanos para apoiar os processos de RH.

Repositório online de documentos dos colaboradores

A Folderit pode reunir processos individuais em pastas com acessos definidos ao longo da estrutura da organização. Os responsáveis de RH configuram permissões por ficheiro e pasta para proteger os dados pessoais. Podem incluir credenciais, avaliações, planos de desenvolvimento, registos de supervisão e outra documentação, organizada por pessoa, departamento ou categoria adequada.

Recrutamento

O recrutamento, sobretudo técnico, pode envolver várias entrevistas e contactos. Documentos dispersos por e-mails aumentam o risco de perder informação sobre candidatos. Crie uma pasta por candidatura e reúna os documentos para consulta das chefias autorizadas. Metadados comuns permitem classificar e pesquisar candidatos rejeitados, em lista alargada ou final, segundo procedimentos e políticas de contratação aplicáveis.

Simplifique a documentação de RH

A Folderit ajuda a preparar comunicações e atas sem depender de longas conversas de e-mail. Partilhe com as pessoas relevantes, defina permissões e configure as notificações disponíveis para acompanhar o trabalho.

O controlo de versões acompanha as alterações e reduz conflitos entre cópias, mantendo revisões anteriores.

Aprovações de RH

Um pedido de férias pode exigir aprovações da chefia direta e de outros responsáveis. A Folderit permite recolher decisões por hierarquia ou em paralelo, simplificando o acompanhamento de vários intervenientes.

O mesmo mecanismo apoia comunicações internas: aprove, comente e reveja documentos com menos acompanhamento manual.

Gestão de tarefas

Os níveis de acesso e os fluxos ajudam a definir responsabilidades e entregáveis. Os registos de auditoria permitem analisar as ações e os acessos relevantes. Utilize relatórios e notificações suportadas para acompanhar o processo, sem presumir alertas personalizados para cada consulta possível.

Resolução de conflitos

Questões de responsabilidade, falhas de comunicação ou conflitos interpessoais podem exigir documentação confidencial. Organize as participações em pastas e dê aos responsáveis acesso apenas à informação pertinente. Os RH podem utilizar registos de auditoria, versões e notificações disponíveis para analisar o percurso documental. Os documentos sensíveis devem ter permissões, conservação e tratamento adequados, em conjunto com as medidas de segurança do serviço.

Arquivo documental de RH

Arquivo/Conservação dos dados em ambiente seguro são importantes para a organização. A encriptação de 256 bits no armazenamento e as ligações SSL reforçam a proteção sem eliminar todos os riscos. Defina os prazos segundo as obrigações documentais e de auditoria, incluindo exceções e acesso ao arquivo.

A Folderit permite reunir ficheiros produzidos em várias ferramentas para armazenamento e consulta, conforme os formatos suportados. A tecnologia apoia a organização dos RH, sem substituir o trabalho humano com as pessoas.