Migrer une gestion électronique des documents (GED) ne consiste pas seulement à transférer des fichiers. Il faut préserver les métadonnées, les responsabilités, les droits et l’historique nécessaires pour retrouver, comprendre et contrôler ces documents. La migration demande un périmètre défini, une méthode testée et des preuves d’exhaustivité à destination.
Ce guide couvre le passage de dossiers partagés, de serveurs de fichiers ou d’une autre GED : préparation, pilote, bascule et validation. Le guide de migration Folderit (en anglais) décrit les options de transfert. Méthodes et limites publiées ont été vérifiées le 2 novembre 2026 ; confirmez la configuration et le périmètre de prestation avec Folderit.
1. Inventorier les documents et les systèmes qui les utilisent
Répertoriez chaque source, son propriétaire, le nombre de fichiers, la taille totale, les formats, la structure des dossiers et l’objectif commercial. Incluez les documents détenus dans les filiales, les archives départementales et les applications de workflow. Enregistrez quels processus les créent ou les mettent à jour et quelles intégrations dépendent de leurs emplacements existants.
Décidez de ce qui est concerné : fichiers actuels, versions historiques, métadonnées, preuves d’audit, liens, autorisations et flux de travail inachevés. Traitez-les comme des exigences de migration distinctes. Un transfert de fichiers ne reproduit pas automatiquement l’historique des versions ou le modèle d’accès d’un système existant.
Classez les contenus selon la décision à prendre : migrer, conserver dans une archive existante sous contrôle ou examiner en vue d’une élimination autorisée. Ne supprimez les doublons qu’après avoir identifié l’exemplaire de référence et les obligations de préservation. La migration ne fait pas repartir la durée de conservation.
2. Définir les critères de réussite et les responsables
Confiez le transfert et les vérifications techniques à l’informatique, l’exhaustivité aux responsables métier, et les décisions de conservation aux responsables documentaires ou juridiques compétents. Désignez une personne habilitée à autoriser la bascule ou le retour à l’état précédent.
Faites défiler le tableau horizontalement pour lire les deux colonnes.
| Contrôle d’acceptation | Exemple de preuve |
|---|---|
| exhaustivité | Les comptes de source et de destination se rapprochent, chaque exclusion étant expliquée. |
| Intégrité des fichiers | Les fichiers s’ouvrent correctement ; les sommes de contrôle correspondent là où le transfert préserve les octets d’origine. |
| Métadonnées | Les champs obligatoires, les dates, les identifiants et les valeurs de liste correspondent correctement. |
| Accès | Les utilisateurs autorisés peuvent travailler ; les utilisateurs non autorisés échouent aux tests d’accès. |
| Fonctionnement métier | La recherche, les approbations, les liens vers des documents et les intégrations requises réussissent les tests convenus. |
| Récupération | L’équipe peut restaurer ou revenir à un état source convenu si l’acceptation échoue. |
Pour vérifier que les fichiers n’ont pas changé pendant le transfert, consultez le guide de la National Library of New Zealand sur les collections numériques (en anglais). L’intégrité des fichiers et la validation métier sont deux contrôles distincts : des octets identiques ne prouvent pas que les droits ou les métadonnées sont corrects.
3. Cartographier les métadonnées avant de les importer à grande échelle
Créez une feuille de mappage avec le champ source, le champ de destination, le type de données, la règle de transformation et le propriétaire. Par exemple, convertissez un nom de fournisseur incohérent en une liste contrôlée, mappez une date de fin de contrat dans un champ Date et conservez un identifiant de document hérité dans son propre champ.
Ne remplacez pas la date métier d’origine par la date de téléversement. Distinguez date de facture, date de fin du contrat et date de migration. Vérifiez les formats, fuseaux horaires, valeurs vides, identifiants en double et documents comportant plusieurs versions.
Folderit prend en charge les champs personnalisés et les modèles de métadonnées de dossier réutilisables. Pour les métadonnées conservées dans Excel ou CSV, contactez Folderit avant le transfert principal pour convenir du mappage des champs et de la méthode qui fait correspondre chaque ligne à son fichier. Ne présumez pas qu’une feuille de calcul fera correspondre correctement les fichiers uniquement par leur nom.
4. Choisissez et testez une méthode de transfert
- SFTP : adapté aux gros volumes de fichiers et de dossiers ; organisez la connexion et le processus avec Folderit.
- Folderit Sync : utilisez l’application de bureau pour synchroniser des dossiers et des fichiers depuis un ordinateur ou un serveur de fichiers.
- Téléversement depuis le navigateur : utile pour les migrations plus petites et les lots de tests représentatifs.
- Importation ZIP : transférez une structure de dossiers par lots. Le guide d’importation actuel spécifie un maximum de 500 Mo et 500 fichiers par ZIP.
Voir Importation de données pour les méthodes disponibles. Confirmez le débit et les contraintes avec un pilote utilisant votre propre mix de fichiers. Convenez séparément de la manière de conserver les éléments probants d’audit existants, l’historique des versions et les enregistrements de flux de travail requis.
5. Reconstruire et valider les autorisations
Créez les groupes cibles et la structure des dossiers avant d’accorder un accès large. Mappez les rôles professionnels plutôt que de copier les anciennes autorisations sans examen. Testez l’accès avec des comptes d’utilisateurs ordinaires, y compris un compte qui doit être refusé.
Les niveaux de droits Folderit (en anglais) distinguent l’aperçu, le téléchargement, la modification et le dépôt. Vérifiez le partage externe et les droits hérités. Accordez aux opérateurs les seuls accès nécessaires, puis retirez les autorisations temporaires après validation de la migration.
6. Piloter un processus métier complet
Sélectionnez un petit groupe représentatif de documents : un PDF numérisé, un fichier Office, un fichier volumineux, une révision plus ancienne et un enregistrement restreint. Importez l’échantillon avec les métadonnées, puis demandez aux utilisateurs de le rechercher, de modifier les informations autorisées et de compléter une approbation ou un accusé de réception.
Vérifiez le contenu du fichier et les métadonnées séparément. L’OCR permet de rechercher des numérisations prises en charge ; cela ne prouve pas que tous les champs structurés ont migré correctement. Enregistrez chaque exception, corrigez sa cause et répétez les vérifications concernées avant d’approuver le lot suivant.
7. Planifiez le basculement et le rollback
Une migration progressive peut réduire les perturbations, mais l’absence de temps d’arrêt n’est pas garantie. Choisissez une fenêtre de basculement et décidez quand l’ancien système passe en lecture seule, comment les modifications ultérieures sont capturées et quand les nouveaux documents doivent être créés dans Folderit.
Ne fermez pas une source simplement parce que ses métadonnées ont été copiées. L’accès aux fichiers qui restent dans un autre système nécessite un arrangement convenu et testé. Évitez les modifications incontrôlées dans les deux systèmes : identifiez l’emplacement faisant autorité pour chaque phase.
- Confirmez une copie source récupérable et les critères de restauration convenus.
- Communiquez toute interruption d’accès et fournissez un contact d’assistance.
- Transférez les modifications finales et rapprochez-les de la source.
- Obtenez l’accord du propriétaire de l’entreprise avant de modifier les procédures de travail normales.
8. Réconcilier, former et retirer délibérément la source
Tenir à jour un registre de transfert contenant l’identifiant source, l’identifiant de destination, le lot, le résultat et le statut d’exception. Enquêtez sur les fichiers manquants et les décomptes inattendus. Validez les métadonnées, la possibilité de recherche et les autorisations requises, puis conservez la preuve d’acceptation avec le plan de migration.
Formez les utilisateurs aux tâches qu’ils effectuent quotidiennement et examinez les commentaires après le lancement. Gardez la source existante disponible sous accès contrôlé pendant la période de validation ou de conservation convenue. Ne le mettez hors service qu’après que les propriétaires concernés ont approuvé les modalités de conservation des archives, contractuelles et d’élimination.
Liste de contrôle de préparation à la migration
- Portée, propriétaires des sources et inventaire des documents approuvés.
- Méthode de mappage des métadonnées et de correspondance de fichiers testée.
- Les versions requises, les preuves d’audit et l’historique du flux de travail sont pris en compte.
- Autorisations cibles et tests d’accès négatifs réussis.
- Fichiers pilotes, recherches et processus métier acceptés.
- Transition, modifications finales, restauration et communications avec les utilisateurs convenues.
- Les approbations de rapprochement et de retrait de source sont enregistrées.
Vous êtes encore en train de choisir la destination ? Utilisez notre guide d’évaluation DMS. Pour planifier un transfert Folderit, examinez les options de migration et contactez l’équipe avant de déplacer votre archive complète.
