Alati za suradnju na dokumentima

Najbolji, besprijekoran način suradnje na dokumentu jest imati alat koji svim suradnicima odmah daje pristup, jasno razumijevanje tko na čemu radi i integriranu hijerarhiju odobravanja. Iako neke platforme mogu raditi jednu ili dvije od tih stvari, nijedna ne može sve u jednom paketu. Folderit je rješenje za digitalno upravljanje s iznimno snažnim alatima za suradnju na dokumentima koji pomažu malim poduzećima i tvrtkama.

U okolnostima samoizolacije tvrtke uče da se mnoge aktivnosti, ranije nezamislive izvan ureda, mogu jednako učinkovito obavljati na daljinu. Kada timovi surađuju udaljeno, dobro upravljanje projektima zahtijeva snažne alate suradnje. To se oslanja na fleksibilnost i slobodu suradnje na dokumentima unutar timova. Kada su tijek rada i struktura dokumentacije vrlo dostupni i snažni, poslovanje postaje agilnije i učinkovitije.

Tijek odobravanja

Alati za suradnju tradicionalno su se oslanjali na uredske kratice za razumijevanje među suradnicima. Svima je poznat zamorni oblik povratne informacije „moj odgovor crveno”. To znatno produljuje dovršavanje i izlaže proces nesporazumima i pogreškama. Sve se to izbjegava intuitivnim sučeljem i strukturom Folderita u kojima određujete faze, hijerarhiju i skupine odobravanja potrebne za svaki dokument u svakoj fazi. Tako svaki suradnik ima jasnu ulogu i njegov sadržaj ne može prijeći dalje bez željene razine provjere.

Recimo da ponuda mora biti gotova za 24 sata. Izvršni direktor zadužuje voditelja tima za dovršetak. Voditelj jednom autoru dodjeljuje izradu ponude, a drugome provjeru teksta. Konačno odobrenje daje direktor.

Uz Folderit voditelj timu dodjeljuje mapu sa svim popratnim materijalima. Autor ih pregledava, prikuplja potrebne informacije i priprema dokument. Predaje rad drugom autoru samo 4 sata prije roka. Radi uštede vremena drugi autor ne čita dokument nego ga odobrava za sljedeću razinu hijerarhije.

Voditelj dobiva obavijest da je dokument spreman za njegovo odobrenje. Prije odobravanja provjerava zapisnik pristupa i otkriva da provjeravatelj nije ni otvorio dokument. Voditelj poduzima korektivne mjere, dodaje komentare i obavijest stiže obojici autora. Brzo ispravljaju propust i šalju ažuriranu verziju. Zadatak je dovršen, a sustav je spriječio da pogreška postane problem.

Ako želite, možete postaviti dodatnu zaštitu s automatiziranim rokom čuvanja. Možete odrediti sudbinu dokumenta nakon razdoblja po izboru.

Obavijesti i tragovi revizije

Poznat je događaj s filmom Toy Story 2 koji je u cijelosti izbrisan s poslužitelja pogrešnom naredbom osobe kojoj nisu mogli ući u trag, a spasila ga je sreća jer je jedan umjetnik ponio sigurnosnu kopiju za rad od kuće.

Takva sreća nalik je munji koja ne udara dvaput na isto mjesto. Pixar je tada bio vrlo mlad i to je moglo uništiti danas svjetski priznatu animacijsku tvrtku.

Tvrtke neprestano gube sadržaj zbog pogrešnih naredbi i ljudskih pogrešaka. Uz obavijesti i tragove revizije Folderita mogu postaviti automatske obavijesti o svim promjenama dokumenata ili mapa. Čim se nešto promijeni, dobit ćete pojedinačnu obavijest ili, prema postavkama, dnevnu ili tjednu (vi odlučujete). Ako se nešto mijenja bez vašeg odobrenja, imat ćete potpun pregled što se dogodilo i kako kroz tragove i zapisnike revizije.

OCR

Tehnologija optičkog prepoznavanja znakova skup je algoritama koji obrađuju sliku radi teksta koji se možda ne može odabrati, urediti ili kopirati, poput snimaka zaslona. Dodavanje te mogućnosti pretraživanju Folderita omogućuje pretraživanje više podataka unutar arhive.

Ljudi koji rade s arhivima ulažu iznimne napore u pronalaženje informacija iz dokumenata pohranjenih u formatima koje algoritmi ne mogu pretražiti, poput PDF-ova, snimki zaslona ili čak fotografija dokumenata. Zamislite slanje fotografija skeniranih posjetnica prodajnim timovima kao potencijalnih kontakata ili, još gore, upućivanje na mapu „kontakti” s očekivanjem da pregledaju svaki unos i pronađu potrebne.

Kako bi prevladao to ograničenje, Folderit pruža snažno pretraživanje u stvarnom vremenu integrirano sa softverom za upravljanje dokumentima u oblaku. Nadilazi tradicionalno pretraživanje prema nazivu i/ili metapodacima koje mogu izvesti i najosnovniji alati. Ide korak dalje primjenom OCR-a za čitanje sadržaja dokumenata i pronalaženje prave datoteke.

Tako, ako tim treba kontaktirati osobu sa skenirane posjetnice, samo upiše ime, a OCR je pronalazi i dostavlja.

Povežite datoteke i dodajte metapodatke

U industriji obrade podataka arhiviranje je samo dio posla. Drugi je dio dohvat podataka. Svaki startup zna koliko je neugodno vratiti se starijim dokumentima, poput ponuda, nacrta ili računa, za ponovnu uporabu i dijeljenje novim klijentima, pa u zadnji tren otkriti da nedostaje ključni dio koji treba ponovno napraviti.

Uz novije datoteke i njihove skupine teško je pratiti međusobno povezane datoteke, poput ponuda, prezentacija i grafikona, dok druge nemaju gotovo nikakav kontekst osim naziva, poput logotipa ili videa koje ni snažan OCR ne pronalazi. Zato svakom unosu dodajemo metapodatke za dodatni kontekst. Folderit lako omogućuje dodavanje vlastitih polja metapodataka, pomažući pratiti podatke kako se dokumenti nakupljaju.

Potpisnicima, bilješkama, datumima i rokovima možemo stvarati i pratiti skupine datoteka. Softver Folderita u oblaku može povezati datoteke u različitim mapama pa ne morate svaki put tražiti svaki unos: dohvatite jedan, a oznake drugih automatski slijede.

Verzije datoteka

Kada više timova radi na više stavki, dodjela zadatka svakom članu odlična je, a izazov je sve ponovno sastaviti. Ako svaki član ažurira datoteku, većina alata pokazuje samo koji je korisnik što ažurirao. To se može izbjeći upravljanjem verzijama.

Problem se višestruko povećava ako više timova radi na istom dokumentu i kronološki stvara i sprema više verzija iste datoteke. Folderit ga rješava omogućujući izradu više verzija tijekom razvoja dokumenta uz očuvanje postojećih metapodataka i svih ranijih verzija. Sve ranije verzije lako se vraćaju jednim klikom. Nadalje, Folderit ima prijavu i odjavu dokumenta za potpunu kontrolu tijekom rada, kako bi se izbjeglo dupliciranje ili suvišnost.

Podsjetnici

Folderit je već spreman slati obavijesti od sažetih tjednih izvještaja do posebnih push obavijesti. Tom funkcijom možete postaviti podsjetnike o vrsti obavijesti i vremenu primitka. Možete postaviti više podsjetnika za sebe ili tim, povezujući svaki s drugom adresom e-pošte. Tako, ako timovi trebaju znati za određene rokove i dospijeća, možete ih poslati kao podsjetnike.

Pristigla pošta

Pohrana dokumenata u pokretu može biti izazovna. Ne može se očekivati da svaki put pokrećete posebnu aplikaciju ili softver za prijenos dokumenta. Zato Folderit generira namjensku adresu e-pošte za svaku navedenu ulogu računa. U pokretu samo pošaljite ili proslijedite poruku na dodijeljenu adresu i automatski će završiti u pristigloj pošti Folderita. Jednostavno kao slanje e-pošte. Taj sandučić može biti privremeni prostor datoteka koje kasnije organizirate.

Uloge ili podračuni

Folderit je izgrađen za male tvrtke i poduzeća. Nakon postavljanja glavne uloge računa možete izraditi neograničenu hijerarhiju pod njom. Možete dodati i 5 dodatnih uloga za pododjele, vanjske timove, klubove ili osobne potrebe. U timove možete dodati koliko god članova želite.

DMS prilagođen mobilnim uređajima

Svijet je mobilniji nego ikad. Od korisnika se ne može očekivati stalna povezanost s određenom radnom stanicom za potpuno korištenje Folderita. Folderit dolazi tamo gdje ste vi. Dok god koristite uređaj s internetom, imate sve za punu uporabu Folderita. Alat je dostupan bilo gdje u svijetu, na bilo kojem uređaju i vezi, bilo na PC-ju, Macu, tabletu, phabletu ili pametnom telefonu. Produktivni ste, povezani, bez poteškoća i ažurni koliko želite.

I lokalna sigurnosna kopija

Iako se Folderit ponosi oslobađanjem od nesigurnosti oslanjanja samo na lokalne kopije i izvanmrežne datoteke, ne smijete zanemariti važnost dostupnosti dokumenata kada trebaju. Zato, uz sigurne podatke na mreži, imate i lokalne izvanmrežne kopije kojima pristupate jednako učinkovito. Ako i kada se vratite na mrežu, ažurirani sadržaj će se sinkronizirati s poslužiteljem alata za suradnju na dokumentima, a sve relevantne obavijesti poslat će se vlasnicima i sudionicima.

Sigurno i zaštićeno

Sigurnost i zaštita podataka najvažnije su Folderitu. Razumije da podaci moraju biti ne samo sigurni nego i dostupni. Nema smisla zaključati ih iza slojeva složene i teško dostupne zaštite. Radi ravnoteže funkcije i pristupačnosti Folderit osigurava da svi podaci imaju trostruke sigurnosne kopije i šifriranje na bankarskoj razini kroz svoj sustav upravljanja dokumentima u oblaku.

Sav prijenos u sustav Folderita u oblaku i iz njega odvija se sigurnim SSL slojem. Za još veću sigurnost možete prilagoditi pravila lozinki članova tima i odrediti učestalost promjena te potrebnu složenost. Ta promjenjiva pravila lozinki na razini tvrtke dostupna su kao mogućnost ako ih želite; kao i sve u Folderitu, to su funkcije, ništa nije obvezno.

Zaključak

Alati za suradnju na dokumentima trebaju pružiti slobodu rada s timovima i podacima prema vašim željama bez kompromisa komunikacije, hijerarhije, dostupnosti ili sigurnosti. Tu ravnotežu postiže softver sustava Folderita u oblaku za mala i srednja poduzeća jer korisnici trebaju dobiti sve što im treba.

Kao što vas Folderit štiti od rizika sigurnosti lokalnih kopija koje jedna katastrofa može potpuno uništiti, štiti i radni prostor od neproduktivnosti zbog lošeg upravljanja datotekama. Trebate trenutačni pristup svemu potrebnom bez brige o sitnicama. Nije dovoljno da su sve datoteke u oblaku dostupne samo prema nazivu: trebaju se tretirati kao živa bića s identitetom i biti dostupne i prema kontekstu.

Svi podaci trebaju biti sigurni, lako dostupni, intuitivni za dodjelu i uz kontrolu i nadzor koje smatrate potrebnima. Nema potrebe za kompromisom i upravo tu Folderit blista.

Učinite si uslugu i prijeđite na Folderit danas. Pokrenite besplatno probno razdoblje ovdje!