Qu’est-ce que le devoir de diligence en matière de déchets ?

Réponse rapide : Au Royaume-Uni, le devoir de diligence en matière de déchets impose de gérer les déchets réglementés de façon responsable, de les remettre à des intervenants autorisés et de conserver les documents de transfert requis. Il repose notamment sur l’article 34 de l’Environmental Protection Act 1990 en Grande-Bretagne. L’Irlande du Nord possède son propre cadre. Les obligations précises dépendent du territoire, des déchets et du rôle de l’entreprise.

Ce devoir encadre la gestion sûre des déchets depuis leur production jusqu’à leur destination finale autorisée. Des manquements peuvent constituer une infraction pénale. Les entreprises concernées doivent donc organiser leurs opérations et conserver les éléments documentaires exigés par les règles applicables.

Confier les déchets à un prestataire ne supprime pas toutes vos responsabilités. Vous devez prendre les mesures raisonnables requises pour vérifier son autorisation, décrire correctement les déchets et établir les documents nécessaires. Lors d’un contrôle, d’un litige ou d’une enquête, il faut pouvoir expliquer et justifier les transferts réalisés.

À qui s’applique ce devoir ?

Il concerne les acteurs de la chaîne des déchets réglementés : producteurs, importateurs, transporteurs, détenteurs, entreprises de traitement ou d’élimination, selon la législation applicable. Cela couvre la plupart des déchets commerciaux et industriels, y compris ceux d’un bureau : chutes de fabrication, bennes de chantier ou papier détruit d’un cabinet, ainsi que les transporteurs et installations concernés.

Les autorités compétentes comprennent l’Environment Agency en Angleterre, la SEPA en Écosse, Natural Resources Wales et la NIEA en Irlande du Nord, ainsi que les autorités locales selon leurs compétences. Les textes et sanctions diffèrent selon le territoire et l’infraction ; certaines infractions peuvent donner lieu à une amende sans plafond en cas de condamnation. Le code de pratique applicable aide à interpréter les mesures raisonnables attendues. Le code publié sur GOV.UK pour l’Angleterre et le pays de Galles ne doit pas être présenté comme un texte identique pour tout le Royaume-Uni.

Quelles mesures prendre en pratique ?

Il s’agit d’actions répétables, et non de l’obtention d’un certificat unique :

• Empêchez les déchets d’échapper à votre contrôle. Stockez-les dans des contenants adaptés et sécurisés pour éviter les fuites, l’envol ou l’enlèvement non autorisé.
• Vérifiez les autorisations des intervenants. Contrôlez l’enregistrement du transporteur et l’autorisation environnementale ou l’exemption appropriée du site destinataire.
• Décrivez précisément les déchets. Le document de transfert doit comporter la description et les codes requis, notamment le code EWC ou List of Waste et, lorsqu’il est exigé, le code d’activité SIC, afin de permettre une prise en charge sûre par le détenteur suivant.
• Établissez le document de transfert requis. Les parties le signent selon les règles applicables. Pour des transferts réguliers identiques, une « season ticket » peut couvrir plusieurs opérations pendant une période maximale de douze mois, avec le relevé complémentaire nécessaire.
• Utilisez les documents appropriés pour les déchets dangereux. Les consignment notes, ou documents d’accompagnement, ont des exigences particulières et suivent les mouvements concernés. Vérifiez les exceptions et le régime territorial applicable.
• Conservez les documents. En Angleterre et au pays de Galles, les bordereaux de déchets non dangereux sont à conserver au moins deux ans. Les documents d’accompagnement de déchets dangereux sont généralement conservés trois ans par les acteurs concernés ; des règles différentes s’appliquent notamment aux installations destinataires et à certaines activités.

Ces étapes produisent des documents utiles pour retracer les opérations. Une pièce manquante ou incomplète peut laisser une lacune dans les éléments à présenter ; les exigences documentaires exactes doivent être distinguées des bonnes pratiques de suivi interne.

Pourquoi s’agit-il aussi de maîtrise documentaire ?

Les bordereaux ont les mêmes besoins de gestion que d’autres documents contrôlés : nommage cohérent, durée de conservation, accès adaptés et traces des actions suivies. Une dispersion entre e-mails, armoires et espaces personnels complique leur récupération et la démonstration des contrôles.

Une GED peut aider de plusieurs manières. 

• Les champs de métadonnées associent chaque bordereau à la date, au transporteur, à son numéro d’enregistrement, au code des déchets et au site. Une demande portant sur les documents dangereux du deuxième trimestre de l’année précédente devient une recherche filtrée plutôt qu’un tri manuel prolongé.
• L’automatisation de la conservation applique les durées et actions que vous avez définies après vérification des règles : deux ou trois ans dans les cas concernés, avec les exceptions nécessaires. Le suivi des échéances aide à éviter les destructions précoces et les conservations sans justification.
• Les journaux d’audit consignent les consultations, modifications ou téléchargements couverts par le système, avec les identités et horodatages disponibles, pour documenter le traitement des pièces.
•  Dans Folderit, les circuits de validation peuvent aussi transmettre les justificatifs d’autorisation et les descriptions de déchets à un responsable avant le transfert. Le processus documente ainsi les contrôles internes effectués, sans remplacer la vérification de leur adéquation juridique.

Si vous gérez ces dossiers avec d’autres documents réglementés, comparez les solutions sur leurs fonctions réelles. Notre guide des logiciels de gestion des documents à conserver explique les différences entre règles de conservation, journaux d’audit et simple stockage de fichiers.

Pour une activité soumise au droit britannique des déchets, organisez à la fois les opérations et les traces documentaires. Classement, métadonnées et conservation doivent permettre de retrouver le bordereau et les éléments associés lorsqu’une autorité les demande. Mettez ce processus en place avant un contrôle et maintenez-le tant que l’activité produit des déchets. Les obligations françaises relèvent d’autres textes et documents.