Qu’est-ce qu’un système de records management ?
Un système de gestion des documents d’activité (RMS) est un logiciel conçu pour organiser, stocker, suivre et contrôler les documents d’une organisation tout au long de leur cycle de vie. Il couvre leur création, leur stockage, leur conservation et leur sort final. Il constitue un point central pour traiter, protéger et retrouver les documents numériques ou les références des archives physiques.
Que fait concrètement un système RMS ?
Un RMS apporte structure et supervision à la gestion des informations. Ses principales fonctions comprennent généralement :
- La collecte et le stockage des documents dans un référentiel central
- L’application de calendriers de conservation et de règles de conformité
- Le classement avec des métadonnées et des catégories
- Le suivi des accès, des modifications et des activités
- La recherche sécurisée et la préservation à long terme
- La gestion de l’élimination ou de l’archivage en fin de cycle de vie
Il aide ainsi à protéger les documents, à les retrouver et à respecter les exigences applicables dès leur création, sous réserve d’une configuration et de procédures adaptées.
Pourquoi un RMS est-il important ?
Les organisations s’appuient sur des contrats, rapports, dossiers RH, factures et e-mails pour fonctionner. Sans système structuré, ces documents se dispersent, deviennent difficiles à gérer et présentent des risques de conformité.
Un RMS contribue à :
- Réduire les pertes et les erreurs de classement
- Améliorer l’efficacité grâce à un stockage organisé
- Répondre aux exigences légales, réglementaires et d’audit
- Appliquer automatiquement les règles de conservation configurées
- Renforcer la sécurité et le contrôle des accès
- Définir clairement les responsables et leurs obligations
C’est un outil de base pour une gouvernance responsable de l’information.
Comment fonctionne un système RMS ?
Les fonctionnalités varient selon les plateformes, mais la plupart suivent les étapes du cycle de vie :
- Collecte – Les documents sont ajoutés par dépôt, intégration, numérisation ou workflow automatisé.
- Classement – Des métadonnées, étiquettes ou catégories facilitent l’organisation.
- Stockage – Les documents sont conservés dans un référentiel structuré et sécurisé.
- Accès et utilisation – Les utilisateurs retrouvent et traitent les documents selon leurs droits.
- Conservation – Le système applique les règles définissant la durée de conservation.
- Sort final – À l’échéance, les documents sont archivés ou détruits de manière sécurisée, selon les règles applicables.
Ce cycle favorise un traitement cohérent et justifiable de chaque document.
Quels types de documents peut-il gérer ?
Un RMS peut gérer de nombreux types de documents professionnels, notamment :
- Contrats et accords juridiques
- Documents financiers et pièces d’audit
- Dossiers RH et dossiers du personnel
- Politiques, procédures et supports de formation
- E-mails et correspondance
- Documents médicaux ou de conformité
- Documentation de projet
- Archives historiques
Selon la solution, il permet de suivre des documents numériques et des références de documents physiques.
Qui utilise un système RMS ?
Ces plateformes sont utilisées dans les secteurs où la conformité et la maîtrise de l’information sont essentielles :
- Administrations publiques
- Établissements de santé
- Cabinets d’avocats
- Établissements financiers
- Organismes d’enseignement et de recherche
- Entreprises soumises à des obligations réglementées de conservation
Toute organisation gérant d’importants volumes de documents peut bénéficier d’un suivi structuré.
Quels sont les avantages d’un RMS ?
Un système bien mis en place apporte :
- Une meilleure organisation grâce à un classement et des métadonnées cohérents
- Une réduction des risques de non-conformité
- Une recherche plus rapide des informations
- Des coûts de stockage mieux maîtrisés grâce à une conservation contrôlée
- Une sécurité renforcée avec des accès fondés sur les rôles
- Des pistes d’audit claires pour la traçabilité des responsabilités
- Une meilleure productivité avec moins de suivi manuel
Ces avantages font du RMS un outil important de la gouvernance moderne de l’information.
Un RMS remplace-t-il une GED ?
Pas exactement. Leurs fonctions se recoupent, mais leurs priorités diffèrent :
- Les systèmes de gestion électronique des documents (GED ou DMS) privilégient le traitement quotidien des documents, la collaboration et les workflows.
- Les systèmes de gestion des documents d’activité (RMS) privilégient la maîtrise à long terme, la conservation, la conformité et le cycle de vie.
De nombreuses organisations utilisent les deux, et certaines plateformes réunissent leurs fonctions.
Folderit prend-il ces fonctions en charge ?
Oui. Folderit propose notamment des métadonnées, un historique des versions, des règles de conservation, des pistes d’audit et un stockage sécurisé. Ces outils aident à gérer les documents tout au long de leur cycle de vie et à soutenir les exigences de conformité, avec une configuration et des procédures adaptées.