Što je M-Files?

M-Files platforma je za upravljanje dokumentima i informacijama pokretana umjetnom inteligencijom i usmjerena na metapodatke. Sadržaj organizira prema kontekstu (što je), a ne lokaciji (gdje je pohranjen). Arhitekturom temeljenom na metapodacima, ugrađenim mehanizmom tijeka rada i naprednom umjetnom inteligencijom pomaže organizacijama riješiti informacijski kaos, poboljšati učinkovitost procesa i automatizirati sigurnost i usklađenost dokumenata.

M-Files uvodi upravljanje dokumentima u kojem kontekst ima prednost, dajući važnost razumijevanju tko, što, kada i zašto stoji iza svakog dokumenta. Organizacije dobivaju manje nagađanja, bolje tijekove rada i pouzdaniju umjetnu inteligenciju.

M-Files fleksibilno je rješenje dostupno kao usluga u oblaku, lokalna instalacija ili hibridno rješenje. Osmišljeno je za povezivanje strukturiranih poslovnih podataka i nestrukturiranog sadržaja.

Kako M-Files radi?

Pristup M-Filesa klasificira dokumente metapodacima i prema njima razvrstava sadržaj u prikaze. To omogućuje pronalaženje dokumenata prema sadržaju umjesto pretraživanja složenih stabala mapa. Pristup objedinjuje poslovne podatke iz više spremišta, omogućujući jedinstveno upravljanje i pristup u cijeloj organizaciji.

Uz to, M-Files pruža intuitivna sučelja koja korisnicima olakšavaju navigaciju i učinkovito pronalaženje dokumenata.

Ključne funkcije M-Filesa

Funkcije M-Filesa pomažu organizacijama učinkovito upravljati dokumentima:

• Arhitektura temeljena na metapodacima: M-Files softver je usmjeren na metapodatke koji koristi patentiranu arhitekturu temeljenu na njima. Takav dizajn pomaže brže pronaći podatke, osigurava pravilno označavanje datoteka i smanjuje poslovni rizik uklanjanjem dupliciranih verzija. 
• AI asistent M-Files Aino: Aino je alat generativne umjetne inteligencije koji pomaže korisnicima upravljati dokumentima. Može sažeti duge dokumente, prevesti sadržaj i automatizirati tijekove rada. 
• Automatizacija tijeka rada: Automatizacija M-Filesa oslanja se na metapodatke za praćenje životnog ciklusa dokumenta. Sustav tim podacima vodi dokument do odgovarajuće faze (npr. od „Nacrta” do „Odobreno”). Automatski ažurira metapodatke po završetku svakog koraka.
• Sigurnost i usklađenost: Platforma M-Files čuva detaljne tragove revizije. Prati svaku korisničku radnju, stvarajući evidenciju tko je pristupio kojim informacijama i kada. To praćenje dokumenata ključno je za izvještavanje o usklađenosti i sigurnosne provjere. Sustav koristi i napredno šifriranje podataka u prijenosu i pohrani za zaštitu osjetljivih informacija. Ključni poslovni dokumenti sigurno su pohranjeni u trezoru dokumenata.

Ključne mogućnosti softvera sustava M-Files za upravljanje dokumentima

Ključne mogućnosti M-Filesa kao sustava DMS uključuju:

• Izrada i upravljanje dokumentima: M-Files pojednostavljuje izradu, pohranu i pronalaženje dokumenata, uključujući digitalizaciju papira u sustav za lak pristup i upravljanje. Korisnicima omogućuje suradničko uređivanje dokumenata uz snažne kontrole prava pristupa.
• Kontrola verzija: M-Files automatski prati povijest verzija, osiguravajući pristup najnovijoj uz evidenciju prethodnih nacrta. Čuva potpunu povijest dokumenta, omogućuje vraćanje prethodnih verzija i osigurava usklađenost.
• Vanjska suradnja: M-Files omogućuje sigurno dijeljenje s vanjskim partnerima bez dupliciranih privitaka e-pošte. Pomaže zaštititi dokumente pri dijeljenju i omogućuje elektroničko potpisivanje u platformi, podržavajući udaljeni i mobilni rad.
• Poslovno pretraživanje: Nudi moćne alate za pronalaženje relevantnih dokumenata u svim povezanim sustavima, uključujući istodobno pretraživanje više dokumenata za sveobuhvatne rezultate.
• AI funkcije i kategorizacija dokumenata: M-Files koristi umjetnu inteligenciju za automatsku kategorizaciju dokumenata, analizu sadržaja i obogaćivanje metapodataka, poboljšavajući organizaciju i učinkovitost tijeka rada.
• Regulatorna usklađenost: Osigurava upravljanje dokumentima prema zakonima (poput GDPR-a ili HIPAA-e) i uključuje potpun trag revizije.

Hosting i uvođenje: mogućnosti više poslužitelja i hibridnog rada

M-Files nudi fleksibilno uvođenje za različite IT potrebe. Organizacijama koje žele lokalnu instalaciju pruža sigurno i kontrolirano okruženje. M-Files Base osnovno je lokalno izdanje s temeljnim funkcijama upravljanja dokumentima i početna točka ponude platforme M-Files. Tvrtke mogu birati izdanja poput M-Files Team i M-Files Business prema konkretnim zahtjevima i potrebnom rastu.

Osim jednostavnog licenciranja, M-Files nudi dvije ključne funkcije:

• Način rada s više poslužitelja: M-Files Multi-Server Mode omogućuje istodobno povezivanje više poslužitelja s trezorom M-Filesa. Raspodjeljivač opterećenja raspoređuje korisnike na aktivne poslužitelje. Ako jedan prestane raditi, korisnici se automatski prebacuju na druge pa je prekid neprimjetan.
• Uvođenje hibridnog oblaka: Kao platformu usluga sadržaja u hibridnom oblaku, organizacije mogu koristiti M-Files lokalno, u oblaku ili kao hibridno rješenje uz jednu licencnu pretplatu. Time tvrtke čuvaju osjetljive podatke na lokalnim poslužiteljima, a druge u oblaku, sve uz isto korisničko sučelje.

Integracija M-Filesa sa SAP-om i ERP sustavima

M-Files nudi snažnu integraciju sa sustavima planiranja resursa poduzeća (ERP), posebno SAP-om.

• Sinkronizacija podataka SAP-a: Administratori mogu izravno sinkronizirati SAP objekte, poput dobavljača, kupaca i proizvoda, u metapodatke M-Filesa, osiguravajući automatsku vezu svakog dokumenta s odgovarajućim poslovnim zapisom.
• Iskustvo SAP S/4HANA®: (M-Extender): Uz M-Extender, M-Files se ugrađuje izravno u sučelje SAP-a, omogućujući timovima pregled dokumenata i sadržaja izvan SAP-a (poput e-pošte ili ugovora) bez promjene prozora.
• Ostale mogućnosti integracije: M-Files Extension Kit Cloud Connector omogućuje integraciju s brojnim sustavima trećih strana poput Microsoft Dynamics 365, Salesforcea, SharePointa ili NetSuitea bez složenog kodiranja. To znači da se lokalni M-Files može povezati s aplikacijama u oblaku poput Salesforcea, a M-Files Cloud s lokalnim ERP-ovima.

Integracijski ekosustav M-Filesa

M-Files povezuje postojeće sustave, arhive i aplikacije u središnju pouzdanu pohranu. Time osigurava stalnu dostupnost točnih informacija i poboljšava produktivnost.

Uobičajene integracije uključuju:

• Microsoft 365: Korisnici mogu pristupiti M-Filesu izravno iz Outlooka, Worda, Excela i Teamsa.
• Google Workspace: Integracija za korisnike koji daju prednost Google Driveu i Docsu.
• Elektronički potpis: Besprijekorne veze s DocuSignom i Adobe Acrobat Signom za upravljanje tijekovima odobravanja.

Omogućujući korisnicima pristup sustavu za upravljanje dokumentima putem svakodnevnih alata (poput Microsoft Teamsa), M-Files smanjuje potrebu za prebacivanjem između aplikacija.

Sigurnost, usklađenost i automatizacija tijeka rada M-Filesa

M-Files štiti dokumente strogim pravima pristupa, šifriranjem i mogućnostima revizije.

• Dinamička prava pristupa: M-Files koristi dinamička prava pristupa na temelju uloga. Pristup dokumentu nije statičan, nego se mijenja prema metapodacima datoteke. Time se osigurava ograničavanje osjetljivih materijala na prave timove bez ručnih ažuriranja. Time se osigurava ograničavanje osjetljivih materijala na prave timove bez ručnih ažuriranja.
• Autentifikacija: M-Files se integrira s poslovnim sustavima autentifikacije, uključujući Active Directory i rješenja jedinstvene prijave (SSO) poput Azure AD/Entra ID-ja. To organizacijama omogućuje centralizirano upravljanje korisnicima uz siguran pristup.

Zaključak

M-Files platforma je za upravljanje dokumentima s prednošću konteksta koja organizira informacije prema sadržaju. Spajanjem dokumenata, podataka i procesa u jedan prikaz uklanja potrebu za ručnom organizacijom datoteka i osigurava dosljedno upravljanje. Uz arhitekturu metapodataka, AI alate i fleksibilne mogućnosti oblaka ili lokalnog uvođenja prikladan je za tvrtke svih veličina.