Ce este M-Files?

M-Files este o platformă de gestionare a documentelor și informațiilor bazată pe AI și centrată pe metadate. Organizează conținutul după context — ce este — nu după locație — unde este stocat. Printr-o arhitectură bazată pe metadate, un motor integrat de fluxuri de lucru și inteligență artificială avansată, M-Files ajută organizațiile să rezolve haosul informațional, să îmbunătățească eficiența proceselor și să automatizeze securitatea și conformitatea documentelor.

M-Files introduce gestionarea documentelor axată mai întâi pe context, acordând prioritate înțelegerii persoanelor, conținutului, momentului și motivului din spatele fiecărui document. Organizațiile beneficiază prin eliminarea presupunerilor, îmbunătățirea fluxurilor și posibilitatea unei inteligențe artificiale mai fiabile.

M-Files este o soluție flexibilă, disponibilă ca serviciu cloud, instalare on-premises sau soluție hibridă. Este concepută pentru a face legătura dintre datele de afaceri structurate și conținutul nestructurat.

Cum funcționează M-Files?

Abordarea M-Files clasifică documentele folosind metadate și sortează conținutul în vizualizări pe baza acestora. Astfel, utilizatorii găsesc documentele după conținut, fără a căuta prin arbori complecși de dosare. Această abordare consolidează datele organizației din mai multe depozite, permițând gestionarea și accesul unificate în întreaga organizație.

În plus, M-Files oferă interfețe intuitive care facilitează navigarea și găsirea eficientă a documentelor.

Funcțiile-cheie M-Files

Funcțiile M-Files ajută organizațiile să gestioneze eficient documentele:

• Arhitectură bazată pe metadate: M-Files este un software bazat pe metadate, care utilizează o arhitectură brevetată construită pe acestea. Acest design ajută utilizatorii să găsească datele mai rapid, asigură etichetarea corectă a fișierelor și reduce riscul de afaceri prin eliminarea versiunilor duplicate. 
• Asistentul AI M-Files Aino: Aino este un instrument AI generativ care ajută utilizatorii să gestioneze documentele. Poate rezuma documente lungi, traduce conținut și automatiza fluxuri de lucru. 
• Automatizarea fluxurilor de lucru: Automatizarea în M-Files se bazează pe metadate pentru urmărirea ciclului de viață al documentului. Sistemul utilizează aceste date pentru a ghida documentul către etapa potrivită, de exemplu de la „Ciornă” la „Aprobat”. Actualizează automat metadatele la finalizarea fiecărui pas.
• Securitate și conformitate: Platforma M-Files păstrează jurnale de audit detaliate. Urmărește fiecare acțiune a utilizatorului, creând o evidență a persoanelor care au accesat informațiile și a momentului accesării. Această urmărire a documentelor este esențială pentru raportarea conformității și verificările de securitate. Sistemul utilizează și criptare avansată pentru datele în tranzit și în repaus, pentru protejarea informațiilor sensibile. Documentele esențiale pentru activitate sunt stocate în siguranță într-un seif de documente.

Capacitățile principale ale software-ului M-Files de gestionare a documentelor

Capacitățile principale ale M-Files ca sistem DMS includ:

• Crearea și gestionarea documentelor: M-Files simplifică realizarea, stocarea și găsirea documentelor, inclusiv digitalizarea documentelor pe hârtie în sistem, pentru acces și gestionare ușoare. M-Files permite editarea colaborativă a documentelor, cu controale solide ale permisiunilor de acces.
• Controlul versiunilor: M-Files urmărește automat istoricul versiunilor, asigurând accesul permanent la cea mai recentă versiune și păstrând evidența ciornelor anterioare. Menține istoricul complet al documentului, permite revenirea la versiuni anterioare și asigură conformitatea.
• Colaborare externă: M-Files permite partajarea securizată cu parteneri externi fără crearea atașamentelor de e-mail duplicate. Ajută la securizarea documentelor în timpul partajării și permite semnarea electronică în platformă, susținând fluxurile mobile și la distanță.
• Căutare la nivel de organizație: Oferă instrumente puternice pentru găsirea documentelor relevante în toate sistemele conectate, inclusiv căutarea simultană în mai multe documente pentru rezultate cuprinzătoare.
• Funcții AI și clasificarea documentelor: M-Files utilizează funcții bazate pe AI pentru clasificarea automată a documentelor, analiza conținutului și îmbogățirea metadatelor, îmbunătățind organizarea și eficiența fluxurilor.
• Conformitate cu reglementările: Asigură gestionarea documentelor conform legilor, precum GDPR sau HIPAA, și include un jurnal complet de audit.

Găzduire și implementare: opțiuni multi-server și hibride

M-Files oferă opțiuni flexibile de implementare pentru nevoi IT diferite. Pentru organizațiile care preferă instalarea on-premises, oferă un mediu securizat și controlat. M-Files Base este ediția on-premises de bază, cu funcții esențiale de gestionare a documentelor, fiind punctul de pornire al gamei platformei M-Files. Companiile pot alege dintre ediții precum M-Files Team și M-Files Business, pentru a corespunde cerințelor specifice și a se extinde după necesități.

Dincolo de simpla licențiere, M-Files oferă două funcții-cheie:

• Modul multi-server: M-Files Multi-Server Mode permite conectarea simultană a mai multor servere la seiful M-Files. Un distribuitor de sarcină repartizează utilizatorii între serverele active. Dacă unul se defectează, utilizatorii sunt mutați automat pe celelalte, astfel încât întreruperea să nu fie observată.
• Implementare cloud hibridă: Ca platformă de servicii de conținut în cloud hibrid, M-Files poate fi utilizat on-premises, în cloud sau ca soluție hibridă cu un singur abonament de licență. Astfel, companiile pot păstra datele sensibile pe servere locale și celelalte date în cloud, utilizând aceeași interfață.

Integrarea M-Files cu SAP și sisteme ERP

M-Files oferă integrare solidă cu sistemele de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), în special SAP.

• Sincronizarea datelor SAP: Administratorii pot sincroniza obiecte SAP, precum furnizori, clienți și produse, direct în metadatele M-Files, asigurând legarea automată a fiecărui document la evidența de afaceri corectă.
• Experiența SAP S/4HANA®: (M-Extender): Prin M-Extender, M-Files se integrează direct în interfața SAP, permițând echipelor să vadă documente și conținut non-SAP, precum e-mailuri sau contracte, fără să schimbe ferestrele.
• Alte capacități de integrare: M-Files Extension Kit Cloud Connector permite integrarea cu numeroase sisteme terțe, precum Microsoft Dynamics 365, Salesforce, Sharepoint sau Netsuite, fără programare complexă. Aceasta înseamnă că o configurație M-Files on-premises se poate conecta la aplicații cloud precum Salesforce, iar M-Files Cloud se poate conecta la ERP-uri on-premises.

Ecosistemul de integrări M-Files

M-Files se conectează cu sistemele, arhivele și aplicațiile existente pentru a crea un depozit central de încredere. Astfel, informațiile exacte sunt întotdeauna disponibile, îmbunătățind productivitatea.

Integrările obișnuite includ:

• Microsoft 365: Utilizatorii pot accesa M-Files direct din Outlook, Word, Excel și Teams.
• Google Workspace: Integrare pentru utilizatorii care preferă Google Drive și Docs.
• Semnătură electronică: Conexiuni fluente cu DocuSign și Adobe Acrobat Sign pentru gestionarea fluxurilor de aprobare.

Permițând utilizatorilor să acceseze sistemul de gestionare a documentelor prin instrumentele folosite zilnic, precum Microsoft Teams, M-Files reduce nevoia de a comuta între aplicații.

Funcțiile M-Files de securitate, conformitate și automatizare a fluxurilor

M-Files protejează documentele prin permisiuni stricte de acces, criptare și capacități de audit.

• Permisiuni dinamice: M-Files utilizează permisiuni de acces dinamice, bazate pe roluri. Accesul la un document nu este static; se schimbă în funcție de metadatele fișierului. Astfel, materialele sensibile sunt restricționate la echipele potrivite fără actualizări manuale. Astfel, materialele sensibile sunt restricționate la echipele potrivite fără actualizări manuale.
• Autentificare: M-Files se integrează cu sisteme de autentificare pentru organizații, inclusiv Active Directory și soluții Single Sign-On (SSO), precum Azure AD/Entra ID. Acest lucru permite gestionarea centralizată a utilizatorilor și acces securizat.

Concluzie

M-Files este o platformă de gestionare a documentelor „Context-First”, care organizează informațiile după conținut. Combinând documentele, datele și procesele într-o singură vizualizare, elimină nevoia organizării manuale a fișierelor și asigură guvernanță consecventă. Cu arhitectura bazată pe metadate, instrumentele AI și opțiunile flexibile cloud sau on-premises, M-Files este potrivit pentru companii de toate dimensiunile.