Kaj je DocuWare?

DocuWare je celovit elektronski sistem za upravljanje dokumentov (DMS) in platforma za avtomatizacijo delovnih tokov, namenjena digitalizaciji in upravljanju poslovnih informacij. Programska oprema DocuWare ponuja zmogljive možnosti povezovanja in je primerna za različna področja, kot so finance, kadrovanje in prodaja. Deluje kot osrednji repozitorij, v katerem lahko organizacije varno zajemajo, shranjujejo, indeksirajo in pridobivajo dokumente. Poleg preprostega shranjevanja DocuWare uporablja digitalne delovne tokove za avtomatizacijo poslovnih procesov, kot sta odobravanje računov in uvajanje zaposlenih.

DocuWare, ki je na voljo kot oblačna rešitev SaaS (programska oprema kot storitev) in kot lokalna namestitev, podjetjem pomaga preiti v brezpapirno okolje s pretvorbo fizičnih dokumentov v digitalno obliko. Zagotavlja celovitost podatkov, podpira regulativno skladnost in z varnim deljenjem informacij povezuje ločene ekipe. 

Ključni sestavni deli DocuWare

Platformo DocuWare sestavlja več povezanih modulov, ki skupaj zagotavljajo celovito programsko opremo za upravljanje dokumentov:

• Digitalne omare: To so osrednji digitalni repozitoriji za organizirano shranjevanje dokumentov. Delujejo kot podatkovna zbirka, v kateri so dokumenti indeksirani in zavarovani.
• Upravitelj delovnih tokov: Grafični urejevalnik, ki omogoča preprosto ustvarjanje zapletenih delovnih tokov. Uporabniki posamezne elemente preprosto povlečejo in spustijo v diagram poteka, zato ne potrebujejo programerskega znanja.
• Inteligentno indeksiranje: Storitev z umetno inteligenco, ki samodejno razvršča dokumente in izlušči podatke (metapodatke) za izpolnjevanje indeksnih polj.
• E-obrazci: Spletni obrazci, ki zbirajo informacije za zagon digitalnih delovnih tokov brez fizičnega dokumenta.
• Mobilna aplikacija: Namenska aplikacija, ki zaposlenim omogoča, da so na tekočem, odobravajo zahteve in pravočasno dokončajo opravila med delom na daljavo.

Kako deluje DocuWare

Razumevanje tehnične arhitekture organizacijam pomaga načrtovati uspešne uvedbe. Sistem DocuWare deluje po logiki »Zajemi, shrani, upravljaj in avtomatiziraj«.

• Upravljanje življenjskega cikla dokumentov: Od zajema, deljenja, pregleda, odobritve in arhiviranja do končne odstranitve. DocuWare centralizira upravljanje dokumentov iz katerega koli vira (e-pošta, papir, spletni obrazci), izlušči ključne podatke in jih strukturirano shrani, da lahko uporabniki takoj najdejo datoteke in nemudoma opravijo naloge.
• Inteligentna obdelava dokumentov (IDP): IDP uporablja umetno inteligenco in avtomatizacijo za izboljšanje zajema, razumevanja in upravljanja dokumentov ter ustvarja hitrejše in natančnejše delovne tokove. Ta razširitev DocuWare učinkovito izlušči zapletene, nestrukturirane podatke celo iz rokopisnih ali obrabljenih strani in jih v ozadju razvrsti, da ohranja neprekinjeno poslovanje.
• Upravljanje opravil in obvestila: Avtomatizacija DocuWare zagotavlja, da uporabniki nikoli ne spregledajo zadolžitev. Opravila so združena v samodejno posodobljene sezname, kot sta »Preglej nove pogodbe« ali »Odobri kadrovske dokumente«. Dokumenti se na podlagi meril takoj dodajo ali odstranijo. E-poštna obvestila deležnike opozorijo, kdaj je potrebna njihova pozornost.

Katere so osnovne funkcije in zmožnosti DocuWare?

DocuWare ponuja nabor orodij za upravljanje celotnega življenjskega cikla dokumenta. Po uvedbi optimizira delovne tokove dokumentov in se za največjo učinkovitost povezuje z obstoječimi poslovnimi procesi.

Osnovne funkcije in zmožnosti DocuWare vključujejo:

• Inteligentno indeksiranje: Platforma DocuWare uporablja umetno inteligenco (AI) in optično prepoznavanje znakov (OCR) za »branje« dokumentov. Samodejno prepozna ključna podatkovna polja (na primer ime dobavitelja, datum ali skupni znesek) in jih pretvori v strukturirane indeksne izraze.
• Samodejna obdelava: Sistem lahko skupinske skene razdeli na posamezne datoteke in jih usmeri v ustrezen digitalni predal. S tem odpravi potrebo po ročnem vnosu podatkov in poskrbi, da so datoteke pravilno shranjene od začetka.

• Upravljanje opravil: Ko poslovni dokument zahteva pozornost (npr. račun, ki potrebuje odobritev), sistem dodeli opravilo odgovornemu uporabniku.
• Sprožilci in pravila: Delovne tokove dokumentov sprožijo določeni dogodki, kot sta shranjevanje poslovnega dokumenta ali sprememba polja stanja. Če znesek računa na primer preseže določeno mejo, ga lahko delovni tok samodejno usmeri k višjemu vodji v pregled.

• Povezave ERP in CRM: Povezuje se s sistemi, kot so SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce in QuickBooks.
• Povezava z e-pošto: Uporabniki lahko e-poštna sporočila in priloge iz Microsoft Outlooka ali Gmaila shranijo neposredno v osrednji arhiv, ne da bi zapustili e-poštnega odjemalca.
• Strojna oprema: Programska oprema za zajem papirnih evidenc deluje s praktično vsakim skenerjem ali večnamenskim tiskalnikom.

• Iskanje po celotnem besedilu: Iskanje katere koli besede v vsebini dokumenta.
• Indeksna polja: Filtriranje po določenih metapodatkih, kot so »Datum«, »ID stranke« ali »Vrsta dokumenta«.
• Pogledi map: Brskanje po tradicionalni strukturi map, ki odraža indeksne podatke.

Katere varnostne funkcije ima DocuWare?

DocuWare zagotavlja varnost na ravni velikih podjetij za zaščito občutljivih poslovnih podatkov in pomoč pri regulativni skladnosti.

• Šifriranje: Vsi dokumenti so shranjeni s šifriranjem AES (256-bitnim), standardom vlade ZDA za varne podatke. Komunikacija med odjemalcem in strežnikom je zaščitena s HTTPS/TLS.
• Pravice dostopa: Skrbniki lahko določijo stroge ravni pravic dostopa. Na podlagi uporabniških vlog ali skupin lahko nadzorujejo, kdo sme dokumente brati, urejati, izvažati ali brisati.
• Revizijske sledi: Sistem beleži vsako dejanje z dokumentom. To ustvari pregledno zgodovino o tem, kdo je dostopal do datoteke in katere spremembe so bile izvedene, kar je bistveno za presoje.
• Politike hrambe: Organizacije lahko nastavijo samodejna pravila za hrambo dokumentov za obvezno obdobje (npr. sedem let za davčne evidence), nato pa za njihov samodejni izbris. To pomaga izpolnjevati zahteve GDPR, HIPAA in SOC 2.

Kateri modeli uvedbe so na voljo za DocuWare?

DocuWare omogoča prilagodljivo gostovanje programske opreme za različne strategije IT.

• DocuWare Cloud: To je model programske opreme kot storitve (SaaS), ki gostuje v Microsoft Azure. Ponuja visoko razširljivost, samodejne posodobitve in nobenega vzdrževanja strežnikov za stranko. Idealen je za organizacije, ki želijo hitro uvedbo brez naložb v notranjo strojno opremo.
• Lokalna namestitev: Organizacije, ki potrebujejo neposreden nadzor nad svojimi strežniki in hrambo podatkov, lahko DocuWare namestijo na lastne strežnike. Ta različica ponuja enak nabor funkcij kot oblačna različica, vendar odgovornost za varnostne kopije in vzdrževanje strežnikov prenese na interno ekipo IT.

Pogosti primeri uporabe DocuWare

Čeprav DocuWare ni vezan na posamezno panogo, se pogosto uporablja za posodobitev določenih oddelkov. S poenostavitvijo upravljanja dokumentov strankam pomaga izboljšati poslovne procese, povečati učinkovitost in izboljšati zadovoljstvo zaposlenih.

• Obveznosti do dobaviteljev: Avtomatizacija obdelave računov, tristranskega ujemanja in usmerjanja odobritev za hitrejša plačila, odpravo napak pri vnosu podatkov in prihranek z zmanjšanjem stroškov ročne obdelave.
• Upravljanje človeških virov: Upravljanje evidenc zaposlenih, avtomatizacija kontrolnih seznamov za uvajanje in varno shranjevanje občutljivih osebnih map.
• Prodaja in upravljanje pogodb: Centralizacija hrambe pogodb in avtomatizacija opomnikov za podaljšanje, da ni zamujen noben rok, ter omogočanje ekipam, da v realnem času spremljajo spremembe in odobritve dokumentov.
• Skladnost in hramba zapisov: Samodejno uporabi zadržanje izbrisa dokumentov za izpolnjevanje pravil politike hrambe za vsak dokument na podlagi njegovih metapodatkov. To določa način shranjevanja, trenutek označitve za odstranitev (izbris) in osebe, ki jih je treba pred dejanjem obvestiti.

Komu je DocuWare namenjen?

DocuWare je razširljiva programska oprema za upravljanje dokumentov, ki lahko raste in služi podjetjem vseh velikosti, od malih in srednjih do velikih podjetij. Njegova vsestranskost omogoča uporabo v različnih sektorjih ter obravnavo njihovih posebnih potreb in izzivov.

• Zdravstvo: V zdravstvu DocuWare upravlja kartoteke pacientov in zagotavlja skladnost s predpisi, kot je HIPAA. Z zagotavljanjem hitrega in varnega dostopa do bistvenih informacij izboljšuje oskrbo pacientov in celotno izkušnjo zdravstvene obravnave.
• Finance: Finančne ustanove se na DocuWare zanašajo pri poenostavitvi procesov, kot sta obdelava računov in priprava na presojo. Zagotavlja tudi varnost občutljivih finančnih podatkov in ohranja skladnost s panožnimi standardi.
• Izobraževanje: Izobraževalne ustanove imajo od DocuWare koristi pri učinkovitem upravljanju evidenc študentov, lažjem izvajanju upravnih procesov in izboljšanju komunikacije med oddelki, študenti in starši.
• Proizvodnja: Proizvajalci z DocuWare učinkovito upravljajo naročila, evidence zalog in dokumentacijo o skladnosti. Ta zmožnost zagotavlja nemoten potek poslovanja ter izpolnjevanje regulativnih zahtev in zahtev strank.