Folderitin asiakirjahallinnan API-rajapinnan tai pilvitallennuksen API-rajapinnan päätarkoitus on antaa kumppaniyritykselle mahdollisuus rakentaa joustava sovellus. Rajapinta tuo Folderitin dokumentoidut toiminnot ohjelmallisesti käytettäviksi; tarvittavan ominaisuuden tuki ja oikeudet varmistetaan API-dokumentaatiosta.
Folderitin pilvitallennuksen API perustuu REST-malliin. Jos olet käyttänyt RESTful API-rajapintaa, monet käsitteet ovat tuttuja.
Käytämme vakiintuneita HTTP-ominaisuuksia, kuten monien asiakkaiden tukemia HTTP-metodeja.
JSON on vastausten tietomuoto, ja virhetilanteissa palautetaan virhekoodi sekä viesti dokumentaation mukaan. Osoitteet on suunniteltu ennakoitaviksi, ja HTTP-vastauskoodit ilmaisevat API-virheitä.
Asiakirjahallintaohjelmiston API
Folderitilla on monipuolinen asiakirjahallinnan API-rajapinta. API eli application programming interface on ohjelmointirajapinta, jolla sovellukset käyttävät toistensa toimintoja. Tässä vaiheessa tavallinen lukija on ehkä jo siirtynyt sivulta eteenpäin. Sinä et kuitenkaan ole aivan tavallinen tietokoneen käyttäjä: joko tiedät jo, mikä API on ja mitä sillä tehdään, tai olet kirjoittamassa hakukenttään sanaa ”API” selvittääksesi asian. Odota hetki, sillä tutustumme siihen yhdessä. FreeCodeCamp antaa aiheesta humoristisen selityksen, mutta aloitetaan kaikille ymmärrettävistä perusteista. Puhutaan siis yleisesti asiakirjahallinnan pilvitallennuksen rajapinnoista. Kaikesta ”pilvilaskentaa” ja ”hajauttamista” koskevasta puheesta huolimatta internetin sisältö ja ohjelmistot toimivat jossakin fyysisessä tietokoneessa. Internetin perinteinen perusajatus on toisiinsa liitettyjen laitteiden verkko: tietokoneet, niitä yhdistävät johdot ja Wi-Fi-yhteydet, signaaleja vastaanottavat ja lähettävät tukiasemat sekä pitkät tiedonsiirtokaapelit, joissa tietopaketit kulkevat. Kaikki tämä muodostaa verkkoyhteyksien fyysisen perustan. Mittakaava on vaikuttava. Sitä voi havainnollistaa kuvittelemalla ensin kaksi samassa huoneessa olevaa tietokonetta, jotka vaihtavat yksinkertaisen ”Hello, world” -viestin. Tämä on vertaus viestinnän perusajatuksesta, ei internetin täsmällinen syntyhistoria.
Asiakirjahallintajärjestelmän API
Tietokoneen toiminnot perustuvat ohjelmiin. Tiedot, kalenterit, äänikirjat ja pelit toimivat laitteilla ja palvelimilla. Pieniä ja suuria tiettyä tehtävää hoitavia ohjelmia kutsutaan sovelluksiksi: niillä voidaan suunnitella ruokalista, tasapainottaa taloutta, laatia budjetti tai seurata omia tietoja. Sovellus voi tarjota ihmisen ymmärtämän käyttöliittymän: kirjoitat esimerkiksi englanniksi, espanjaksi, japaniksi tai saksaksi, ja ohjelma muuntaa pyynnön tietokoneen käsittelemiksi toiminnoiksi. Laajemmat sovellukset auttavat veroilmoituksessa, yrityksen tietojen hallinnassa ja eri maissa toimivan luovan tiimin yhteistyössä. Puhelimen käännössovellukset ovat korvanneet matkailijoiden vanhoja keskusteluoppaita ja auttavat eri kielten käyttäjiä arjessa. Nämä sovellukset eivät kuitenkaan elä abstraktissa tilassa. Ne toimivat tietokoneissa, jotka viestivät langallisilla tai langattomilla yhteyksillä muiden koneiden kanssa ja tarjoavat liiketoiminnan, projektin tai vaikkapa aamumuistutuksen tarvitseman toiminnon. Tarkastellaan myös lyhennettä DMS. Folderitin yhteydessä se tarkoittaa Document Management Systemiä eli asiakirjahallintajärjestelmää. Toisessa yhteydessä sama lyhenne voi tarkoittaa Digital Media Serveriä eli digitaalista mediapalvelinta. Merkityksiä ei pidä sekoittaa. Digitaalista mediaa ovat esimerkiksi tietokoneella säilytettävät ja toistettavat äänikirjat. Kirjailija kirjoittaa teoksen ja lukija lukee sen ääneen, parhaimmillaan yhden ihmisen esitykseksi. Lukeminen äänitetään, tallennetaan ja siirretään tietokoneella toimivilla sovelluksilla. Tallentava palvelin voi olla samassa huoneessa tai kaukana, mutta jossakin fyysinen tietokone säilyttää tiedoston. Tallenne voidaan sitten jakaa, myydä ja kuunnella monessa paikassa. Tämä havainnollistaa mediapalvelimen toimintaa, ei Folderitin erityistä käyttötarkoitusta. Digitaalinen sisältö ei rajoitu ääneen: se voi olla yrityksen asiakirjoja, yhteisen projektin kansio, digitaalinen kortti esihenkilölle tai sihteerien päivän laulettu tervehdys. Yritystyössä siihen kuuluvat myös projektin määräajat sekä freelancereiden kuva- tai tekstisopimukset. Tässä Folderitin kaltainen asiakirjahallintasovellus on hyödyllinen. Teknisesti pilvisovellus toimii todellisella palvelimella, vaikka yrityksen omistaja, ehkä sinä, ei lataa ohjelmistoa omalle koneelleen. Folderitin palvelun kolminkertaiset varmuuskopiot tukevat tietojen suojausta ja palautumista. Koska palvelu ei tavallisessa pilvikäytössä sijaitse asiakkaan omassa rakennuksessa, sitä ja sen kansioita kutsutaan pilvessä oleviksi. Olemme kehittäneet Folderitin pilvipohjaisen asiakirjahallinnan eri yrityksille, oppilaitoksille ja muille organisaatioille, jotka tarvitsevat tiedon säilytystä ja helppoa käyttöä. Tässä merkityksessä DMS on nimenomaan asiakirjahallintajärjestelmä. Se auttaa yhteistyössä, asiakirjojen seurannassa, hyväksyntäprosesseissa ja muussa tiedonhallinnassa. API mahdollistaa dokumentoituihin toimintoihin perustuvat integraatiot, kun taas käyttäjä käyttää niitä tavallisesti verkkoliittymästä. Uskomme, että Folderit voi tehdä vaikutuksen liiketoimintaprosesseihin, yhteistyöhön, asiakirjaseurantaan ja hyväksyntöihin. Tavoitteemme on kilpailukykyinen helppokäyttöisyys, saatavuus ja tietoturva. Suhtaudumme erityisen vakavasti myös kolminkertaiseen varmuuskopiointiin. Sinun ei tarvitse luottaa vain meidän sanaamme: kokeile Folderitia maksutta ja tutustu toimintoihin itse ilman ostopakkoa. Kokeilun voi päättää ennen sen loppua. Uskomme sen olevan sovellus, jonka haluat pitää, mutta kokeilun avulla voit arvioida sopivuuden omaan liiketoimintaasi itse.
