Belge onay iş akışı, bir karardan sorumlu kişilere bir belge gönderir, yanıtlarını kaydeder ve daha sonra ne olacağını belirler. Ödemeden önce bir faturayı, imzalanmadan önce bir sözleşmeyi, yayımlanmadan önce bir prosedürü veya izin verilmeden önce bir çalışanın talebini kapsayabilir.
Folderit yönetilen öğeyi, iş akışı görevlerini ve karar geçmişini bir arada tutar. Katılımcılar kendilerine sunulan bilgileri inceleyebilir, onaylayabilir veya reddedebilir, yorum ekleyebilir ve açıklama talep edebilir. Bu kılavuzda mevcut yaklaşımlar ve başarılı onayların yanı sıra istisnaları da ele alan bir sürecin nasıl yapılandırılacağı açıklanmaktadır.
Orijinal Folderit videosu İngilizcedir; gösterilen arayüz güncel sürümden farklı olabilir. Bu yazıda bağlantısı verilen teknik bilgi bankası kılavuzları da İngilizcedir.
Onay iş akışının tanımlaması gerekenler
Düğmeleri veya otomasyon adımlarını seçmeden önce hangi kararın talep edildiğini belirleyin. “Ödeme için bu faturayı onayla”, “Lütfen inceleyin”den daha kesindir. Alıcıları, işlem sıralarını, erişebilecekleri bilgileri, gerekli tamamlama kuralını ve bir sonraki hedefi belirtin.
E-posta ekleri, kararların ileti dizilerine ve çeşitli dosya kopyalarına dağılmasına neden olabilir. Yönetilen bir iş akışı, istek ve yanıtı öğeye bağlar. Hala eksik bilgilerle, reddedilen isteklerle ve müsait olmayan kişilerle ilgilenecek bir sahibine ihtiyacı var.
Paralel, seri veya özel aşamaları seçin
Üç sütunu da karşılaştırmak için tabloyu yatay kaydırın.
| Sıra | Nasıl çalışır? | Uygun örnek |
|---|---|---|
| Paralel | Katılımcılar görevlerini aynı anda alırlar. | Hukuk ve Finans, bir sözleşmenin farklı yönlerini kontrol eder. |
| Seri | Katılımcılar yapılandırılmış sırayla hareket ederler; bir sonraki davet önceki görevin başarıyla tamamlanmasına bağlıdır. | Bütçe sahibi, ödemeyi yetkilendiren kişiden önce onaylar. |
| Özel | Katılımcılar, bir aşama içindeki eş zamanlı çalışmayı aşamalar arasındaki bir diziyle birleştirerek aşamalar halinde düzenlenir. | Önce iki departman inceliyor, ardından Yönetim onaylıyor. |
Süreç; onay, okundu teyidi, inceleme, alan doldurma ve kullanılabilir imzalama yöntemlerini birleştirebilir. Örneğin önce formdaki eksik bilgileri, ardından yöneticinin onayını ve son olarak tamamlanan kaydın okunduğuna ilişkin teyidi isteyin. Süreci standartlaştırmadan önce yöntemlerin kullanılabilirliğini ve paket kapsamını kontrol edin.
Pratik belge onay örnekleri
Aşağıdaki örnekler varsayımsal konfigürasyonlardır. Kararları ve sorumlulukları gösterirler; bunlar müşteri sonuçları veya test edilmiş bir dağıtımın raporları değildir.
Faturalar: ödemeye izin vermeden önce ücreti kontrol edin
Faturayı tedarikçi, fatura numarası, departman, tutar, para birimi ve vade tarihi ile birlikte saklayın. Uygun olduğu yerde destekleyici sipariş veya teslimat kanıtlarını ilgili öğeler olarak ekleyin. Bir telekomünikasyon örneğinde, departman temsilcileri önce tahsis edilen ücretleri kontrol eder, ardından bütçe sahibi ödemeye izin verir.
Açıklanamayan bir ücretlendirme ortaya çıkarsa, incelemeyi yapan kişi orijinal görevini açık bırakarak açıklama talebinde bulunabilir. Başarılı onay, faturayı ödeme için onaylanmış bir klasöre taşıyabilir. Onay kararı bir banka ödemesi veya muhasebe kaydı değildir: bu eylemler sorumlu kişiye veya ayrı olarak yapılandırılmış bir entegrasyona ihtiyaç duyar.
Koşullu yönlendirme için Workflow Designer içinde tutar, para birimi ve diğer alanlara ilişkin açık koşullar tanımlayın. Her dala alıcı atayın. Departman alanının ilgili yöneticiyi otomatik bulduğunu veya tutar karşılaştırmasının ortak bütçede kalan bakiyeyi kontrol ettiğini varsaymayın.
Sözleşmeler: inceleyin, onaylayın ve ardından imzalayın
Hukuk birimi yükümlülükleri ve fesih koşullarını, finans birimi tutarları ve ödeme koşullarını inceler. İlk aşamada iki birimin de kabulü istenebilir; ardından yönetim nihai onayı verir. Katılımcılara gerekli sözleşme eklerini ve meta verileri gösterin.
İmzalama, Folderit eSign, DocuSign entegrasyonu veya desteklenen bölgesel eID yöntemlerini kullanarak onayı takip edebilir. Bunlar farklı gereksinimleri olan ayrı imzalama seçenekleridir; yöntemi, harici taraf deneyimini, planı ve varsa sağlayıcı ücretlerini onaylayın. Onayın kendisi belgeye elektronik imza yerleştirmez.
Yaratıcı çalışma: gerçek yayın sürümünü onaylayın
Uygun şekilde Pazarlama’ya, ürün sahibine ve Hukuk departmanına bir düzen, sunum veya yayın gönderin. Her katılımcıdan net bir karar vermesini ve değişiklik gerektiğinde yorum yapmasını isteyin. İlgili kaynak materyal, başka bir kontrolsüz e-posta eki haline gelmeden incelemeyi destekleyebilir.
Değişiklikten sonra yeni sürümü ayrı bir karara sunun. Yeni bir dosya yüklemek, eski sürümün onayını yeni sürüme aktarmaz. Süreç başarıyla tamamlandığında kabul edilen sürümü belirlenen yayın klasörüne taşıyın.
Kontrollü prosedürler: çalışanların okundu teyidinden önce onaylayın
Güncellenen bir güvenlik prosedürü önce teknik incelemeciden ve sorumlu yöneticiden geçip kontrollü belgeler klasörüne taşınabilir. Ayrı bir okundu teyidi aşamasında ilgili çalışanlardan belgeyi okuduklarını doğrulamaları istenebilir.
Yayından sorumlu kişiyi, sürümü ve yürürlük tarihini açıkça belirtin. Okundu teyidi bir yanıtı kaydeder; tek başına anlama, uygulama yeterliliği veya tüm gerekliliklere uyumu kanıtlamaz.
Mühendislik değişiklikleri: ayrı teknik ve mali kararlar
Değişiklik talebini çizimlere, maliyet tahminlerine ve destekleyici yazışmalara bağlayın. Mühendislik ve Kalite paralel olarak incelenebilir, ardından Finans ve proje sahibi gelir. Her teknik incelemecinin zorunlu olup olmadığına veya tanımlanmış bir komite eşiğinin uygun olup olmadığına karar verin.
İş akışı, onaylanmış çizim revizyonunu ve nihai hedefi tanımlamalıdır. Başarılı bir değişiklik talebi, ilgili her çizimin revize edildiğini veya yayınlandığını otomatik olarak kanıtlamaz.
Çalışan talepleri: onaylanmadan önce verileri toplayın
Çalışan, uygun bir elektronik formla yapılandırılmış bilgi ve ek gönderebilir. İK veya doğrudan amiri kendilerine atanmış alanları doldurur; ardından sorumlu yönetici tamamlanan talebi onaylar. İşe alıştırma süreci imza ve iç politikaların okunduğuna ilişkin teyit aşamaları da içerebilir.
İlgili form türü için mevcut bir şablon kullanın ve her alıcı için alan görünürlüğünü ve düzenlemeyi yapılandırın. Alanları doldurma iş akışları, alıcının görebileceği alanları değiştirebileceği alanlardan ayırır. Elektronik formlar ve görsel otomasyon oluşturucu, güncel herkese açık paket karşılaştırmasındaki Tailor özellikleridir.
Bir kez başlayın, bir şablonu yeniden kullanın veya yinelenen bir işlemi otomatikleştirin
Tek seferlik bir istek için öğenin ayrıntılı görünümünü açın ve İş Akışı menüsünde onay eylemini seçin. İşlem sırasını ve alıcıları seçin, talimatları yazın, meta verilerin ve ilgili öğelerin görünür olup olmayacağını seçin ve başarıyla tamamlandıktan sonra herhangi bir taşıma işlemini yapılandırın. Onay iş akışı kılavuzunda mevcut kontroller açıklanmaktadır.
Tekrarlanan çalışmalar için tetikleyiciyle eşleşen yaklaşımı seçin:
- Klasör düzeyinde otomasyon: yapılandırılmış bir klasöre bir dosya eklendiğinde onayı başlatın. Alt klasör ayarını kontrol edin ve çakışan otomasyonları yanlışlıkla birleştirmekten kaçının.
- İş akışı şablonu: Yönetici alıcıları, yöntemleri ve aşamaları yeniden kullanıma hazırlar. Şablonlar, desteklenen öğe türleriyle veya belirli bir eFormdaki kayıtlarla sınırlandırılabilir.
- Görsel otomasyon: olayı, konumu, öğe türünü ve koşulları tanımlayın, ardından eylemleri ve sonuç dallarını bağlayın. Adlandırılmış bir başlangıç noktası, bir otomasyonun bir öğenin İş Akışı menüsünden manuel olarak kullanılabilir olmasını da sağlayabilir.
Yöneticiler, iş akışı şablonlarını Yönetici araçları → İş Akışları → Şablonlar altında yönetir. Dahili otomasyon adını ve kullanıcıya yönelik manuel işlem adını anlaşılır tutun.
Kabul, ret ve zaman aşımı kurallarını açıkça belirleyin
Bir aşama tüm alıcıların, belirli sayıda kişinin veya grubun belirli bir yüzdesinin yanıtını gerektirebilir. Ret eşiğini de ayarlayın: yanıt almak, onay almak anlamına gelmez.
Örneğin, bir komite üç onay gerektirebilir veya bir talep ilk reddedildikten sonra başarısız olabilir. İş Akışı Tasarımcısında Başarı, Başarısızlık ve Zaman Aşımı çıkışlarını amaçlanan sonraki adımlara bağlayın. Aşamaların bağımsız sonuç işlemeye ihtiyacı olduğunda ayrı İstek eylem adımlarını kullanın.
Bir görevin Bitiş tarihi, bir son teslim tarihini belirtir. Ayrı otomasyon Zaman Aşımı, bir isteğin zaman aşımı yolunu izlemeden önce ne kadar bekleyeceğini kontrol eder. Son tarihi otomatik olarak üst kademeye devretme olarak değerlendirmeyin. Yapılandırılmış zaman aşımlarını test edin ve hala beklemede olan görevlere ne olacağını kontrol edin.
Açıklama, devamsızlık ve belge revizyonlarını ele alın
Açıklama isteği, bir katılımcının nihai bir karar vermeden, bir yorum ve isteğe bağlı ek ile başka bir kullanıcıdan veya gruptan bilgi istemesine olanak tanır. Orijinal görev, onlar yanıt verene kadar açık kalır. İstenen bilgi asla ulaşmadığında takip edecek olan süreç sahibinin adını verin.
İş akışı yöntemi ve hesap için kullanılabilen yetki devri ve vekil ayarlarını kontrol edin. İzinli veya başka nedenle bulunmayan onaylayıcı için üzerinde anlaşılmış bir vekâlet süreci olmalıdır. Genel bir e-posta hatırlatıcısı yetkiyi başka kişiye devretmez.
Folderit, paylaşılan meta verilerle birlikte sürümleri bir arada tutar. Birisi yeni bir sürüm yüklese bile, etkin onay orijinal olarak gönderilen sürüme bağlı kalır. Bir dosyayı yayınlamadan önce sürüme özel görev durumunu inceleyin ve revize edilen içeriğin yetkilendirilmesi gerektiğinde yeni bir onay başlatın.
Anlamlarını değiştirmeden özel yöntem adlarını kullanın
Yönetici, özel bir yöntemi standart bir iş akışı yöntemine dayandırabilir ve adını, eylem etiketlerini, sonuç etiketlerini, renklerini ve mevcut ayarlarını uyarlayabilir. “Yasal yetki” veya “Kalite kontrolü” personel için genel bir onay etiketinden daha anlaşılır olabilir.
Temel yöntem hala temel davranışı belirlemektedir. Bir düğmeyi yeniden adlandırmak, yeni bir imzalama mekanizması veya yeni bir iş kuralı oluşturmaz. Özel iş akışı yöntemlerine bakın ve terminolojiyi yapılandırdıktan sonra alıcı deneyiminin tamamını test edin.
Görevleri izleyin ve karar kanıtlarını saklayın
Alıcılar iş akışı bildirimleri alır ve istekleri Görevlerim’de bulabilir. İstekte bulunanlar gönderilen görevleri ve ilerlemeyi inceleyebilir. Bir öğenin İş Akışları bölümü yöntemleri, alıcıları, durumu, tarihleri ve etkinlikleri bir araya getirir; bir girişi genişlettiğinizde talimatlar, yorumlar ve kayıtlı yanıtlar ortaya çıkar.
Tüm iş akışlarının özeti, birleştirilmiş bir kayıt sağlar. Öğe ve dosya türüne bağlı olarak indirme seçenekleri arasında yalnızca özet, dosya ve özet PDF veya ZIP yer alır. Denetim izi ek faaliyet kanıtı sağlar. Sürecinizin hangi kanıtları saklaması gerektiğine ve bunları kimin dışarı aktarabileceğine karar verin.
Desteklenen imzalı dosyalar için, en son imzalı sürümün indirilmesi imzalı dosyayı döndürür; toplu indirme aynı zamanda klasör listesinden de yapılabilir. İndirilmekte olan sürümün, işleminizin gerektirdiği onaylı ve imzalı sürüm olup olmadığını kontrol edin.
Erişimi sınırlayın ve gerekli planı onaylayın
Katılımcılara görevleri için gereken bilgileri verin: önizleme, indirme, düzenleme ve yükleme hakları farklıdır. Meta verileri, ilgili öğe ve form alanı görünürlüğünün yanı sıra normal klasör erişimini de inceleyin. Tailor ayrıntılı izinler ekler; SSO gibi güvenlik kontrolleri de seçilen plana ve yapılandırmaya bağlıdır.
Folderit, aktarım sırasında ve depolanan veriler için şifrelemeyi, erişim kontrollerini ve hesap güvenliğini Güven Merkezinde açıklar. Bunları kuruluşunuzun gereksinimlerine göre yapılandırın. İş akışı veya özeti, tek başına bir iş sürecini belgelendirmez ve mevzuata uyumu garanti etmez.
Herkese açık paket karşılaştırması şu anda basit onay ve okundu teyidi iş akışlarını Medium; Workflow Designer, elektronik formlar ve sınırsız Folderit eSign kullanımını Tailor kapsamında gösterir. Gerekli yöntemleri, kapasiteyi, dış katılımcıların imzasını ve entegrasyonları teklifinizde doğrulayın. Kapsam ve belgeler 2 Kasım 2026 tarihinde kontrol edildi.
Süreci rutin hale getirmeden önce test edin
- Bir belge türü, sahibi ve gereken kesin kararı seçin.
- Alıcıları, işlem sırasını, görünür bilgileri ve tamamlama kurallarını yapılandırın.
- Başarılı tamamlamayı, reddetmeyi, eksik bilgileri ve zaman aşımı hedeflerini tanımlayın.
- Amaçlanan katılımcı rollerini içeren, açıkça etiketlenmiş örnek kayıtlar kullanın.
- Her aşamada onay ve reddi, açıklamayı, yokluğu ve yeni belge versiyonunu test edin.
- Koşullu yönlendirmede her sınırın altındaki, tam sınırdaki ve üstündeki değerleri; farklı para birimlerini ve eksik alanları test edin.
- Yapılandırmayı onaylamadan önce son dosyayı, sürümü, görev geçmişini, izinleri ve hedefi kontrol edin.
- Yeniden kullanılabilir bir şablonu veya otomasyonu kaydedin ve personele kısa bir kullanım kılavuzu verin.
Sorununuzu çözen en küçük tam süreçle başlayın, ardından gerektiği şekilde koşulları ve yöntemleri ekleyin. Yapılandırmayı planlamak için Folderit belge iş akışı otomasyonunu ve yukarıdaki kurulum kılavuzlarını keşfedin.
