Metadata är uppgifter som beskriver ett dokument: exempelvis avtalspart, dokumenttyp, ansvarig person och slutdatum. I ett dokumenthanteringssystem gör fälten det möjligt att hitta och sortera handlingar efter verksamhetens frågor, även när filnamnet inte räcker.
Den användbara frågan är därför inte hur många fält ni kan lägga till, utan vad en kollega behöver veta för att hitta rätt. För ett avtal kan det vara: ”Vilka avtal har vi med den här leverantören?” eller ”Vilka avtal löper ut under nästa kvartal?” Här visar vi hur ni omsätter sådana frågor i en hanterbar metadatamall i Folderit.
Börja med en dokumenttyp och verkliga sökfrågor
Välj en avgränsad del av materialet, till exempel leverantörsavtal. Be inköp, ekonomi och de avtalsansvariga beskriva hur de letar i dag. Notera vilka frågor som går att besvara med filnamnet och vilka som kräver att någon öppnar flera dokument.
För ett svenskspråkigt inköpsteam kan en första mall se ut så här. Fälten och värdena är ett fiktivt upplägg, inte förinstallerade inställningar eller en färdig importmall.
| Fält | Datatyp | Exempel och gemensam betydelse |
|---|---|---|
| Avtalspart | List eller String | Norrvik Service AB. Använd samma skrivsätt som i ert leverantörsregister. |
| Avtalstyp | List | Serviceavtal, leverantörsavtal eller sekretessavtal. |
| Avtalsansvarig | User | Den medarbetare som ansvarar för uppföljningen. |
| Status | List | Utkast, under granskning, undertecknat eller avslutat. Skriv vad varje värde betyder. |
| Slutdatum | Date | 2027-06-30. Avtalets slutdatum, inte uppladdningsdatumet. |
| Tidigare referens | String | AVT-0042 eller ett nummer från föregående system. |
Bevara inledande nollor i referenser. Ett ärendenummer som 0042 är en identifierare och passar ofta bättre som text än som heltal. Om ni använder fält för belopp, beskriv också hur valuta hanteras; siffran ensam säger inte om värdet avser kronor eller euro.
Lägg till ett nytt fält när någon kan förklara vilken sökning, uppföljning eller arbetsuppgift det stödjer. Undvik personnummer och andra personuppgifter som inte behövs för dokumenthanteringen. För verksamheter i Sverige förklarar Integritetsskyddsmyndigheten principen om uppgiftsminimering. Vägledningen är ett stöd när ni bedömer vad ni faktiskt behöver registrera, inte ett besked om att en viss metadatamall i sig uppfyller GDPR.
Skilj på standardfält och egna metadatafält
Folderit har sju standardfält för uppladdade dokument: Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date och Due Date. Det motsvarar filnamn eller titel, anteckningar, taggar, undertecknare, dokument-ID, dokumentdatum och förfallodatum. Dokument-ID skapas automatiskt. Att skriva ett namn i Signed by registrerar vem som undertecknat; det skapar ingen elektronisk underskrift.
Egna metadatafält kompletterar dessa uppgifter. Folderit stöder String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User och Entity. Välj datatyp efter vad värdet ska användas till. En fördefinierad lista ger exempelvis ett gemensamt språk för avtalstyper, medan ett textfält kan behövas för en äldre referens.
Definiera listans alternativ innan fältet sparas. Prova också tomma datum, långa namn och referenser med inledande nollor innan ni för över ett större register. Den detaljerade guiden till egna fält och mappmallar är på engelska; där används de engelska reglagen nedan.
Skapa en återanvändbar metadatamall på mappen
- Öppna den mapp där avtalen ska läggas och välj Meta i verktygsfältet.
- Lägg till ett befintligt fält eller skapa ett nytt med namn, beskrivning och datatyp. Den som administrerar centrala metadatafält behöver kontobehörigheten Manage Metadata.
- Bestäm om fältet ska vara Required, alltså obligatoriskt när resursens metadata ändras.
- Välj Recursive om fältet ska gälla även i undermapparna. Använd det när hela mappgrenen verkligen delar samma dokumentmodell.
- Välj under Include om fältet ska användas för filer, mappar, externa länkar eller flera av dessa.
- Spara mappens konfiguration och kontrollera ett nytt dokument i mappen.
Obligatoriska fält hjälper till att upptäcka luckor: resurser som saknar obligatoriska värden markeras så att användaren kan öppna redigeringen och komplettera dem. Det är fortfarande någon som behöver kontrollera att rätt värde har angetts. Ett ifyllt slutdatum kan vara fel även om formuläret går att spara.
Fyll i värden och gör dem synliga i mappvyn
Öppna filen, mappen eller den externa länken och välj Modify för att ändra dess metadata. Användaren behöver behörighet att ändra den aktuella resursen. Spara, öppna posten igen och kontrollera värdena.
Visa sedan de viktigaste fälten som kolumner i mappens listvy. För avtal kan det vara avtalspart, avtalsansvarig, status och slutdatum. Då går det att se luckor och olika skrivsätt utan att öppna varje fil. Se Folderits guide till mappkolumner, på engelska.
Prova mallen med några olika avtal: ett aktivt, ett avslutat, ett utan fast slutdatum och ett som importerats från ett äldre system. Bestäm hur undantagen ska dokumenteras innan hela teamet börjar fylla i uppgifterna.
Sök efter verksamhetsuppgifter och dokumentinnehåll
Folderits Live Search söker i bland annat namn och metadata. Advanced Search ger fler avgränsningar, där tillgängliga egna metadatafält kan användas. Deep Search kan också söka i innehåll som stöds av OCR och indexeringen. Innehållet i XLSX-filer ingår inte i OCR-innehållssökningen. De exakta sökalternativen beskrivs i sökguiden, på engelska.
Metadata och OCR löser olika uppgifter. OCR kan hitta ett namn i ett skannat avtal. Ett kontrollerat metadatafält visar vilken avtalspart ni har registrerat för handlingen. Låt en kollega söka fram serviceavtalen för exempelbolaget och sedan avgränsa till rätt slutperiod. Jämför träffarna med ett underlag ni redan känner till, så att ni upptäcker felstavningar eller fel datum.
Använd samma struktur i uppföljning, arbetsflöden och migrering
Strukturerade värden kan stödja rapporter och konfigurerade arbetsflöden. Folderits Workflow Designer kan till exempel reagera på en ändring av ett metadatavärde och kontrollera ett fält som villkor. Att välja ”Under granskning” i en lista räcker däremot inte för att definiera mottagare, beslut och efterföljande steg; det gör ni i själva dokumentarbetsflödet.
Vid migrering behöver filerna kopplas till rätt rader och fält i ert Excel- eller CSV-underlag. Enas om en stabil matchningsnyckel, mappa varje kolumn till rätt fält och datatyp och jämför ett litet överfört urval med originalet. Importera inte ett helt avtalsregister innan felaktiga kopplingar och datum har rättats. Se även vår migreringsguide på engelska.
Ge metadatamallen en ansvarig
- Utse någon som äger fältdefinitioner och listvärden.
- Beskriv skillnaden mellan exempelvis avtalsdatum, slutdatum och förfallodatum.
- Följ upp tomma obligatoriska värden och olika stavningar av samma avtalspart.
- Prova malländringar i en avgränsad mapp innan ni använder dem i fler avdelningar.
- Kontrollera beroenden innan ett centralt fält tas bort. Radering tar bort fältet även där det används i mappar, mallar och sparade resurser.
När en kollega kan hitta rätt avtal utan att fråga den som laddade upp det har ni ett konkret underlag för att bedöma mallen. Utgå från de uppgifterna när ni utvecklar den vidare. Läs också guiden till ett användbart dokumentarkiv om materialet ska bevaras efter att avtalet avslutats.
Prova Folderit med en egen testmapp.
Svensk bearbetning och faktakontroll: 14 november 2026. Artikelns ursprungliga publiceringsdatum och författare har behållits. Exemplen är fiktiva och bygger på dokumenterade funktioner; upplägget har inte testats i ett kundkonto.
