Versionshantering av dokument innebär att hålla ihop filens tidigare och aktuella utgåvor och kunna se vilken version ett beslut gäller. Den senaste uppladdningen och den senast godkända utgåvan kan vara olika filer. En fungerande rutin gör den skillnaden tydlig för både redaktören och den som bara ska använda dokumentet.
Tänk på en arbetsinstruktion som HR uppdaterar inför nästa introduktionsomgång. Ett nytt utkast behöver granskas, medan personalen fortfarande ska använda den tidigare fastställda utgåvan. Här är sju arbetssätt som hjälper er att hålla ordning på filnamn, åtkomst, historik och godkännande i Folderit.
1. Bestäm vad dokumentnamnet ska berätta
Använd en gemensam namngivning med en tydlig dokumenttitel och den referens som verksamheten behöver. Om ni använder datum i filnamn är ÅÅÅÅ-MM-DD lätt att sortera och vanligt i svenska verksamheter. Bestäm när ett versionsnummer ska ingå i en exporterad kopia, så att mottagaren kan identifiera utgåvan utanför systemet.
Ett fiktivt exempel är Introduktion_lager_1.0_2026-11-01.pdf. Själva historiken i Folderit bör hållas samlad på samma dokumentpost, i stället för att varje ändring laddas upp som en fristående fil med nytt namn.
Välj också en begriplig beteckning för arbetsutgåvor och fastställda utgåvor. TAM-Arkivs svenska rekommendation från 2008 beskriver en modell med exempel som 0.1 och 1.0. Det är en organisationsanknuten rekommendation, inte ett generellt lagkrav eller en uppgift om att Folderit automatiskt tilldelar just dessa nummer.
2. Begränsa redigering till dem som behöver den
Skilj på den som äger dokumentet, den som redigerar, den som godkänner och den som läser den fastställda utgåvan. Ge varje person eller grupp den behörighet uppgiften kräver. I Folderit behöver resursens delningsinställningar stämma med den arbetsfördelningen.
Kontrollera särskilt vad en redigeringsbehörighet tillåter. Den dokumenterade Editor-nivån omfattar även radering. Välj därför en lämplig standardnivå eller konfigurera tillgängliga detaljerade rättigheter när redigering och radering ska skiljas åt. Se jämförelsen av åtkomstnivåer, på engelska.
Prova vyn med en läsare och en redaktör innan rutinen tas i bruk. Det visar om mottagarna kan öppna rätt dokument och om någon har mer åtkomst än avsett. För en introduktion till begreppen finns den svenska guiden om behörigheter.
3. Lägg uppdateringen i samma versionshistorik
Öppna dokumentets detaljvy och välj Upload new version, som reglaget heter i det engelska hjälpmaterialet. Välj eller dra in den reviderade filen. Uppladdningen blir aktuell version. Den tidigare finns kvar i listan Versions, där den aktuella filens namn visas i fetstil. Där kan en behörig användare hämta eller återställa tidigare versioner.
Folderits guide till versionshistorik, på engelska, beskriver förloppet. I mappvyn kan kolumnen Updated at visa när den senaste versionen lades till. Använd historik och registrerade användaraktiviteter när ni undersöker vem som uppdaterade filen och när.
Att se en filhistorik är inte samma sak som att få en markerad jämförelse av varje ändrad mening. Folderit har ingen inbyggd dokumentjämförelse. Behöver granskaren se skillnader i texten får ni jämföra filerna i ett lämpligt redigeringsverktyg och bifoga eller beskriva ändringarna i granskningsunderlaget.
4. Koppla godkännandet till rätt utgåva
I versionslistan visas uppgiftsstatus bredvid den version som uppgiften gäller. Om ni laddar upp en ny fil medan ett godkännande pågår ligger indikatorn kvar vid den tidigare versionen. Den visar alltså inte att den nya, aktuella filen har skickats för godkännande.
Ett godkännande av en tidigare version följer inte automatiskt med när en ny fil laddas upp. Skicka den aktuella utgåvan för ett nytt beslut när innehållet behöver godkännas igen. Vid avslag ändrar dokumentägaren underlaget, laddar upp en ny version och startar en ny godkännandeomgång.
För HR-instruktionen kan er interna rutin se ut så här. Tabellen beskriver manuella kontrollpunkter runt dokumenthanteringen, inte en färdig automatisk spärr.
| Händelse | Vad gäller? | Ansvarig åtgärd |
|---|---|---|
| Version 1.0 är fastställd. | Den är beslutad för användning. | Dokumentägaren visar var personalen hittar utgåvan. |
| Ett nytt utkast laddas upp. | Utkastet blir aktuell fil i Folderit, men är ännu inte godkänt. | Redaktören startar granskning och tydliggör vilken utgåva som granskas. |
| Granskaren avslår utkastet. | Avslaget är inget nytt godkännande. | Dokumentägaren hanterar kommentarerna och skickar en reviderad version på nytt. |
| Rätt utgåva är godkänd. | Beslutet behöver kunna kopplas till just den filen. | Dokumentägaren kontrollerar beslutshistoriken och gör den fastställda utgåvan tillgänglig enligt er rutin. |
Om läsarna endast ska möta fastställda instruktioner behöver ni ett bestämt publiceringssteg och lämpliga rättigheter för läsytan. Versionshistorik ensam hindrar inte att ett nytt utkast blir den aktuella filen. Det steget behöver ingå i er rutin eller i ett korrekt konfigurerat godkännandeflöde.
5. Samla original och beslutsunderlag på ett ställe
Välj en gemensam dokumentpost som referens när kollegor ska granska eller hämta filen. E-postbilagor och lokala kopior kan behövas i ett visst ärende, men de skapar lätt parallella spår. Ange dokumentets ID och versionsbeteckning när ni behöver diskutera en exporterad fil.
Använd metadatafält för exempelvis dokumentägare, verksamhetsområde och nästa översyn. Definiera vad statusvärdena betyder. ”Godkänd” i ett fält bör bygga på ett kontrollerat beslut; texten i fältet ersätter inte själva beslutsunderlaget.
6. Bevara tidigare versioner med en uttalad rutin
Behåll den historik som behövs för att förstå tidigare beslut och kunna hantera fel. Det är inte samma sak som att flytta varje äldre fil till en ny arkivmapp. Folderit samlar tidigare versioner under samma post och erbjuder hämtning, återställning och permanent radering av en äldre version. Radera inte sådan historik bara för att rensa listan.
Bestäm vem som får fatta beslut om borttagning och hur ni tar hänsyn till pågående ärenden och tillämpliga bevarandekrav. Dokumentarkivering handlar också om sammanhang och bevarandetider, inte bara om lagringsutrymme. Versionshistorik ersätter inte heller en genomtänkt återställnings- och säkerhetskopieringsrutin.
7. Öva på de situationer som faktiskt blir fel
En kort gemensam genomgång är mer användbar än en lång rutin som ingen provar. Använd ett märkt testdokument och låt en redaktör, en granskare och en läsare gå igenom följande:
- Lägg till en ny version och kontrollera vad läsaren faktiskt ser.
- Hämta en tidigare version och kontrollera att den går att identifiera.
- Skicka den nya versionen för godkännande och prova ett avslag.
- Ladda upp en rättad fil och kontrollera att den får ett eget nytt beslut.
- Prova återställning med en ofarlig testfil och dokumentera vad som blir aktuell version.
Utse en dokumentägare som kan svara på vilken utgåva som gäller, vem som beslutat om den och var den ska användas. Då har kollegorna en praktisk väg vidare när historik, filnamn och beslut inte verkar stämma överens.
Prova versionshantering i en testmapp i Folderit.
Svensk bearbetning och faktakontroll: 14 november 2026. Det ursprungliga publiceringsdatumet och Jasper Hawthornes byline har behållits. Artikeln förtydligar aktuell respektive godkänd version och hantering av äldre versioner utifrån aktuell dokumentation. Exemplet är fiktivt; ingen genomförd kontotestning påstås.
