Metadatele din gestionarea documentelor transformă informațiile de afaceri în câmpuri consecvente, care pot fi căutate. Echipa poate identifica clientul, responsabilul contractului, starea și datele importante fără să le deducă dintr-un nume precum contract-final-v3.pdf.
Acest ghid explică configurarea în Folderit. Pentru introducerea în subiect, citiți ce sunt metadatele și de ce sunt utile (în engleză).
Alegeți câmpurile pornind de la întrebările echipei
Începeți cu o categorie de documente și notați căutările frecvente. Pentru contracte: acordurile unui anumit client, documentele urmărite de un responsabil sau contractele care se încheie într-un interval ales. Proiectați câmpurile în jurul acestor nevoi.
Tabelul prezintă un exemplu de șablon inițial. Aceste câmpuri personalizate sunt propuneri de configurare, nu câmpuri deja create în fiecare cont Folderit.
Pe ecrane mici, derulați tabelul pe orizontală.
| Câmp | Tip | Semnificație |
|---|---|---|
| Client | List sau String | Numele convenit; folosiți o listă controlată când este practic. |
| Tip de contract | List | De exemplu, servicii, furnizare sau confidențialitate. |
| Responsabil | User | Colegul care urmărește contractul. |
| Stare | List | Etape clare: Ciornă, În revizuire și Semnat. |
| Data de încheiere | Date | Data contractuală, nu cea a încărcării fișierului. |
| Referință anterioară | String | Identificatorul păstrat din vechiul sistem. |
Păstrați primul șablon simplu. Adăugați un câmp când este clar cum ajută o căutare, o decizie sau un proces necesar. Evitați datele personale de care activitatea documentară nu are nevoie.
Distingeți câmpurile implicite de cele personalizate
Cele șapte câmpuri implicite ale documentelor sunt Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date și Due Date. Document ID se generează automat. Signed by înregistrează numele semnatarilor; introducerea unui nume nu reprezintă semnarea electronică a documentului.
Tipurile de câmpuri personalizate (ghid în engleză) includ String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User și Entity. Pentru List definiți opțiunile disponibile. Alegeți tipul înainte de import și verificați datele necompletate și identificatorii cu zerouri la început. Dacă zerourile din referința 00123 trebuie păstrate, tratați-o ca text.
Creați un șablon reutilizabil pentru dosar
Șablonul de dosar adaugă automat câmpurile definite resurselor noi din domeniul configurat.
- Deschideți dosarul și alegeți Meta din bara de instrumente.
- Adăugați un câmp existent sau creați unul nou cu nume, descriere și tip de date.
- Configurați pentru fiecare câmp Required, Recursive și Include: fișiere, dosare, legături externe sau o combinație.
- Salvați și verificați o resursă nouă introdusă în dosar.
Required impune completarea valorii la modificarea metadatelor. Folderit marchează resursele cu valori obligatorii lipsă, astfel încât utilizatorul să le poată completa în vizualizarea Modify. Setarea nu garantează că fiecare fișier încărcat are imediat metadate complete și corecte.
Recursive aplică acel câmp și subdosarelor. Folosiți-l când întreaga ramură are același model documentar. Verificați efectul înainte de a extinde configurarea la departamente cu nevoi diferite.
Introduceți valorile și faceți-le ușor de verificat
Deschideți un fișier, dosar sau link extern și alegeți Modify pentru introducerea ori actualizarea valorilor. Utilizatorul are nevoie de permisiunea adecvată de modificare a resursei. Crearea și administrarea câmpurilor centrale necesită permisiunea de cont Manage Metadata.
Afișați informațiile importante în coloanele dosarului (ghid în engleză). Astfel puteți observa lipsurile și scrierile neuniforme fără să deschideți fiecare document.
Căutarea avansată (ghid în engleză) restrânge rezultatele prin câmpuri personalizate și alte filtre. Live Search verifică numele și metadatele în timpul tastării. Deep Search poate căuta și în conținutul documentelor compatibile, prin OCR și indexare. Conținutul fișierelor XLSX nu este inclus în căutarea de conținut OCR.
OCR și metadatele răspund unor întrebări diferite. OCR poate găsi text într-o scanare, iar un câmp verificat identifică clientul corect sau data relevantă pentru activitate. Încercați ambele metode pe fișiere reprezentative și cu permisiunile utilizatorilor implicați.
Folosiți câmpurile în procesele zilnice
Datele pot sprijini revizuirile, iar valorile structurate pot susține rapoarte și fluxuri configurate. Workflow Designer (ghid în engleză) poate utiliza modificarea unei metadate ca eveniment și verifica un câmp drept condiție. Configurați și testați întreaga automatizare: schimbarea stării, singură, nu definește un proces de aprobare.
La transferul unei arhive, conveniți asocierea fișierelor și maparea câmpurilor înainte de importul unui tabel de metadate Excel sau CSV. Ghidul de migrare a sistemului de documente descrie verificările necesare.
Întrețineți structura după configurare
- Desemnați cine administrează definițiile câmpurilor și opțiunile listelor.
- Explicați câmpurile ambigue, mai ales datele și stările.
- Verificați valorile obligatorii lipsă și variantele de scriere.
- Testați modificările șablonului pe un eșantion mic.
- Verificați dependențele înainte de ștergerea unui câmp central: acesta se elimină din toate locurile în care este folosit, inclusiv din șabloane și resurse stocate.
Începeți cu un dosar și documente reprezentative. Încercați Folderit și rugați un coleg să găsească documentul corect folosind câmpurile convenite.
