Sistema de gestão eletrónica de documentos
Sistema de gestão eletrónica de documentos
A digitalização está a transformar a gestão da informação, mas deve preservar a clareza e o controlo com que a empresa trata os documentos.
Um bom sistema de gestão eletrónica de documentos (EDMS) simplifica as operações e permite armazenar, organizar e arquivar informação digital. Recebe documentos digitais, digitalizações, imagens, PDF e outros ficheiros para os manter seguros e acessíveis. A Folderit apoia estes objetivos com segurança e facilidade de utilização, sem acrescentar complexidade desnecessária ao processo.
Acesso simples
A Folderit é uma solução web acessível em dispositivos compatíveis com ligação. A infraestrutura do serviço na nuvem utiliza armazenamento protegido com encriptação do nível utilizado na banca. Isto reduz a dependência do espaço e dos recursos do dispositivo. Em casa, no escritório ou em deslocações, aceda com ligação e permissões adequadas. Para trabalhar offline, descarregue cópias dos ficheiros necessários ou avalie a Folderit Sync para Windows, segundo as suas condições.
Partilha simples
Defina quem pode aceder e com que permissões. A Folderit permite gerir grupos e ligações públicas para organizar os acessos. Pode partilhar ficheiros ou pastas com pessoas e equipas como Apenas pré-visualização, Visualizador ou Editor. Também pode criar uma ligação pública; qualquer pessoa que a conheça pode utilizá-la, pelo que não substitui acesso identificado.
Os registos de auditoria permitem acompanhar as ações suportadas e analisar a utilização dos documentos.
Pesquisa simples
Os documentos devem ser fáceis de encontrar, além de armazenar. A pesquisa utiliza nomes, metadados e conteúdos indexados. O OCR permite reconhecer texto em digitalizações, imagens e PDF suportados, ajudando a aproveitar arquivos antigos sem recriar os documentos.
Gestão simples de aprovações
Convide pessoas a aprovar e comentar faturas, pedidos de férias ou comunicações internas. Defina também prazos de conservação de ficheiros e pastas em dias, semanas, meses ou anos, segundo a política da organização e as funções do plano.
Notificações simples
Configure notificações e lembretes para a atividade documental suportada. Escolha os eventos e a frequência disponíveis para acompanhar alterações e tarefas, em vez de presumir um alerta personalizado para qualquer ação possível.
Estrutura simples
A organização conhece as suas necessidades. A Folderit permite associar pastas e documentos e adicionar metadados para classificação, informação de signatários, notas e prazos, criando estruturas pesquisáveis.
Gestão simples de ficheiros
O histórico acompanha a evolução dos documentos e conserva versões anteriores com metadados comuns. Isto apoia uma pesquisa consistente, sem substituir as cópias de segurança de recuperação.
Utilize as permissões e a reserva de edição para reduzir conflitos. Enquanto um ficheiro está reservado, os restantes utilizadores têm as ações permitidas pelo mecanismo e pelos seus acessos. Uma indicação identifica a situação de edição.
Segurança simples
A Folderit combina ligações SSL, cópias de segurança triplas, encriptação e permissões para proteger a informação. Pode configurar políticas de palavras-passe, com complexidade e periodicidade adequadas. A segurança e o acesso dependem também da configuração e dos procedimentos da organização.