Personāla dokumentu pārvaldības sistēma

Personāla dokumentu pārvaldības sistēmas programmatūra

Cilvēkresursus var uzskatīt par vienu no svarīgākajiem vadības procesiem, jo uzņēmumu veido cilvēki, kuri tajā strādā. Personāla vadītājiem vajadzīgi jaudīgi rīki šīs milzīgās atbildības atbalstam. Lūk, kā Folderit var būt efektīva Personāla dokumentu pārvaldības sistēmas programmatūra personāla procesu atbalstam.

Personāla krātuve tiešsaistē

Folderit mākoņa dokumentu pārvaldības sistēma ar banku līmeņa drošību var kalpot kā tiešsaistes krātuve darbinieku profiliem vairāklīmeņu mapēs ar pakāpeniskiem piekļuves līmeņiem visā uzņēmuma hierarhijā. Folderit ļauj personāla vadītājiem noteikt tiesības mapju un failu līmenī, lai neviena personas informācija nebūtu atklāti pieejama. Var iekļaut arī darbinieku kvalifikācijas apliecinājumus, vērtējumus un snieguma novērtējumus, karjeras attīstības plānus un uzraudzības ierakstus, sakārtotus individuālās mapēs, nodaļu kategorijās vai citādi atbilstoši personāla dokumentācijas vajadzībām.

Personāla atlase

Atlases process, īpaši tehniskiem amatiem, prasa vairākas intervijas un zvanus. Ja dokumenti klejo starp e-pasta iesūtnēm, palielinās risks palaist garām vērtīgu kandidātu. Folderit palīdz personāla vadītājam katalogizēt visus apstrādātos pieteikumus vienā vietā, katram kandidātam izveidojot īpašu mapi ar saistīto dokumentāciju. Tas ļauj attiecīgo nodaļu vadītājiem vienkāršā mapju struktūrā aplūkot iespējamos kandidātus. Folderit palīdz indeksēt organizācijai iesniegto kandidatūru katalogu un ar vienotiem pielāgotiem metadatiem klasificēt noraidītos, garajā un īsajā sarakstā iekļautos kandidātus atbilstoši standarta procedūrām un uzņēmuma vai valsts nodarbinātības politikai.

Vienkāršojiet personāla dokumentāciju

Folderit novērš rutīnu būtiskos uzdevumos, piemēram, ziņojumu sagatavošanā un sanāksmju protokolu atjaunināšanā, izskaužot e-pasta ķēdes un iespējamos versiju konfliktus. Personāla vadītāji var izveidot saturu un kopīgot to ar īpašām tiesībām attiecīgajiem iesaistītajiem. Viņi var iestatīt paziņojumus sev vēlamajā biežumā. 

Folderit dod arī iespēju mainīt dokumentus, neradot konfliktējošas versijas, jo personāla dokumentu pārvaldības programmatūra ļauj kontrolēt failu versijas.

Personāla apstiprinājumu apstrāde

Atvaļinājumu saskaņošana var prasīt apstiprinājumus no tiešā vadītāja līdz nodaļas vadītājam. To izsekošana var būt loģistikas izaicinājums, ja iesaistīti vairāki dalībnieki. Folderit ļauj izveidot apstiprināšanas sistēmu, kur attiecīgie lietotāji apstiprina hierarhiski vai visi reizē, pārvēršot procesu vienkāršā pareizās pogas nospiešanā.

Folderit personāla dokumentu pārvaldības sistēma ar to pašu mehānismu paātrina arī starpbiroju ziņojumus un paziņojumus. Personāla vadītāji var saīsināt uzdevumu apstiprināšanu, komentēšanu, dokumentu pārskatīšanu un citus darbus. 

Uzdevumu pārvaldība

Ar dažādiem piekļuves līmeņiem un dokumentu apstiprināšanas ietvaru Folderit rada uzdevumu pārvaldības vidi ar skaidru rezultātu un darba sadalījumu. Auditācijas pieraksti ļauj vadītājiem pārraudzīt, vai vajadzīgie dokumenti ir pie pareizajiem cilvēkiem un vai nav piekļuves problēmu. To var uzraudzīt ar pielāgotiem paziņojumiem par piekļuvi.

Konfliktu risināšana

Liela personāla vadības daļa ir konfliktu risināšana birojos. Bieži konflikti skar atbildību par uzdevumiem, pārpratumus vai savstarpējās attiecības. Personāla vadītāji var droši reģistrēt sūdzības mapē un attiecīgajiem vadītājiem piešķirt piekļuvi vajadzīgajai informācijai turpmākai rīcībai. Sistēma ļauj izmantot arī auditācijas pierakstus, versiju vēsturi un paziņojumu iestatījumus, lai novērtētu nepilnības dokumentu aprites ķēdē. Sūdzības un līdzīgus sensitīvus dokumentus var saglabāt ar pārliecību, ka saturs tiks glabāts droši un ar ekskluzīvu piekļuvi. 

Personāla dokumentu arhivēšana

Datu arhivēšana/glabāšana drošā vidē ir ārkārtīgi svarīga jebkurai organizācijai. Papildus sarežģītai 256 bitu šifrēšanai visa pārsūtīšana notiek ar SSL, tāpēc nav riska nesankcionētai piekļuvei datiem. Tas ir izšķiroši uzņēmumos, kur datu glabāšana un audita atbilstība ir juridiska prasība. Personāla vadītāji var arī iepriekš noteikt, cik ilgi dokuments paliek aktīvs.

Folderit personāla dokumentu pārvaldības sistēma dod brīvību darboties vienā platformā, kas, pateicoties daudzveidīgajai glabāšanai, pieņem jebkurā platformā izveidotus failus piekļuvei jebkurā vajadzīgajā vietā un laikā. Cilvēcisko attieksmi personāla vadībā nekas neaizstāj, bet visu pārējo var uzticēt Folderit.