Softver za upravljanje dokumentima u ljudskim resursima
Softver sustava za upravljanje dokumentima ljudskih resursa
Ljudski resursi mogu se svrstati među najvažnije upravljačke procese jer tvrtke čine ljudi koji u njima rade. Voditeljima ljudskih resursa trebaju moćni alati za tu golemu odgovornost. Evo kako Folderit može biti učinkovit Softver sustava za upravljanje dokumentima ljudskih resursa za podršku procesima ljudskih resursa.
Mrežna pohrana kadrovskih dosjea
Sustav Folderita za upravljanje dokumentima u oblaku, zaštićen na bankarskoj razini, može služiti kao mrežna pohrana profila osoblja u slojevitim mapama s kaskadnim razinama pristupa za sve unutar hijerarhije tvrtke. Sustav omogućuje voditeljima ljudskih resursa postavljanje prava na razini mapa i datoteka kako osobni podaci pojedinaca ne bi bili otvoreno dostupni. Mogu uključiti i kvalifikacije osoblja, procjene i ocjene učinka, planove razvoja karijere i evidencije nadzora, organizirane u pojedinačne mape ili kategorije odjela, odnosno sve ostalo potrebno za kadrovsku dokumentaciju.
Zapošljavanje
Proces zapošljavanja, osobito za tehnička radna mjesta, zahtijeva niz razgovora i poziva. Samo niz dokumenata koji kruže među poštanskim sandučićima može povećati rizik gubitka vrijednog kandidata. Folderit može pomoći voditelju ljudskih resursa katalogizirati sve obrađene prijave na jednom mjestu, stavljajući svakog kandidata u zasebnu mapu sa svom pripadajućom dokumentacijom. Tako relevantni voditelji odjela mogu pregledavati potencijalne kandidate kroz jednostavnu strukturu mapa. Folderit može indeksirati katalog kandidata koji su se prijavili za posao u vašoj organizaciji, dodatno kategoriziran prilagođenim jedinstvenim metapodacima za pretraživanje odbijenih kandidata te kandidata u širem i užem izboru, u skladu sa standardnim operativnim postupcima, pa čak i pravilima zapošljavanja tvrtke ili države.
Pojednostavite dokumentaciju ljudskih resursa
Folderit uklanja zamoran dio važnih zadataka poput pripreme dopisa i ažuriranja zapisnika sastanaka, uklanjajući nizove poruka e-pošte i moguće sukobe verzija. Voditelji ljudskih resursa mogu postaviti i dijeliti sadržaj s isključivim pravima pristupa za relevantne sudionike. Ti sudionici mogu postaviti obavijesti za ažuriranja učestalošću po izboru.
Folderit pruža dodatnu prednost izmjene dokumenata bez stvaranja sukobljenih verzija jer softver za upravljanje dokumentima ljudskih resursa omogućuje kontrolu verzija datoteka.
Obrada odobravanja ljudskih resursa
Odobravanje godišnjih odmora može uključivati odobrenja od neposrednih rukovoditelja do voditelja odjela. Praćenje odobrenja može biti logistički izazov ako sudjeluje više osoba. No Folderit omogućuje sustav u kojem relevantni korisnici daju odobrenje prema hijerarhiji ili istodobno, svodeći to na jednostavan klik odgovarajućeg gumba.
Sustav Folderita za upravljanje dokumentima ljudskih resursa istim mehanizmom ubrzava i interne dopise i obavijesti. Voditelji mogu skratiti vrijeme potrebno za odobravanje zadataka, dodavanje komentara, pregled dokumenata i drugo.
Upravljanje zadacima
Folderit različitim razinama pristupa i okvirom odobravanja dokumenata stvara okruženje za upravljanje zadacima u kojem se može uspostaviti infrastruktura s jasnom podjelom rezultata i rada. Tragovi revizije omogućuju rukovoditeljima provjeru jesu li relevantni dokumenti kod pravih osoba i imaju li poteškoća s pristupom. To se može pratiti prilagođenim obavijestima pri pristupu.
Rješavanje sukoba
Velik dio upravljanja ljudskim resursima rješavanje je sukoba u uredu. Česti sukobi uključuju odgovornost za zadatke, nesporazume ili međuljudske odnose. Voditelji ljudskih resursa mogu sigurno evidentirati sve pritužbe u mapi i relevantnim rukovoditeljima dati pristup informacijama za daljnje postupanje. Sustav im također omogućuje uporabu tragova revizije, povijesti verzija i postavki obavijesti za procjenu mogućih propusta u lancu dostave dokumenata. Sve pritužbe i slični osjetljivi dokumenti mogu se pohraniti uz sigurnost da će sadržaj biti sigurno i isključivo pohranjen.
Arhiviranje dokumenata ljudskih resursa
Arhiviranje/Čuvanje podataka u sigurnom okruženju iznimno je važno za svaku organizaciju. Uz složeno 256-bitno šifriranje, sav prijenos obavlja se putem SSL-a pa nema rizika neovlaštenog pristupa podacima. To je ključno za tvrtke u kojima su čuvanje podataka i revizijska usklađenost zakonska obveza. Voditelji ljudskih resursa također mogu unaprijed odrediti koliko dugo pojedini dokument ostaje aktivan.
Sustav Folderita za upravljanje dokumentima ljudskih resursa daje vam slobodu rada s jedne platforme koja zbog svestranih mogućnosti pohrane prihvaća datoteke izrađene na bilo kojoj platformi, dostupne gdje god i kad god trebate. Ništa ne može zamijeniti ljudski pristup u ljudskim resursima, ali Folderitu možete vjerovati da će se pobrinuti za sve ostalo.