Dans une GED, les métadonnées transforment les informations métier en champs cohérents et recherchables. Le client, le responsable du contrat ou sa date de fin deviennent des critères explicites, au lieu de devoir les déduire d’un nom comme contrat-final-v3.pdf.
Ce guide porte sur leur mise en place dans Folderit. Pour découvrir la notion, consultez d’abord la définition des métadonnées et leur utilité (en anglais).
Partez des documents que vos équipes doivent retrouver
Choisissez une catégorie et listez les recherches fréquentes. Pour les contrats : retrouver les accords d’un client, identifier ceux suivis par un collaborateur ou repérer ceux qui se terminent sur une période donnée. Les champs doivent répondre à ces besoins concrets.
Voici un exemple de modèle pour les contrats. Il s’agit de champs à configurer, et non de champs déjà présents dans tous les comptes Folderit.
Sur petit écran, faites défiler le tableau horizontalement.
| Champ | Type | Signification |
|---|---|---|
| Client | List ou String | Nom convenu ; utilisez une liste maîtrisée lorsque c’est possible. |
| Type de contrat | List | Par exemple : prestation, fournisseur ou confidentialité. |
| Responsable | User | Collaborateur chargé du suivi. |
| Statut | List | Étapes définies : Brouillon, En révision, Signé. |
| Date de fin | Date | Échéance contractuelle, distincte de la date de dépôt. |
| Ancienne référence | String | Identifiant conservé de l’ancien système. |
Gardez un modèle initial simple. Ajoutez un champ si son utilité pour une recherche, une décision ou un processus nécessaire est claire. Évitez les données personnelles sans rapport avec la tâche documentaire.
Repérez les champs par défaut et les champs personnalisés
Les sept champs documentaires par défaut sont Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date et Due Date. Document ID est généré automatiquement. Signed by enregistre des noms de signataires : saisir un nom dans ce champ ne constitue pas une signature électronique.
Les types de champs personnalisés (guide en anglais) comprennent String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User et Entity. Pour List, définissez les choix disponibles. Choisissez le type avant d’importer des valeurs et vérifiez les cas délicats : dates vides, références commençant par zéro ou anciennes données incohérentes. Si les zéros de 00123 doivent être conservés, traitez cette référence comme du texte.
Créez un modèle réutilisable au niveau du dossier
Le modèle de dossier ajoute automatiquement les champs définis aux nouvelles ressources comprises dans son périmètre.
- Ouvrez le dossier et choisissez Meta dans la barre d’outils.
- Ajoutez un champ existant ou créez-en un avec un nom, une description et un type.
- Réglez Required, Recursive et Include pour les fichiers, dossiers, liens externes ou une combinaison.
- Enregistrez puis vérifiez une nouvelle ressource placée dans le dossier.
Required impose de renseigner le champ lors de la modification des métadonnées. Folderit signale les ressources dont des valeurs obligatoires manquent ; ouvrez leur vue Modify pour les compléter. Cela ne signifie pas que chaque fichier déposé possède immédiatement des métadonnées exactes et complètes.
Recursive étend le champ aux sous-dossiers. Utilisez ce réglage lorsqu’une branche partage le même modèle documentaire. Vérifiez les effets avant de l’appliquer à des services ayant des besoins différents.
Renseignez les valeurs et rendez-les visibles
Ouvrez le fichier, le dossier ou le lien externe, puis cliquez sur Modify. La modification exige les droits adaptés sur la ressource. La création et l’administration des champs centraux nécessitent l’autorisation de compte Manage Metadata.
Affichez les champs utiles dans les colonnes du dossier (guide en anglais). Vous repérerez ainsi les valeurs absentes ou les variantes d’écriture sans ouvrir chaque document.
La recherche avancée (guide en anglais) permet de combiner les champs de métadonnées et d’autres filtres. Live Search parcourt les noms et métadonnées pendant la saisie. Deep Search peut aussi rechercher le contenu des formats pris en charge grâce à l’indexation et à l’OCR. Le contenu des fichiers XLSX n’entre pas dans la recherche de contenu OCR.
L’OCR et les métadonnées répondent à des questions différentes. L’OCR retrouve du texte dans un scan ; un champ vérifié identifie le bon client ou la date métier pertinente. Essayez les deux sur des exemples représentatifs et avec les droits des utilisateurs concernés.
Reliez les champs au travail quotidien
Des dates peuvent soutenir les revues, et les valeurs structurées servir dans les rapports et workflows configurés. Le Workflow Designer (guide en anglais) peut utiliser un changement de métadonnée comme événement et tester un champ comme condition. Configurez et vérifiez l’automatisation complète : changer le statut ne définit pas, à lui seul, un circuit d’approbation.
Pour reprendre une archive, convenez de la correspondance entre fichiers et champs avant de transférer une feuille Excel ou CSV. Le guide de migration GED détaille les contrôles à prévoir.
Entretenez le modèle au fil du temps
- Désignez un responsable des définitions et des listes de valeurs.
- Expliquez les champs ambigus, notamment les dates et statuts.
- Contrôlez les valeurs obligatoires manquantes et les variantes de saisie.
- Testez les changements sur un petit échantillon.
- Vérifiez les dépendances avant de supprimer un champ central : sa suppression affecte tous ses usages, y compris les modèles et les ressources enregistrées.
Commencez par un dossier et des documents représentatifs. Essayez Folderit et demandez à un collègue de retrouver le bon document à partir des champs convenus.
