Bei der Entwicklung von Richtlinien für das Dokumentenmanagement und die Archivierung müssen Unternehmen die Einhaltung verschiedener Vorschriften sicherstellen, um sensible Informationen zu schützen und Strafen zu vermeiden. Ganz gleich, ob es sich um Datenschutzgesetze wie GDPR und PIPEDA oder um branchenspezifische Anforderungen wie HIPAA und SOX handelt, es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Dokumentenpraktiken mit den gesetzlichen Standards in Einklang bringen (andernfalls müssen Sie mit Geldstrafen in Millionenhöhe rechnen, und ich bin sicher, dass das niemand will).
Wesentliche Gesetze und Richtlinien für die Dokumentenverwaltung
Verschiedene gesetzliche Rahmenbedingungen regeln, wie Unternehmen Daten verwalten, speichern und schützen sollten. Hier sind einige wichtige Gesetze und Vorschriften:
Datenschutz und Gesetze zum Schutz der Privatsphäre
Diese Vorschriften gelten branchenübergreifend und konzentrieren sich auf den Schutz personenbezogener Daten, unabhängig von der Branche oder der spezifischen Art des Unternehmens.
GDPR (General Data Protection Regulation) – Europäische Union
Worum es geht: Umfassende Datenschutzverordnung für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten.
Schwerpunkt: Schutz persönlicher Daten, Transparenz bei der Verarbeitung und Rechenschaftspflicht.
Industrie Anwendbarkeit: Alle Branchen, gilt für jedes Unternehmen, das Daten von Einzelpersonen innerhalb der EU verarbeitet.
Wichtige Verpflichtungen:
Datenminimierung, Speicherbeschränkungen und Umsetzung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen, in einigen Fällen die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB).
Datenschutz-Folgenabschätzungen (Data Protection Impact Assessments, DPIAs) für risikoreiche Verarbeitungen.
Besondere Vorschriften für grenzüberschreitende Datenübertragungen.
Kalifornisches Verbraucherschutzgesetz (CCPA) – Vereinigte Staaten
Worum es geht: Eine bundesstaatliche Verordnung, die sich auf den Schutz der persönlichen Daten der Einwohner Kaliforniens konzentriert.
Schwerpunkt: Rechte der Verbraucher auf Zugang, Löschung und Widerspruch gegen den Verkauf von persönlichen Daten.
Industrie Anwendbarkeit: Alle Branchen mit bestimmten Schwellenwerten, einschließlich Umsatz oder Datenverarbeitungsumfang.
Wichtige Verpflichtungen:
Transparenz bei der Datenerfassung und -nutzung.
Durchführung von angemessenen Sicherheitsmaßnahmen.
Unternehmen müssen den Verbrauchern das Recht einräumen, Zugang zu ihren Daten zu verlangen, sie zu löschen und dem Verkauf von Daten zu widersprechen.
Kalifornisches Gesetz zum Schutz der Privatsphäre (CPRA) – Vereinigte Staaten
Worum es geht: Erweitert den CCPA. und bietet den Einwohnern von Kalifornien erweiterte Datenschutzrechte.
Schwerpunkt: Verbraucherschutz, Transparenz und Datenzugriffsrechte.
Industrie Anwendbarkeit: Unternehmen, die die Schwellenwerte für Umsatz oder Daten erfüllen (dieselben Schwellenwerte wie im vorherigen Abschnitt).
Wichtige Verpflichtungen:
Unternehmen müssen Verbrauchern die Möglichkeit geben, auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen, sie zu löschen und sich gegen den Verkauf ihrer Daten zu entscheiden.
Implementieren Sie Datenschutzrichtlinien, einschließlich ausführlicher Informationen über das Sammeln, Teilen und Verkaufen von Daten.
Data Protection Act 2018 (DPA) – Vereinigtes Königreich
Worum es geht: Ergänzt die GDPR in Großbritannien und setzt ähnliche Datenschutzstandards durch.
Schwerpunkt: Schutz persönlicher Daten, einschließlich Transparenz, Rechenschaftspflicht und Datensicherheit.
Industrie Anwendbarkeit: Alle Branchen in Großbritannien.
Wichtige Verpflichtungen:
Einhaltung der GDPR-Grundsätze.
Ernennung eines Datenschutzbeauftragten, falls erforderlich.
Datenverarbeitungsverträge mit Dritten.
Gesetz zum Schutz persönlicher Daten (PDPA) – Singapur
Worum es geht: Singapurs Datenschutzverordnung, die sich darauf konzentriert, wie Unternehmen persönliche Daten sammeln, verwenden und weitergeben.
Schwerpunkt: Schutz persönlicher Daten und verantwortungsvolle Verwaltung.
Industrie Anwendbarkeit: Alle Branchen in Singapur.
Wichtige Verpflichtungen:
Zustimmungsbasierte Datenverarbeitung.
Umsetzung der Sicherheitsvorkehrungen.
Erstellung interner Richtlinien, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Allgemeines brasilianisches Datenschutzgesetz (LGPD) – Brasilien
Worum es geht: Brasiliens primäres Datenschutzgesetz, ähnlich der GDPR, aber mit spezifischen brasilianischen Nuancen.
Schwerpunkt: Schutz der persönlichen Daten und der Privatsphäre der brasilianischen Bürger.
Industrie Anwendbarkeit: Alle Branchen, aber besonders relevant für Unternehmen, die personenbezogene Daten von in Brasilien ansässigen Personen verarbeiten.
Wichtige Verpflichtungen:
Einwilligung in die Datenverarbeitung, mit Ausnahmen.
Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten.
Meldung von Datenschutzverletzungen und die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten.
Allgemeines Datenschutzgesetz (LGPDP) – Mexiko
Worum es geht: Das mexikanische Datenschutzgesetz, das die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt.
Schwerpunkt: Schutz persönlicher Daten und Gewährleistung eines verantwortungsvollen Umgangs mit Daten.|
Industrie Anwendbarkeit: Alle Branchen in Mexiko.
Wichtige Verpflichtungen:
Zustimmung zur Datenverarbeitung erforderlich.
Es müssen Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um persönliche Daten zu schützen.
Anerkennung der Rechte des Einzelnen auf Zugang, Berichtigung und Löschung von Daten.
Gesetz zum Schutz persönlicher Daten (POPIA) – Südafrika
Worum es geht: Südafrikas Datenschutzgesetz zum Schutz persönlicher Daten.
Schwerpunkt: Sicherstellen, dass Unternehmen personenbezogene Daten rechtmäßig und sicher verarbeiten.
Industrie Anwendbarkeit: Alle in Südafrika tätigen Branchen.
Wichtige Verpflichtungen:
Die Datenverarbeitung muss rechtmäßig und transparent sein.
Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vor Verlust oder unbefugtem Zugriff.
Benachrichtigung der Behörden und der betroffenen Personen über die Sicherheitsverletzung.
Gesetz zum Schutz persönlicher Daten und elektronischer Dokumente (PIPEDA) – Kanada
Worum es geht: Schützt persönliche Daten im privaten Sektor in ganz Kanada.
Schwerpunkt: Schutz persönlicher Daten und Gewährleistung der Rechte auf Privatsphäre im Geschäftsverkehr.
Industrie Anwendbarkeit: Alle Branchen des privaten Sektors.
Wichtige Verpflichtungen:
Holen Sie eine sinnvolle Zustimmung ein, bevor Sie persönliche Daten sammeln.
Implementieren Sie angemessene Sicherheitsvorkehrungen.
Ermöglichen Sie Einzelpersonen den Zugriff auf ihre persönlichen Daten und deren Korrektur.
Branchenspezifische Compliance-Standards
Diese Gesetze sind auf bestimmte Branchen zugeschnitten und regeln den Umgang mit persönlichen oder sensiblen Daten in diesen Branchen.
HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act)
Worum es geht: Schützt die Vertraulichkeit und Sicherheit von Gesundheitsinformationen im Gesundheitswesen.
Schwerpunkt: Schutz von geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) und sicherer Umgang mit gesundheitsbezogenen Dokumenten.
Anwendbarkeit auf die Branche: Gesundheitswesen (Gesundheitsdienstleister, Gesundheitspläne, Geschäftspartner).
Wichtige Verpflichtungen:
Implementierung von administrativen, physischen und technischen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von PHI.
Risikobewertungen, Audits und Berichte über Datenschutzverletzungen.
Einschränkungen, wie PHI verwendet und weitergegeben werden können.
SOX (Sarbanes-Oxley-Gesetz)
Worum es geht: Finanzberichte und Transparenz in der Rechnungslegung, insbesondere für börsennotierte Unternehmen.
Schwerpunkt: Verlangt von Unternehmen, genaue Finanzunterlagen zu führen und bestimmte Aufbewahrungs- und Berichtspflichten zu erfüllen.
Industrie Anwendbarkeit: Öffentlich gehandelte Unternehmen, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Wirtschaftsprüfer.
Wichtige Verpflichtungen:
Aufbewahrung der Finanzunterlagen für eine Mindestanzahl von Jahren.
Interne Kontrollen zur Sicherstellung der Richtigkeit von Finanzberichten und Audits.
Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten wie E-Mails, Verträgen und Buchhaltungsunterlagen.
Vorschriften der Food and Drug Administration (FDA)
Worum es geht: Die FDA-Vorschriften regeln die Dokumentation von Prozessen, klinischen Studien und Produktionsstandards in der Lebensmittel-, Pharma- und Medizinprodukteindustrie.
Industrie Anwendbarkeit: Pharmazeutische Industrie, Biotechnologie, medizinische Geräte, Lebensmittel- und Getränkeindustrie.
Wichtige Verpflichtungen:
Alle Unterlagen im Zusammenhang mit klinischen Studien, wie Testergebnisse, Einverständniserklärungen der Patienten und Protokolle, müssen sorgfältig dokumentiert und archiviert werden.
Detaillierte Aufzeichnungen über den Herstellungsprozess, Qualitätskontrollmaßnahmen und Sicherheitstests müssen aufbewahrt werden.
Umweltschutzbehörde (EPA)
Worum es geht: Die EPA-Vorschriften regeln Industrien, die mit gefährlichen Stoffen umgehen, darunter Hersteller, Abfallentsorger und Chemikalienproduzenten.
Industrie Anwendbarkeit: Chemische Produktion, Abfallentsorgung, Energieerzeugung und andere Industrien, die mit gefährlichen Substanzen umgehen.
Wichtige Verpflichtungen:
Führen Sie Aufzeichnungen über gefährliche Materialien und Abfallmanagementverfahren.
Detaillierte Aufzeichnungen über Sicherheitsinspektionen, Umweltverträglichkeitsberichte und Sanierungsmaßnahmen müssen für die behördliche Überprüfung aufbewahrt werden.
Gesetze zu Arbeit und Mitarbeiterdaten
FLSA (Fair Labor Standards Act)
Worum es geht: Legt die Anforderungen für die Aufzeichnung von Arbeitszeiten, Löhnen und Arbeitsbedingungen fest.
Schwerpunkt: Sorgt für eine faire Entlohnung der Mitarbeiter, indem es die Arbeitszeiten und Löhne überwacht.
Industrie Anwendbarkeit: Gilt für die meisten Unternehmen mit Angestellten, mit Ausnahme einiger kleiner Unternehmen.
Wichtige Verpflichtungen:
Führen Sie Aufzeichnungen über Löhne, Arbeitsstunden und Stelleneinstufungen Ihrer Mitarbeiter.
Halten Sie den Mindestlohn und die Überstundenregelungen ein.
Stellen Sie sicher, dass alle Abzüge oder Zuschläge zum Lohn ordnungsgemäß dokumentiert werden.
OSHA (Occupational Safety and Health Administration)
Worum es geht: Unternehmen sind verpflichtet, arbeitsbedingte Verletzungen, Krankheiten und Sicherheitsverstöße zu dokumentieren.
Schwerpunkt: Förderung der Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz durch die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Aufzeichnung von Unfällen und Sicherheitsbedingungen.
Anwendbarkeit auf die Branche: Gilt für alle Unternehmen, mit strengeren Anforderungen für Branchen mit höherem Risiko (z. B. Fertigung, Gesundheitswesen).
Wichtige Verpflichtungen:
Erfassen Sie alle arbeitsbedingten Verletzungen, Krankheiten und Todesfälle.
Sorgen Sie dafür, dass die Sicherheitsstandards am Arbeitsplatz eingehalten werden.
Führen Sie Aufzeichnungen über Verletzungen und Krankheiten für die Prüfung durch OSHA-Inspektoren.
Implementierung von Best Practices zur Einhaltung von Vorschriften im Dokumentenmanagement
Um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, müssen Unternehmen Best Practices integrieren, die eine sichere und effiziente Dokumentenverwaltung unterstützen. Diese Praktiken minimieren das Risiko von Compliance-Verstößen und verbessern die Informationsverwaltung insgesamt.
Nutzen Sie Dokumentenmanagementsysteme für die Einhaltung von Vorschriften
Die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) vereinfacht die Einhaltung von Vorschriften, da es Tools für die sichere Speicherung, Zugriffskontrolle und automatische Aufbewahrungspläne bereitstellt. Folderit zum Beispiel bietet integrierte Prüfprotokolle, mit denen sich Dokumentenaktivitäten nachverfolgen lassen, anpassbare Zugriffsberechtigungen und eine robuste Verschlüsselung zum Schutz sensibler Daten. Die Implementierung eines DMS mit Compliance-Funktionen trägt dazu bei, die konsequente Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten.
Schulung und Sensibilisierung für die Politik
Compliance ist eine Teamleistung. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter die Richtlinien zur Dokumentenverwaltung, die Bedeutung der Datensicherheit und die Folgen einer Nichteinhaltung verstehen. Regelmäßige Schulungen helfen den Mitarbeitern, über neue Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben und die Schritte zu verstärken, die sie zum Schutz sensibler Informationen unternehmen sollten.
Regelmäßige Compliance-Überprüfungen und Aktualisierungen
Gesetze und Vorschriften entwickeln sich weiter, und Ihre Verfahren zur Dokumentenverwaltung müssen damit Schritt halten. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Richtlinien regelmäßig, um Änderungen der rechtlichen Anforderungen oder der organisatorischen Bedürfnisse zu berücksichtigen. Ziehen Sie in Erwägung, die Richtlinien jährlich zu überprüfen oder immer dann, wenn eine neue Vorschrift, wie z.B. eine Aktualisierung der GDPR oder des HIPAA, eingeführt wird. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Ansatz des Unternehmens zur Dokumentenverwaltung konform bleibt.
Globale Vorschriften zur Dokumentenarchivierung und zum Datenschutz: Compliance-Anforderungen und wichtige Überlegungen
Wichtige Einblicke:
Globale Reichweite: Vorschriften wie GDPR, CCPA und LGPD betreffen Organisationen auf der ganzen Welt, insbesondere solche, die mit personenbezogenen Daten umgehen, während andere wie SOX, HIPAA und FDA für spezifischere Branchen gelten.
Strafen: Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann zu hohen Geldstrafen, Rufschädigung und Betriebsstörungen führen. So sieht die GDPR beispielsweise hohe Geldstrafen vor (bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Umsatzes), während die HIPAA-Strafen sowohl Geldstrafen als auch strafrechtliche Anklagen umfassen können.
Aufbewahrungsfristen: Während die meisten Vorschriften betonen, dass Dokumente nur so lange wie nötig aufbewahrt werden müssen, unterscheiden sie sich in den genauen Zeiträumen für bestimmte Arten von Dokumenten. So schreibt SOX beispielsweise vor, dass Finanzunterlagen 7 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, während HIPAA verlangt, dass medizinische Unterlagen mindestens 6 Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
Dokumententypen: Zu den gängigen Dokumenttypen, die von all diesen Vorschriften betroffen sind, gehören persönliche Daten, Gesundheitsdaten, Finanzdokumente, Mitarbeiterdaten, Sicherheitsinspektionen und Daten aus klinischen Studien.
Wichtige Überlegungen: Zu den wichtigsten Aspekten in allen Gesetzen gehören Transparenz, Zustimmung, Datensicherheit, Aufbewahrungsrichtlinien und Benachrichtigungen bei Verstößen.
Mit Folderit DMS sind Sie mühelos konform
Mit Folderit DMS ist es einfacher, die sich entwickelnden Vorschriften einzuhalten. Seine Funktionen wie automatische Aufbewahrungspläne, sichere Speicherung und Prüfpfade sowie Zertifizierungen wie ISO 27001 stellen sicher, dass Ihre Dokumentenpraktiken den globalen Standards entsprechen.
Durch die Einführung von Folderit können Unternehmen sensible Daten schützen, rechtliche Risiken reduzieren und Abläufe rationalisieren. Wenn Sie die Einhaltung von Vorschriften in Ihre Dokumentenmanagement-Strategie integrieren, können Sie sich auf Ihr Wachstum und das Vertrauen Ihrer Kunden konzentrieren, während Sie gleichzeitig Strafen vermeiden und die Ruhe vor Vorschriften bewahren.
