Allein im Jahr 2023 wird die Cyberkriminalität die Unternehmen weltweit schätzungsweise 8 Billionen Dollar kosten, und bis 2025 könnte diese Zahl auf schwindelerregende 10,5 Billionen Dollar jährlich ansteigen . Die durchschnittliche Datenschutzverletzung kostete die Unternehmen im Jahr 2023 etwa 4,45 Millionen Dollar. Anhand der Prognosen sehen wir, dass die Bedrohungen eskalieren und die Bedeutung eines zuverlässigen, konformen Informationssicherheitssystems gar nicht hoch genug eingeschätzt werden kann. Insbesondere für Unternehmen, die mit großen Mengen sensibler Daten in regulierten Sektoren wie dem Finanz-, Gesundheits- und Rechtswesen umgehen, ist die Norm ISO 27001 der Maßstab für das Management der Informationssicherheit.
Hier kommt ein Dokumentenmanagementsystem wie Folderit mit seiner ISO 27001-Zertifizierung ins Spiel. Folderit sorgt dafür, dass Unternehmen organisiert und sicher bleiben und dass die Dokumente den strengen Anforderungen der ISO 27001 entsprechen. So wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen die höchsten Anforderungen an den Datenschutz erfüllt.
Was ist ISO 27001 und warum es für Ihr Unternehmen wichtig ist
ISO 27001 ist ein international anerkannter Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme (ISMS). Der Standard konzentriert sich auf die Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen – wichtige Aspekte für jedes Unternehmen, das mit sensiblen Daten arbeitet. Sie bietet einen systematischen Ansatz für die Verwaltung sensibler Unternehmensdaten und hilft Organisationen, Risiken zu erkennen, Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen und sich vor den sich entwickelnden Cyber-Bedrohungen zu schützen.
Im Gegensatz zu vielen anderen Rahmenwerken gilt ISO 27001 nicht nur für große Unternehmen, sondern ist auch für kleine bis mittlere Unternehmen skalierbar. Um die ISO 27001-Zertifizierung zu erlangen, müssen Sie sich einem strengen Audit-Verfahren unterziehen, das nachweist, dass ein Unternehmen die notwendigen Sicherheitskontrollen zur Verwaltung und zum Schutz seiner Daten implementiert hat. In Branchen, in denen Datenschutz und Datensicherheit für die Einhaltung von Vorschriften entscheidend sind, wie z.B. im Gesundheitswesen (HIPAA), im Finanzwesen und im Rechtswesen (SOX), kann eine ISO 27001-Zertifizierung ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal sein.
Die wichtigsten Vorteile der ISO 27001-Zertifizierung für das Dokumentenmanagement
Die ISO 27001-Zertifizierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die über die reine Sicherheit hinausgehen und die Unternehmen und Organisationen dazu veranlassen, sich aktiv darum zu bemühen. Einige davon sind:
Verbesserte Datensicherheit
ISO 27001 zwingt Unternehmen dazu, einen proaktiven Sicherheitsansatz zu verfolgen, indem sie Risikobewertungen durchführen und Kontrollen implementieren, die das Risiko von Datenschutzverletzungen vermindern. Durch diesen Ansatz verringern Unternehmen ihre Anfälligkeit für interne und externe Bedrohungen.Einhaltung von Vorschriften
Viele globale Vorschriften wie GDPR (General Data Protection Regulation) und HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) verlangen von Unternehmen, dass sie sensible Informationen schützen. ISO 27001 stellt sicher, dass Unternehmen über alle notwendigen Prozesse verfügen, um alle relevanten regulatorischen Anforderungen zu erfüllen. Dies ist umso wichtiger, als Unternehmen bei Nichteinhaltung dieser Vorschriften mit empfindlichen Strafen rechnen müssen.Erhöhtes Vertrauen und Glaubwürdigkeit
Die ISO 27001-Zertifizierung ist nichts weniger als ein Vertrauenssiegel für Kunden und Partner. Die Zertifizierung beweist, dass ein Unternehmen die notwendigen Schritte zum Schutz der Kundendaten unternimmt, was immer ein Wettbewerbsvorteil ist.Kosteneinsparungen durch Risikominderung
Durch die frühzeitige Erkennung von Risiken und die Implementierung von Kontrollen zur Risikominderung hilft ISO 27001 Unternehmen, kostspielige Datenschutzverletzungen zu verhindern. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist deutlich zu Gunsten der Verwendung von EDMS mit ISO 27001-Beschwerde. Die Investition ist weitaus geringer als der mögliche finanzielle Verlust durch einen Sicherheitsvorfall.
Warum Ihr Unternehmen ein ISO 27001-konformes DMS braucht
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist das Rückgrat des Lebenszyklusmanagements sensibler Dokumente, von der Erstellung und Speicherung bis hin zur Archivierung und eventuellen Vernichtung. In Verbindung mit der Einhaltung von ISO 27001 wird ein DMS zu einem unverzichtbaren Werkzeug für moderne Unternehmen.
Hier ist der Grund dafür:
Zugriffskontrolle: Ein konformes DMS ermöglicht eine genaue Kontrolle darüber, wer auf sensible Dokumente zugreifen, sie bearbeiten oder weitergeben darf. Die ISO 27001 schreibt vor, dass Unternehmen nur autorisiertem Personal Zugang gewähren dürfen, und ein DMS macht diesen Prozess automatisch und sicher.
Prüfpfade: ISO 27001 verlangt detaillierte Protokolle aller Aktionen, die an sensiblen Dokumenten vorgenommen wurden – egal, ob sie angesehen, bearbeitet oder weitergegeben wurden. Ein DMS wie Folderit verwaltet diese Prüfpfade automatisch und erleichtert so die Nachverfolgung der Compliance.
Datenverschlüsselung: Ein DMS sollte Dokumente sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung schützen. Folderit verwendet eine 256-Bit-Verschlüsselung, die sicherstellt, dass Ihre Dokumente vom Zeitpunkt des Hochladens bis zum Zugriff durch autorisierte Benutzer geschützt sind. Dieses Sicherheitsniveau ist entscheidend für die Erfüllung der ISO 27001-Anforderungen.
Versionskontrolle: Unternehmen müssen die Integrität ihrer Dokumente wahren, und die Versionskontrolle ist ein wichtiger Bestandteil davon. Ein kompatibles DMS verfolgt Änderungen an Dokumenten und stellt sicher, dass nur die aktuellsten Versionen verwendet werden.
Wie Folderit DMS Ihnen dabei hilft, die ISO 27001-Konformität zu erreichen und aufrechtzuerhalten
Wenn es um den Schutz sensibler Informationen geht, geht Folderit über die traditionelle Dokumentenverwaltung hinaus. Als ISO 27001-zertifiziertes DMS bietet Folderit die wesentlichen Tools, die Ihr Unternehmen benötigt, um die Vorschriften einzuhalten, sensible Daten zu schützen und Sicherheitsprozesse zu vereinfachen. Lassen Sie uns herausfinden, wie die Funktionen von Folderit direkt mit den Kernprinzipien der ISO 27001 übereinstimmen und Ihnen helfen, konform zu bleiben.
Rollenbasierte Zugriffskontrolle
Folderit bietet eine granulare, rollenbasierte Zugriffskontrolle, mit der Administratoren festlegen können, wer die Berechtigung hat, bestimmte Dokumente anzuzeigen, zu bearbeiten oder weiterzugeben. Dies entspricht den Anforderungen der ISO 27001 für die Beschränkung des Zugriffs auf sensible Daten und stellt sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter mit risikoreichen Dokumenten arbeiten können. So können beispielsweise Finanzdaten auf Buchhaltungsteams beschränkt werden, während juristische Dokumente nur für die Rechtsabteilung gesperrt werden können.Automatisierte Prüfpfade
Die Aufzeichnung von Dokumentenzugriffen und -änderungen ist für die Einhaltung von ISO 27001 von entscheidender Bedeutung, und Folderit automatisiert diesen Prozess mit Prüfpfaden. Jede Interaktion mit einem Dokument wird protokolliert. Dabei wird festgehalten, wer wann auf das Dokument zugegriffen hat und welche Änderungen vorgenommen wurden. Dies hilft nicht nur bei externen Audits, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, die Dokumentenaktivität zu überwachen und verdächtiges Verhalten in Echtzeit zu erkennen.256-Bit-Datenverschlüsselung
Die Verschlüsselung ist eine wichtige Anforderung gemäß ISO 27001. Folderit verwendet die 256-Bit-Verschlüsselung, die auch von Banken verwendet wird, um Dokumente sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung zu schützen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre sensiblen Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt sind, selbst im Falle eines Einbruchs oder Abfangens während der Dateiübertragung.Disaster Recovery und Datenverfügbarkeit
ISO 27001 unterstreicht die Bedeutung der Sicherstellung der Datenverfügbarkeit und Ausfallsicherheit im Falle von Katastrophen. Folderit sorgt für die Einhaltung der Bestimmungen, indem es automatische Backups in geografisch getrennten Rechenzentren speichert. Dies garantiert, dass Ihre Dokumente auch bei Systemausfällen, Cyberangriffen oder physischen Schäden an einem Rechenzentrum zugänglich bleiben.Aufbewahrungsrichtlinien
Folderit ermöglicht es Unternehmen, benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien festzulegen, die sicherstellen, dass Dokumente für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum gespeichert und sicher gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Diese Funktion hilft Unternehmen, die branchenspezifischen Gesetze zur Datenaufbewahrung einzuhalten und gleichzeitig die Anforderungen der ISO 27001 für die Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus zu erfüllen.
Sanktionen bei Nichteinhaltung und Konsequenzen in der Praxis
Die Risiken, die sich aus der Nichteinhaltung der ISO 27001-Normen ergeben, gehen weit über betriebliche Ineffizienzen hinaus. Die Nichteinhaltung kann zu hohen Strafen, zum Verlust des Kundenvertrauens und zur Schädigung des Rufs führen. In Regionen, die unter die Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) fallen, können Bußgelder für das Versäumnis, persönliche Daten zu schützen, bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Umsatzes betragen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Darüber hinaus können Datenschutzverletzungen zu massiven finanziellen Verlusten aufgrund von Anwaltskosten, Entschädigungszahlungen und Geschäftseinbußen führen.
Prominente Fälle wie die Datenpanne bei British Airways im Jahr 2020, bei der die Fluggesellschaft wegen mangelnden Schutzes von Kundendaten mit einer Geldstrafe in Höhe von 20 Millionen Pfund belegt wurde, erinnern uns eindringlich daran, welche Folgen es haben kann, wenn wir nicht über ein robustes Datensicherheitssystem verfügen. Durch den Einsatz eines ISO 27001-zertifizierten DMS wie Folderit können Unternehmen diese kostspieligen Konsequenzen vermeiden und gleichzeitig ihre allgemeine betriebliche Sicherheit verbessern.
Sichern Sie Ihr Unternehmen mit dem ISO 27001-konformen DMS von Folderit
Angesichts zunehmender Cyber-Bedrohungen und sich weiterentwickelnder Vorschriften ist die Einführung eines ISO 27001-zertifizierten DMS der richtige Weg. Der umfassende Ansatz von Folderit für die Dokumentenverwaltung bietet Unternehmen eine sichere, konforme Lösung, die sensible Daten schützt, die Einhaltung von Vorschriften vereinfacht und die betriebliche Effizienz steigert. Von der rollenbasierten Zugriffskontrolle bis hin zu Prüfprotokollen und Verschlüsselung bietet Folderit die Tools, die Sie benötigen, um Ihre Daten zu schützen und Ihr Unternehmen konform zu halten.
