Entwicklung einer umfassenden Richtlinie zur Dokumentenverwaltung
Wenn es darum geht, eine Richtlinie für die Dokumentenverwaltung zu erstellen, geht es darum, Ihre Dateien zu organisieren, Ihr Unternehmen zu schützen, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und sicherzustellen, dass sensible Daten nicht durch die Maschen fallen. Tatsache ist, dass eine solide Richtlinie zur Dokumentenverwaltung für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend ist. Sie trägt dazu bei, Risiken zu mindern, unnötige Kosten zu reduzieren und – was am wichtigsten ist – sicherzustellen, dass Sie sich an die gesetzlichen Bestimmungen halten. Aber wo fangen Sie überhaupt an? Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie auf den richtigen Weg bringt.
1. Verstehen Sie die rechtliche Situation
Als Erstes müssen Sie sich darüber klar werden, welche Vorschriften und Gesetze für Ihr Unternehmen gelten. Egal, ob es sich um GDPR, HIPAA oder branchenspezifische Vorschriften wie SOX handelt, jedes Gesetz hat seine eigenen Anforderungen an die Speicherung, den Zugriff und den Schutz von Dokumenten. Sie wollen nicht unvorbereitet sein, wenn ein Audit anklopft. Deshalb ist es unerlässlich, den rechtlichen Rahmen für Ihre Branche zu kennen.
Was Sie tun können: Beginnen Sie damit, die spezifischen Gesetze aufzulisten, die für Ihr Unternehmen gelten. Dazu gehören alle regionalen Vorschriften (wie CCPA oder GDPR) und branchenspezifische Regeln (wie HIPAA für das Gesundheitswesen oder SOX für Finanzunternehmen). Achten Sie darauf, diese Liste regelmäßig zu aktualisieren, um bei Gesetzesänderungen auf dem Laufenden zu bleiben.
2. Klassifizieren Sie Ihre Dokumente
Nicht alle Dokumente sind gleich. Einige erfordern ein höheres Maß an Sicherheit, während andere ungezwungener aufbewahrt werden können. Stellen Sie sich Ihre Geschäftsdokumente als Hierarchie vor. Sensible Finanzunterlagen, persönliche Mitarbeiterinformationen und Kundendaten müssen alle mit Sorgfalt behandelt werden. Für die allgemeine interne Kommunikation oder nicht sensible Dokumente gelten dagegen nicht dieselben Anforderungen.
Was Sie tun können: Legen Sie Kategorien für Ihre Dokumente auf der Grundlage ihrer Sensibilitätsstufe an. Dazu können Dinge wie „vertraulich“, „nur für den internen Gebrauch“ und „öffentlich“ gehören. Je höher die Klassifizierung, desto strenger sollten die Regeln sein. So müssen beispielsweise persönliche Gesundheitsdaten (PHI) gemäß HIPAA sicher aufbewahrt und verschlüsselt werden, während eine Marketingbroschüre möglicherweise nicht so viel Schutz benötigt.
3. Legen Sie klare Aufbewahrungsfristen fest
Oft schreiben Vorschriften vor, wie lange bestimmte Arten von Dokumenten aufbewahrt werden müssen. So müssen beispielsweise Finanzunterlagen gemäß SOX mehrere Jahre lang aufbewahrt werden, während für medizinische Unterlagen gemäß HIPAA eigene Aufbewahrungsfristen gelten. Wenn Sie diese Aufbewahrungsanforderungen genau kennen, können Sie Strafen für vorzeitige Löschung oder unsachgemäße Aufbewahrung vermeiden.
Was Sie tun können: Arbeiten Sie mit Ihren Rechts- und Compliance-Teams zusammen, um Aufbewahrungsfristen für jede Dokumentenkategorie festzulegen. Stellen Sie sicher, dass diese Fristen mit den gesetzlichen Anforderungen und den besten Praktiken der Branche übereinstimmen. So müssen beispielsweise Finanzdokumente sieben Jahre lang aufbewahrt werden, während Patientenakten gemäß HIPAA mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Die Automatisierung dieser Aufbewahrungsfristen mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft, menschliche Fehler zu vermeiden.
4. Priorisieren Sie die Dokumentensicherheit
Datenschutzverletzungen sind häufiger denn je, und der Verlust sensibler Informationen kann katastrophale Folgen haben. Da die Infrastruktur so digital ist, wie sie heute ist, bedeutet eine Datenpanne auch einen erheblichen Verlust an Zeit und Geld. Eine umfassende Richtlinie zur Dokumentenverwaltung sollte sicherstellen, dass sensible Daten – obphysisch oder digital -sicherbleiben. Die Implementierung von Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und starken Authentifizierungsmaßnahmen wird Ihr Unternehmen schützen und unbefugten Zugriff verhindern.
Was Sie tun können: Verwenden Sie ein rollenbasiertes Zugriffskontrollsystem in Ihrem DMS, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf sensible Dokumente zugreifen können. Verschlüsseln Sie risikoreiche Dateien und erstellen Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Daten. Wenn Sie mit Papierakten arbeiten, sind sichere Ablagebereiche oder verschlossene Schränke ein Muss.
5. Machen Sie Versionskontrolle zum Standard
Das Nachverfolgen von Dokumentversionen ist nicht nur für die Konsistenz und Klarheit wichtig, sondern auch eine Voraussetzung für die Einhaltung von Vorschriften in bestimmten Branchen. Wenn Sie im Finanzwesen (z.B. im Rahmen von SOX) oder im Gesundheitswesen (im Rahmen von HIPAA) tätig sind, ist die Führung eines Prüfpfads für Dokumente nicht verhandelbar. Die Versionskontrolle stellt sicher, dass Sie wissen, wer, wann und warum Änderungen vorgenommen hat.
Was Sie tun können: Machen Sie die Versionskontrolle zu einem Teil Ihres Dokumentenverwaltungsprozesses. Mit dem richtigen DMS können Sie sicherstellen, dass jede Änderung an einem Dokument aufgezeichnet wird und Sie bei Bedarf problemlos frühere Versionen abrufen können. Dies ist besonders dann nützlich, wenn Sie bei Audits die Einhaltung von Vorschriften oder die Historie von Dokumenten nachweisen müssen.
6. Legen Sie eine klare Entsorgungs- und Vernichtungspolitik fest
Sobald Dokumente das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist oder ihres Lebenszyklus erreicht haben, ist es an der Zeit, sie ordnungsgemäß zu entsorgen. Wenn Sie sensible Dokumente nicht sicher vernichten, kann dies zu erheblichen Risiken führen, wie z. B. Datenschutzverletzungen oder Bußgelder wegen Nichteinhaltung von Vorschriften. Dies gilt sowohl für physische (z.B. Papierdokumente) als auch für digitale Dokumente (Dateien, die auf Ihren Servern oder in der Cloud gespeichert sind).
Was Sie tun können: Führen Sie eine Richtlinie für das sichere Schreddern von Papierdokumenten und die Löschung elektronischer Dateien ein. Stellen Sie bei digitalen Aufzeichnungen sicher, dass die Dateien nicht einfach nur gelöscht werden, sondern dass sie mit einer Datenlöschsoftware vollständig gelöscht werden, damit sie nicht wiederherstellbar sind. Dieser Schritt ist besonders wichtig, wenn es um vertrauliche persönliche Daten geht, die unter Bestimmungen wie GDPR oder PIPEDA fallen.
7. Behalten Sie den Überblick mit regelmäßigen Audits
Nur weil Sie Ihre Richtlinie eingeführt haben, heißt das nicht, dass Sie damit fertig sind. Regelmäßige Audits helfen Ihnen sicherzustellen, dass Ihre Richtlinie befolgt wird und dass die Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt, abgerufen und entsorgt werden. Die Überprüfung Ihrer Dokumentenmanagement-Praktiken hilft auch, Ineffizienzen zu erkennen und mögliche Lücken in der Einhaltung der Richtlinien zu schließen.
Was Sie tun können: Richten Sie regelmäßige Audits ein (vierteljährlich oder halbjährlich), um sicherzustellen, dass Ihre Richtlinien zur Dokumentenverwaltung eingehalten werden. Je nach Branche kann dies ein internes oder ein externes Audit sein. Stellen Sie sicher, dass Ihr DMS Prüfpfade ermöglicht, damit Sie jede Interaktion mit sensiblen Dokumenten nachvollziehen können.
8. Trainieren Sie Ihre Mitarbeiter
Eine gute Richtlinie ist nur dann wirksam, wenn Ihre Mitarbeiter sie verstehen und befolgen. Es ist wichtig, Ihr Team in der Dokumentenverwaltung zu schulen, z. B. wie man Dokumente klassifiziert, wann sie gelöscht werden und wie man sicher auf sensible Daten zugreift. Die Mitarbeiter sind Ihre erste Verteidigungslinie, wenn es um Dokumentensicherheit und Compliance geht.
Was Sie tun können: Entwickeln Sie ein Schulungsprogramm, das die Richtlinien Ihres Unternehmens zur Dokumentenverwaltung abdeckt. Konzentrieren Sie sich dabei auf die Bedeutung der Vertraulichkeit, des Datenschutzes und der Einhaltung von Vorschriften. Erwägen Sie jährliche Auffrischungskurse oder immer dann, wenn es Aktualisierungen Ihrer Richtlinien oder Vorschriften gibt.
9. Akzeptieren Sie Systeme zur Dokumentenverwaltung
Ohne die richtigen Tools kann die Dokumentenverwaltung schnell überfordernd werden. Manuelle Prozesse sind nicht nur ineffizient, sondern auch anfälliger für menschliche Fehler. Die Investition in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann viele der oben beschriebenen Prozesse automatisieren, von der Aufbewahrungsverwaltung über die Versionskontrolle bis hin zur Entsorgung von Dokumenten.
Was Sie tun können: Investieren Sie in ein modernes DMS wie Folderit, das sich in Ihre bestehenden operativen Systeme integrieren lässt und Funktionen wie Dokumentenklassifizierung, sichere Cloud-Speicherung, Prüfpfade und Aufbewahrungsverwaltung bietet. So können Sie Zeit sparen, Fehler reduzieren und sicherstellen, dass Ihre Richtlinien effektiv umgesetzt werden.
