Die Dokumentenkontrolle kann sehr chaotisch sein, vor allem, wenn Unternehmen keine Richtlinien haben und obendrein keine Best Practices befolgen. Dieses Chaos wird umso komplexer, wenn es sich bei der betreffenden Organisation um ein Unternehmen handelt, das große Mengen an Aufzeichnungen, Ressourcen und Dokumentation verwalten muss. Eine fehlende oder unzureichende Dokumentenkontrolle führt zu einem Alptraum in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften und den Betrieb.
Trotz all der oben erwähnten Düsternis und Vorwarnung sind die Lösung und die Vorsichtsmaßnahmen nicht annähernd so komplex wie das Problem. Alles, was Sie brauchen, sind die richtigen Systeme und Kontrollen, um eine effektive Dokumentenkontrolle zu gewährleisten.
Was ist Dokumentenkontrolle?
Unter Dokumentenkontrolle versteht man die systematische Verwaltung von Dokumenten, um Genauigkeit, Nachvollziehbarkeit, Sicherheit und Compliance während des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten zu gewährleisten. Dazu gehört die Einrichtung geeigneter Protokolle für das Erstellen, Bearbeiten, Überprüfen, Genehmigen, Speichern, Verteilen und schließlich Archivieren oder Löschen von Dokumenten.
Die Dokumentenkontrolle ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie sicherstellt, dass die richtigen Personen Zugriff auf die korrekten Versionen der Dokumente haben, wodurch Fehler reduziert und die Einhaltung von Vorschriften verbessert werden.
Zu den wichtigsten Elementen der Dokumentenkontrolle gehören:
- Versionskontrolle: Verfolgung von Änderungen an Dokumenten, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder mit der neuesten Version arbeiten.
- Zugriffskontrolle: Beschränkung des Zugriffs auf sensible Dokumente auf der Grundlage von Benutzerrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter sie anzeigen, bearbeiten oder genehmigen können.
- Prüfpfade: Das Führen eines detaillierten Protokolls darüber, wer auf ein Dokument zugegriffen oder es verändert hat, ist für rechtliche und behördliche Prüfungen von entscheidender Bedeutung.
- Aufbewahrung von Dokumenten: Legen Sie fest, wie lange Dokumente aufbewahrt werden sollen, bevor sie archiviert oder gelöscht werden, in Übereinstimmung mit branchenüblichen oder gesetzlichen Anforderungen.
Darüber hinaus sind Dokumentenkontrollsysteme von entscheidender Bedeutung für Branchen, in denen die Einhaltung von Standards wie ISO, HIPAA oder GDPR von entscheidender Bedeutung ist, wie z.B. im Gesundheitswesen, im Finanzwesen, in der Fertigung und im Rechtswesen.
Bewertung der aktuellen Dokumentenkontrollverfahren
Bevor Sie sich an die Verbesserung von Protokollen und SOPs machen, ist es wichtig zu prüfen, wie Ihr derzeitiges Dokumentenmanagement- und Kontrollsystem aussieht und wo es möglicherweise Lücken aufweist. Ihr derzeitiges System umfasst möglicherweise eine Kombination aus analoger und digitaler Speicherung mit grundlegenden Protokollen, die nur locker oder unzureichend in allen Abteilungen und Funktionen durchgesetzt werden können.
Bevor Sie auf ein neues System umsteigen, sollten Ihre Qualitätsmanager diese bereits bestehenden Verfahren zur Dokumentenkontrolle bewerten und die aktuellen Protokolle mit den besten Praktiken vergleichen sowie nach Beispielen suchen, in denen die Dokumentenkontrolle und -verwaltung konsistent und rationalisiert ist. Diese konsistenten und gestrafften Verfahren können als interner Maßstab für die Messung der Effizienz dienen.
Bewährte Praktiken der Dokumentenkontrolle
1. Zentralisiertes Dokument-Repository
Die Zentralisierung aller Dokumente in einem einzigen Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist wichtig für die Wahrung der Konsistenz und den einfachen Abruf in einem Unternehmen. Ein zentralisiertes Repository vermeidet die Duplizierung von Dokumenten, reduziert Datensilos und garantiert, dass alle Benutzer zur richtigen Zeit auf die richtigen Dinge zugreifen können. Mit Cloud-basierten DMS-Plattformen wie Folderit können Unternehmen ihren Mitarbeitern an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Abteilungen einen sicheren Echtzeit-Zugang zu Dokumenten bieten und so die Zusammenarbeit und Produktivität verbessern.
2. Versionskontrolle und Prüfprotokolle
Ein DMS wie Folderit bietet u.a. eine automatische Versionierung sowie eine detaillierte Versionshistorie und -kontrolle, die Änderungen nachverfolgt und alle Versionen zu Prüfzwecken sicher aufbewahrt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teams mit der aktuellsten genehmigten Version arbeiten, und gleichzeitig wird ein Prüfpfad für Dokumentenänderungen erstellt, der für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften entscheidend ist.
3. Automatisierte Arbeitsabläufe für die Weiterleitung von Dokumenten
Automatisierte Workflows sind eine wichtige Funktion zur Verbesserung der Dokumentenkontrolle. Sie sorgen dafür, dass Dokumente effizient durch die Erstellungs-, Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse laufen. Mithilfe von bedingtem Routing (z. B. Genehmigung, Ordner-Tags und rollenbasiertes Routing) können Dokumente auf der Grundlage vordefinierter Regeln automatisch an die richtigen Beteiligten weitergeleitet werden, wodurch Genehmigungen rationalisiert und Engpässe reduziert werden. Diese Automatisierung kann die für die Dokumentenbearbeitung benötigte Zeit erheblich verkürzen.
4. Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
Zu einer angemessenen Dokumentenkontrolle gehört auch die Einschränkung des Zugriffs auf der Grundlage von Benutzerrollen. Nicht alle Mitarbeiter benötigen die gleiche Zugriffsstufe auf sensible Dokumente. Mit einem fortschrittlichen DMS wie Folderit können Administratoren granulare Berechtigungen festlegen und so sicherstellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter bestimmte Dokumente anzeigen, bearbeiten oder freigeben können. Dies verbessert nicht nur die Sicherheit, sondern verringert auch das Risiko unbefugter Änderungen.
5. Dokumentenaufbewahrung und Compliance
Die automatisierte Aufbewahrung von Dokumenten und entsprechende Richtlinien sind wichtig für die Einhaltung von Vorschriften. Ein gutes DMS sollte automatisch Aufbewahrungszeitpläne verwalten und Dokumente archivieren oder löschen, wenn sie das Ende ihres Lebenszyklus erreicht haben. Dies hilft Unternehmen, Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften zu vermeiden, wenn Dokumente länger als nötig aufbewahrt werden. Die Automatisierung stellt sicher, dass die Aufbewahrungsfristen ohne manuelle Eingriffe eingehalten werden, wodurch menschliche Fehler minimiert werden.
6. Regelmäßige Audits und Compliance-Kontrollen
Um ein konformes Dokumentenkontrollsystem aufrechtzuerhalten, müssen Unternehmen auch regelmäßige Audits ihrer Dokumentenverwaltungsprozesse durchführen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Richtlinien befolgt werden und dass die Dokumente den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Audits helfen auch dabei, Ineffizienzen oder Lücken im System zu erkennen, die behoben werden müssen. Ein DMS wie Folderit kann diesen Prozess vereinfachen, indem es detaillierte Prüfpfade bereitstellt, die jede Interaktion mit einem Dokument von der Erstellung bis zur endgültigen Freigabe protokollieren.
7. Integration in die Mitarbeiterschulung
Wenn ein neues und verbessertes Dokumentenverwaltungssystem eingeführt wird , müssen die Mitarbeiter für neue oder aktualisierte Dokumente im neuen System geschult werden. Durch die Integration der Dokumentenkontrolle mit den Systemen zur Mitarbeiterschulung kann der Prozess der Nachverfolgung, wer die Schulung zu aktualisierten Richtlinien oder Verfahren abgeschlossen hat, automatisiert werden.
8. Datensicherheit und Verschlüsselung
Angesichts der zunehmenden Bedeutung von Datenschutz und Sicherheit sollte ein fortschrittliches DMS für die Dokumentenkontrolle eine 256-Bit-SSL-Verschlüsselung und eine sichere Datenübertragung zum Schutz sensibler Informationen beinhalten. Unabhängig davon, ob es sich um personenbezogene Daten oder geistiges Eigentum handelt, muss das Unternehmen sicherstellen, dass die Dokumente sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung verschlüsselt werden, um sie vor unbefugtem Zugriff oder Verstößen zu schützen. Darüber hinaus bietet ein Cloud-basiertes DMS Redundanz- und Disaster-Recovery-Funktionen, so dass die Daten an sicheren, externen Standorten gesichert werden können.
9. Automatisierung der Compliance-Berichterstattung
Die Automatisierung spielt eine wichtige Rolle bei der Compliance-Berichterstattung. Ein DMS kann automatisch Berichte mit detaillierten Angaben zu Dokumentenverläufen, Genehmigungen und Benutzerinteraktionen erstellen. Diese Berichte sind bei externen Audits wichtig, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Vorschriften der Aufsichtsbehörden einhält, insbesondere solche, die mit hohen Strafen verbunden sind, wie Sarbanes-Oxley (SOX), HIPAA oder GDPR.
Außerdem verringert die Automatisierung dieser Prozesse den Verwaltungsaufwand und beschleunigt die Reaktionszeiten bei Prüfungen.
Durch die Einhaltung dieser Best Practices können Unternehmen ihre Dokumentenkontrollprozesse und die Einhaltung von Vorschriften verbessern, Arbeitsabläufe rationalisieren und sensible Informationen sicher verwalten.
Wir empfehlen den Einsatz eines leistungsstarken DMS wie Folderit, das alle oben genannten Funktionen bietet und es Unternehmen ermöglicht, ihre Dokumentenkontrollsysteme effizient zu optimieren.
